Quick'n'Clever Blog

Quick’n'Clever 7: Softwareprojekte effizienter managen

Ein Softwareprojekt zum Erfolg zu führen, zählt zu den anspruchsvollsten Aufgaben überhaupt. Wohl in keinem anderen Bereich findet sich eine so hohe Zahl an gescheiterten Vorhaben und verpassten Zielen wie in der Softwareentwicklung. Mit einigen Empfehlungen möchten wir zum Erfolg von Softwareprojekten beitragen. Sie werden darunter auch Überraschendes finden.

1. Investieren Sie zu Beginn des Projektes das grösste Mass an geistiger Energie. Das Ausbrechen aus dem Projektauftrag mit der Methode der Maske 23 ist dabei ein Muss. Darin liegen enorme Chancen. Umgesetzt von den vielleicht überraschenden Erkenntnissen wird nur das, was dem Projekt und dessen Umfeld nützt.

2. Begegnen Sie den „Agile-Entwicklung-Päpsten“ mit einer gesunden Portion Skepsis – auch wenn in diesen Ansätzen noch so viel Wertvolles enthalten ist. Verwechseln Sie Agilität nicht mit der Freiheit, auf Konzepte und Strukturen zu verzichten.

3. Setzen Sie sich als Leiter eines Softwareprojektes zwischendurch auch einmal über die Meinung der Anwender hinweg. Realisieren Sie eine neue Funktion, von deren Nutzen Sie überzeugt sind, nach der im Moment jedoch kein Anwender fragt. Oder stemmen Sie sich gegen ein Feature, das auf der Anforderungsliste nur deshalb erscheint, weil die Anwendervertreter vom Spezifikationsblatt eines ähnlichen Produktes abgeschrieben haben.
Auf dieser Philosophie des Hinterfragens beruht ein guter Teil der Produkterfolge von Scheuring. Diese Philosophie darf aber nicht zur Handlungsmaxime werden, sie muss gezielt und dosiert zum Einsatz kommen.

4. Erarbeiteten Sie bezüglich des Funktionsumfanges Alternativen. Gemeint ist vor allem die Möglichkeit, Wünschbares zurückzustellen und Problemen oder Verzögerungen mit einer schlankeren Version zu begegnen. Am Ende wird der User einen Teil dieser Auslassungen gar nicht vermissen …

5. Setzen Sie Termine eng, auch wenn Sie damit Terminüberschreitungen riskieren. Mit komfortablen Terminen verlieren Sie an Effizienz. Wenden Sie diese Regel jedoch nicht an, wenn Einführungstermine aufgrund äusserer Zwänge sakrosankt sind.

6. Machen Sie aus vielen Softwareprojekt-Inseln eine Projektlandschaft, die Synergien ermöglicht. Risikoüberlegungen, gewonnenes Projektwissen, Stakeholder-Management und mehr wiederholen sich zu einem guten Teil von Projekt zu Projekt. Jedes Projekt wird damit zur wertvollen Quelle für jedes andere Projekt. hyperManager erlaubt ein solches Multiprojektmanagement auch auf der operativen Ebene.

7. Und zum Schluss noch zu einer zentralen Frage bezüglich des Tool-Einsatzes: Lässt sich das Management von Spezifikationen mit dem Issue-Management kombinieren? Da es sich hier um zwei Ebenen mit unterschiedlicher Granularität handelt, ist dies problematisch. Diese beiden Anwendungen werden deshalb häufig getrennt geführt. Leider resultieren daraus ein erheblicher Verlust an Effizienz sowie ein höheres Fehlerrisiko. Mit hyperManager lässt sich dies vermeiden: Der patentgeschützte Hierarchische Vorfilter sorgt dafür, dass die beiden Ebenen sowohl getrennt als auch integriert betrachtet werden können. Das Resultat: weniger Redundanzen, weniger Fehler und ein geringerer Aufwand für die Verwaltung von Anforderungen und Issues.

Richten Sie Ihr Feedback und Ihre Fragen zum Thema an heinz.scheuring@scheuring.ch.

Quick’n'Clever Nr. 6 – Wissensmanagement

Wissensmanagement hat Höhen und Tiefen erlebt. Während in den 90ern theoretische Konzepte die Disziplin dominierten, steht heute der praktische Nutzen im Vordergrund. Knowledge Management ist wieder salonfähig.

Für ein funktionierendes Wissensmanagement muss auf beiden Ebenen angesetzt werden: bei weichen, kulturellen Faktoren in der Organisation genauso wie bei den Methoden und Tools. Während die Arbeit an der Kultur sehr viel Zeit benötigt, lassen sich durch den geschickten Einsatz einfacher, praxisorientierter Methoden und Tools rasch erste Erfolge erzielen. Die weichen Faktoren dürfen dabei aber auf keinen Fall vernachlässigt werden.

Der Schwerpunkt der folgenden Tipps liegt im Bereich der Methoden und Instrumente – der Kernkompetenz von Scheuring.

Erkennen und leben Sie Link Management als ein zentrales Element eines effektiven Wissensmanagements. Ziel des Link Managements ist es, die relevanten Informationen und Wissensobjekte so bereitzustellen, dass diese mit einem minimalen Aufwand aufrufbar sind. Weder statistisch ermittelte Favoritenlisten noch Suchmaschinen vermögen das Problem zu lösen. Link Management erfordert deshalb vor allem eines: Selektion und Ordnung durch den Menschen. In unserem Quick’n’Clever Nr. 3 finden Sie weitere Informationen zum Link Management.
Führen Sie Arbeiten und Lernen so nahe zusammen wie nur möglich. Wissen mit den Unternehmensprozessen zu verbinden, ist sinnvoll. Doch in der Mehrzahl der Fälle arbeitet der Mitarbeiter nicht im Prozessschema, sondern an verschiedenen Dokumenten – an Konzepten, Planungsunterlagen, Berichten. Wissen wirkt da – im unmittelbaren Arbeitskontext – um ein Vielfaches stärker als jenes, das etwa in Seminaren erworben wird. Stellen Sie das Wissen, Beispiele, Links oder Adressen von Experten also da zur Verfügung, wo es nachgefragt wird. Diese an sich einfache, aber vernachlässigte Regel aktiviert ein ungeheures Potenzial an Effizienz und Effektivität. Eine sehr effektive Möglichkeit, das Wissen zur Arbeit hin zu führen, bietet der zum Patent angemeldete MetaLink von Scheuring. Er bindet das Wissen unmittelbar an das Arbeitsdokument. Das Resultat: die direkte Integration von Arbeiten und Lernen. Auch dazu liefert der Quick’n’Clever Nr. 3 weitere Informationen.
Wissen in einer grossen Fülle steht uns allen heute über das Internet zur Verfügung. Das Problem besteht darin, in diesem fast unendlichen Datenmeer das relevante Wissen zu finden. Suchmaschinen allein lösen das Problem nicht. Unternehmen sind gut beraten, systematisch jene Inhalte zu recherchieren, der für die Organisation oder die Organisationseinheit wichtig ist. Kontextbezogenes Wissen ist heute die vielleicht wichtigste Ressource im Unternehmen. Als Möglichkeit hierzu bietet sich hyperWeb an, die soeben lancierte Internet-Plattform für hochwertiges Businesswissen. Näheres zu dieser Plattform und zur kostenlosen Registrierung finden Sie auf www.hyperWeb.org.
Wissensmanagement in der Organisation geht alle an. Nichtsdestotrotz sollte einer Person die Lead- oder zumindest Koordinationsrolle übertragen werden. Diese definiert einfache Prozesse des Wissensmanagements, evaluiert einfache und zweckmässige Instrumente und führt diese ein, sorgt für die Information und ggf. Schulung der Mitarbeitenden und nimmt ganz allgemein eine Katalysatorfunktion wahr.
Es lohnt sich, Wissensmanagement als kleines Organisationsprojekt aufzusetzen. Dabei empfiehlt es sich, zunächst im kleineren Rahmen erste Erfahrungen zu sammeln und diese in die weiteren Ausbauschritte einfliessen zu lassen. Auch der Erfahrungsaustausch mit anderen Organisationen und mit (praxisnahen) Experten ist sehr hilfreich. Scheuring und die Partner stehen zur Unterstützung gerne zur Verfügung.

Richten Sie Ihr Feedback und Ihre Fragen zu einem praxisorientierten Wissensmanagement gerne an heinz.scheuring@scheuring.ch.

hyperManager Version 2.7 veröffentlicht

Ab sofort ist Version 2.7 von hyperManager erhältlich. Neu können Sie mit hyperManager DataProdukte in Excel exportieren und Datensätze kopieren. Zudem können Sie als wichtige Neuerung im Bereich Wissensmanagement die Funktion “hyperSearch” nutzen. Bei einer “hyperSearch” wird als Erstes der Content von hyperWeb nach dem Stichwort durchsucht. hyperWeb beinhaltet nur Links, die von Hand ausgesucht wurden und deshalb keine Werbung enthalten. Als zweite Quelle dient die Meta-Suchmaschine eTools. Mehr Iformationen zu den Neuerungen erhalten Sie auf dem hyperManager-Portal.

Bestellen Sie gleich die kostenlose Home- oder 30-tägige Testversion!

Quick’n'Clever Nr. 5 – Intranet 2.0

Intranet 2.0

Das klassische Intranet zeichnet sich mehrheitlich durch statische HTML-Seiten aus, die durch zentrale Administratoren oder Superuser bereitgestellt werden. Moderne Content Management-Systeme bieten vermehrt die Möglichkeit, Inhalte auch durch den Laien ohne Programmierkenntnisse in webbasierte Umgebungen zu stellen. Doch wirklich benutzerfreundlich sind die meisten dieser Systeme nicht.

Die Zeit für eine neue Generation von Intranets ist überfällig. Dabei geht es um mehr als nur die einfachere Erfassung und Bereitstellung von Content. Interaktion und die Verbindung mit den Arbeitsprozessen sind die Stichworte für Intranet 2.0.

Konkret muss das Intranet Teil der Arbeitsumgebung werden, und es sollte voll in die Arbeitsabläufe integriert sein. Die wichtigsten Elemente einer solch integrierten Lösung sind nachfolgend dargestellt.

1. Intranet 2.0 bedeutet zuallererst Link Management. Dabei geht es um den einfachen, sicheren und vor allem schnellen Zugang zu Informationen, Dokumenten, aber auch Websites. Das Link Management muss dabei auf allen Ebenen greifen – jenes der Organisation, der Gruppe, von Projektteam, aber auch des Individuums. Besonders wirkungsvoll ist das Link Management zweiten Grades. Dabei wird relevantes Wissen direkt an das Arbeitsobjekt geknüpft. Mit dem MetaLink von Scheuring lassen sich das Arbeiten und Lernen unmittelbar verbinden. Vertiefende Informationen zum Link Management und dem MetaLink liefert der Quick’n’Clever Nr. 3.

2. Intranet 2.0 ermöglicht es jedem Anwender, im Netz auf einfache Weise Informationsseiten zu erstellen. Die meist komplexen Content Management Tools werden diesem Anspruch nicht gerecht. Lässt sich eine Newsseite zu einem Projekt nicht durch den Projektleiter ebenso einfach erstellen wie eine Seite im Word, dann wird sie oft gar nicht aufgesetzt.

3. Intranet 2.0 bedeutet Kollaboration. Im Vordergrund stehen dabei nicht automatisierte Workflows, sondern die flexible Möglichkeit, Informationen, Tasks, Ideen oder Wissen zu teilen. Und zwar so, dass etwa die Tasks aller Mitarbeiter über alle Aufgaben und Projekte integral verwaltet werden können. Der Mitarbeiter sollte dabei jederzeit nur seine eigenen Tasks sehen (vgl. dazu auch Quick’n’Clever Nr. 1).

4. Intranet 2.0 ermöglicht unterschiedliche Sichten auf die vorhandenen Informationsobjekte. Es darf nicht sein, dass Sie sich im 5-stufigen Gestrüpp des Intranets verirren, während Sie sich lediglich für einige wenige Seiten, Tabellen oder die aktuellen News interessieren. Intranet 2.0 muss zum „Polynet“ werden, indem für verschiedene Nutzergruppen auf einfache Weise unterschiedliche Sichten auf das Informationsmeer bereit gestellt werden können. Die Geschäftsleitung benötigt nicht dieselben Inhalte wie der Sachbearbeiter oder die Marketingabteilung. Und ein neuer Mitarbeiter benötigt andere Informationen, als jemand, der bereits in mehrere Projekte involviert ist.

Hinterlassen Sie uns Ihr Feedback als Kommentar, wir freuen uns darauf!

Quick’n'Clever Nr. 4 – Projektmanagement (Teil 2)

Projektmanagement mit hyperManager

hyperManager wurde sowohl für die Linienorganisation als auch für Projektumgebungen konzipiert. Im Bereich des Projektmanagements greift hyperManager auf drei Ebenen.

Im einzelnen Projekt wird hyperManager zur gemeinsamen Plattform sowohl für das Projektteam als auch für die Entscheidungsträger.
hyperManager schafft Transparenz über das gesamte Projektportfolio und bietet gleichzeitig direkten Zugriff auf die Einzelheiten der jeweiligen Projekte.
Und die Organisation als Ganzes unterstützt hyperManager dabei nachhaltig, Projektmanagement-Grundsätze zu leben, relevante Informationen auszutauschen und Wissen zu teilen. Das System kann dabei zu einem wichtigen Eckpfeiler bei der Weiterentwicklung des Projektmanagements werden.

Effizientere Arbeit im Projekt mit hyperManager

Auf der Ebene des einzelnen Projektes unterstützt hyperManager mit einer Vielzahl an Funktionen und Möglichkeiten. Eine Auswahl:

Projektmitarbeiter haben das Projektleitbild jederzeit vor Augen. Er wird direkt in hyperManager als interne HTML-Page bereit gestellt.
Die Project Roadmap führt sicher durch alle wichtigen Etappen des Projektprozesses.
Wertvolle Checklisten für zahlreiche Prozesse rund um den Projektstart, die Projektplanung und –steuerung stehen da zur Verfügung, wo diese gebraucht werden: beim entsprechenden Projektschritt oder beim Arbeitsdokument.
Das Task Management für das Projekt steht nicht isoliert da. Es ist mit den Tasks aller anderen Projekte verbunden, ohne den Schutz der Projektumgebung zu verlieren. Bei Bedarf können die Projekttasks im Zusammenhang des Task Managements der gesamten Organisation betrachtet werden.
Risiken im Projekt sind auf einen Klick im Blickfeld – beim nächsten Blick im Quervergleich mit den Risiken aus anderen laufenden oder früheren Projekten.
Die Kreativität wird durch Brainwritings gesteigert, die von jedem Ort der Welt per Internet gespiesen werden können.
Alle Projektdokumente sind jederzeit in 2-3 Klicks erreichbar. Nützliches Wissen zum Dokument ist via Rechtsklick aufrufbar.
Projektrelevante Adressen und wichtige Daten von Projektbeteiligten, Kunden, Lieferanten, Partnern und Stakeholdern sind zentral verfügbar.
News und Informationen zum Projekt lassen sich auf einfachste Weise einsehen.
Das Projektgeschehen und Projektänderungen sind zentral dokumentiert – auch als Basis für ein wirksames Claim Management.
Projektwissen ist für alle am Projekt Beteiligten auf einfachste Weise zugänglich.

Die Inhalte auf der Demo-Plattform – Prozesse, Checklisten und Vorlagen – stellt Scheuring dem Kunden beim Kauf von hyperManager vollumfänglich zur Verfügung.

Das Projektportfolio im Griff mit hyperManager

Das Projektportfolio-Management lässt sich sowohl mit hyperManager separat als auch in Verbindung mit resSolution effektiv unterstützen. Einige Möglichkeiten:

Das aktuelle Projektportfolio ist auf einen Klick einsehbar, differenziert nach Projektkategorien, Bereichen, Verantwortungen, Stati und beliebigen weiteren Kriterien.
Das Projektportfolio wird gemeinsam mit dem Ideen-Management geführt. Die isolierte Betrachtung Projekte oder der Ideen bleibt jederzeit möglich.
Die Bewertung der laufenden und potenziellen Projekte ist Bestandteil der Projektportfolio-Anwendung und damit jederzeit transparent und steuerbar.
Ein Klick führt vom Projekt im Projektportfolio in die Welt des jeweiligen Projekts: Tasks, Projektdokumente, Meetings, Entscheide.
Der Zugang aus einem Projekt zu abhängigen Projekten oder Massnahmen erfordert zwei Mausklicks.
Unser Ressourcenmanagement-System resSolution deckt professionelle Planung und Steuerung der Projektressourcen sowie die Aufwanderfassung ab und spielt eng mit hyperManager zusammen.

Projektmanagement im Unternehmen weiter entwickeln

hyperManager unterstützt auch die Organisation als Ganzes dabei, Projektmanagement-Grundsätze zu leben, relevante Informationen auszutauschen und Wissen zu teilen. Das System kann zu einem wichtigen Eckpfeiler bei der Weiterentwicklung des Projektmanagements werden. Die Ansatzpunkte:

Die Project Roadmap dient als Rahmen für den standardisierten Projektprozess und ein griffiges Projektmanagement. Aus dieser lassen sich alle weiteren Instrumente und Hilfen erschliessen.
Die wichtigsten Regelungen zum Projektmanagement (Prozesse, Rollen, Instrumente, Checklisten) sind aus hyperManager heraus mit einem Minimum an Klicks zugänglich.
Projektbezogenes Wissen wird als Teil des Knowledge Managements in hyperManager festgehalten und lässt sich nach Parametern und via Volltextsuche abfragen.
Hilfreiches Projektmanagement-Wissen aus dem Internet ist in das unternehmensinterne Projektmanagement-Wissen eingebunden. hyperWeb kann dazu als Quelle dienen.

Das Scheuring-Projektmanagement-Fachbuch Der www-Schlüssel zum Projektmanagement ist in der elektronischen Form nur einen Mausklick von der Projektarbeit entfernt.
Nutzen Sie auch unabhängig von den Instrumenten das langjährige, fundierte Know-how und die Dienstleistungen von Scheuring im Bereich des Projektmanagements.

Wir weisen auch auf die beiden Beiträge von Heinz Scheuring im neuen umfassenden Projektmanagement-Fachbuch der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und spm swiss project management association, Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3) hin. Auf insgesamt über 100 Seiten werden die Themen Projektstart (1.19) und Ressourcen (1.12), zwei Kernkompetenzen von Scheuring, fundiert behandelt.

Auf unserer Demo-Plattform finden Sie weitere Informationen dazu, wie Projektmanagement mit hyperManager im Unternehmen eingeführt werden kann.

Quick’n'Clever Nr. 3 – Link Management

Herausforderungen und Potenziale des Link Managements

Link Management – worum geht es?
Die explosionsartig wachsende Menge an Informationen und Dokumenten verstellt zunehmend den Blick auf das wirklich Relevante. Studien, wonach der Mitarbeiter im Durchschnitt täglich mehr als eine Stunde mit dem Suchen von Dokumenten und Informationen verbringt, mögen zwar etwas hoch greifen. Der resultierende betriebswirtschaftliche Schaden ist jedoch auch schon bei einem Zeitverlust von einer halben Stunden pro Tag immens. Mit einem einfachen und sicheren elektronischen Zugang zu den wichtigen Informationen und Dokumenten lässt sich dieses Problem drastisch reduzieren und die Arbeitseffizienz in gleichem Masse steigern. Dies zu erreichen ist das Ziel des Link Managements.

Link-Management – Eine neue Management-Disziplin
Link Management beinhaltet ein enormes Effizienzsteigerungs-Potenzial, das in den meisten Organisationen noch weitgehend brach liegt. Wer dem Fachmitarbeiter oder dem Manager über die Schulter schaut oder sich selber dabei ertappt, wie er oder sie sich unzählige Male umständlich über zehnstufige Verzeichnisse vortastet, um am Ende vor der Frage zu stehen, welches denn nun die aktuelle Version eines bestimmten Dokumentes ist, kennt die Problematik.

Ziel des Link Managements ist es, die relevanten Informationen und Wissensobjekte so bereitzustellen, dass diese mit einem minimalen Aufwand aufrufbar sind. Weder statistisch ermittelte Favoritenlisten noch Suchmaschinen vermögen das Problem zu lösen. Link Management erfordert vor allem eines: Selektion und Ordnung durch den Menschen.

Beim Link Management, einer neuen Disziplin des operativen Managements, lassen sich die folgenden Ebenen unterscheiden:

der Zugang zu relevantem Wissen und statischen Informationen der Organisation, bislang vor allem über das Intranet ermöglicht
der – individuelle und gemeinsame – Zugang zu den wichtigsten Arbeitsdokumenten
die Verbindung der Arbeitsobjekte mit dem relevanten Wissen und den Umfeldformationen, die die Bearbeitung des Objektes unterstützen oder überhaupt erst ermöglichen.

Grenzen der Automatisierung
Konventionelle Filestrukturen auf dem Server, kombiniert mit dem Intranet, reichen für ein überzeugendes Link Management nicht aus. Auch Dokumentenverwaltungssysteme werden den Ansprüchen an ein professionelles Link Management nicht gerecht, ja sie können diesem aufgrund der fehlenden Offenheit sogar im Wege stehen.

Auch die oft verwendeten Suchmaschinen stossen an Grenzen – sie bergen nicht nur im Internet, sondern auch auf Desktops und Fileservern erhebliche Gefahren. Den Zugang zu Daten und Dokumenten über automatisierte Algorithmen zu organisieren bedeutet, dem Chaos Tür und Tor zu öffnen und den Zugriff zu wichtigen Informationen nach und nach zu verlieren. Keine noch so leistungsfähige und ausgeklügelte Software wird je in der Lage sein, jene Bezüge herzustellen, die durch den Verstand und die Erfahrung des Menschen entstehen. Vernetztes Wissen verlangt gezielte Strukturierung, die über Suchbegriffe alleine nie zu erreichen ist.

Ein weiterer Ansatz, Dokumente und Wissensobjekte zu ordnen, besteht darin, diesen bestimmte Eigenschaften mitzugeben, um eine Selektion vorzunehmen. Dieses Prinzip ist an sich sinnvoll, doch setzt es eine konsequente Erfassung dieser Metadaten voraus und führt in der Regel über kurz oder lang erneut zu einer Überflutung mit Daten.

Letztlich führt kein Weg daran vorbei, die ordnende Hand des Menschen ins Zentrum des Link Managements zu stellen. Die Erfahrung zeigt dabei, dass der Anteil an Dokumenten, die häufiger benutzt und damit prominent verfügbar sein sollten, meist kaum ein Prozent der gesamten Menge an Files auf den Servern und dem Desktop ausmacht (siehe Abbildung).

Genau hier setzt manuelles Link Management an – beim Entscheid des Menschen, welche Objekte relevant genug sind, um auf die Metaebene gehoben zu werden. Einfache Favoritenlisten reichen dabei nicht aus, denn auch wenige Promille der verfügbaren Dokumente führen bald zu einigen Tausend Objekten.

Arbeiten und Lernen Hand in Hand
In der Regel steht ein Arbeitsobjekt (Dokument) in Beziehung zu zahlreichen weiteren Themen und Objekten. Das können kontextbezogene weitere Arbeitsdokumente, unterstützende Informationen oder Wissen im eigentlichen Sinn sein. So möchte beispielsweise der Mitarbeiter, der am Aufbau einer neuen Website arbeitet, jederzeit und ohne Umwege auf den Projektauftrag, auf die Resultate des Start-Brainstormings oder auf wichtige Internetsites zugreifen können, die ihn bei der professionellen Gestaltung der Site unterstützen.

Gerade dort, wo mehrere Mitarbeiter an einem Arbeitsobjekt oder Thema arbeiten, ist es wichtig, dieses Beziehungsgeflecht zu den Kontextobjekten allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. Es macht keinen Sinn, wenn Recherchen unkoordiniert durch mehrere Personen erfolgen oder – da die Zeit dafür meist fehlt – dieses Beziehungswissen ungenutzt bleibt.

Die Verknüpfung von Arbeitsprozessen mit dem Wissen über das Intranet oder Workflow-Instrumente wird inzwischen vielerorts genutzt. Der Nutzen dieses Ansatzes ist indessen begrenzt, denn der Mitarbeiter hält sich während seiner operativen Tätigkeit in der Regel nicht im Prozessschema auf, sein Bezug ist das Arbeitsdokument. Die unmittelbare Verbindung eines Arbeitsobjektes mit Kontextinformationen und relevantem Wissen ist jedoch noch weitgehend unbekannt. Die unmittelbare Nutzung des Knowledge aus dem Arbeitskontext heraus ist in der Praxis aber letztlich entscheidend. Mitarbeiter benötigen die konkrete Unterstützung dann, wenn sie eine neue Aufgabe anpacken. In diesem Moment sind Arbeitsanweisungen, anschauliche Illustrationsbeispiele oder Telefonnummern von Experten gefragt. Und genau hier setzt der MetaLink, die Innovation von Scheuring, an (Abbildung 2).

Wo die rechte Maustaste auf dem Hyperlink sonst lediglich Verwaltungsfunktionen anbietet (z.B. das Kopieren), führt diese beim MetaLink zu einem Paket von Links, die der Benutzer zu relevanten Informationen setzen kann. Während die linke Maustaste den Link zum Arbeitsdokument, etwa zur Risikoanalyse eines Projektes herstellt, führt der rechte Mausklick zur Risiko-Checkliste, zur Anleitung, wie die Risikoanalyse durchzuführen ist oder zum eLearning-Modul „Risk Management“. Das Knowledge wird mit dem MetaLink exakt dort hin geliefert, wo dieses benötigt wird, der Kontextbezug ist kompromisslos und direkt.

Abbildung 2: der MetaLink

Das Motto – Lerne rechts und arbeite mit Links – veranschautlicht den Grundgedanken und die Bedeutung des MetaLinks.

Tipps für ein effektives Link Management
So kann Link Management am Arbeitsplatz bzw. in der ganzen Organisation evolutionär, aber konsequent umgesetzt werden.

Bauen Sie über Ihre Dokumente und Wissenselemente nach dem Prinzip der ABC-Analyse eine Metaebene auf. Akzeptieren Sie, dass für diese Ebene nicht Algorithmen verantwortlich sind, sondern der Mensch, der darüber entscheidet, wie wichtig die verschiedenen Informationselemente für ihn sind.
Minimieren Sie die Anzahl Klicks bis zum Ziel, indem Sie die besonders häufig benutzen Bezüge so direkt wie möglich anbieten. Beschränken Sie die Anzahl Stufen (und damit Klicks bis zum eigentlichen Dokument) auf maximal 3 bis 4.
Stellen Sie in einem ersten Schritt jene Objekte zentral zur Verfügung, die für möglichst viele Mitarbeitende wichtig oder hilfreich sind. Dies werden einerseits – falls vorhanden – Informations- und Wissenselemente in Ihrem Intranet sein, andererseits Dokumente aus früheren oder laufenden Projekten und Arbeiten, die besonders nützlich sind.
Lassen Sie den Mitarbeitern die Wahl, ob und wann sie den Schritt zu ihrem individuellen Link Management tun wollen. Empfehlen Sie den Mitarbeitern dabei, schrittweise vor zugehen, ihre A-Objekte also aus dem Arbeitskontext heraus in die Metaebene einzubinden, also genau dann, wenn sie diese nutzen. Auf diese Weise erfolgt der Aufbau praktisch nebenbei und ohne Aufwand.
Lassen Sie auf der Metaebene Redundanzen bewusst zu, ja, fördern Sie diese sogar. So wird der Projektleiter das Marketingkonzept für sein Projekt aus seiner Projektumgebung verlinken, während der Marketingleiter dasselbe Dokument in seine Marketingumgebung einbindet. Damit vermeiden Sie das gefährliche Kopieren von Dokumenten durch verschiedene Mitarbeiter.
Führen Sie das Wissen und relevante Kontextinformationen so nah wie möglich an das Arbeitsobjekt heran. Mitarbeiter sind meist zu träge, Wissensmanagement-Systeme aktiv zu nutzen oder zeitraubende Suchläufe durchzuführen. Setzen Sie diese höhere Stufe des Link Managements gegebenenfalls erst in einer zweiten Phase um.

Diese Anregungen sind grundsätzlich nicht an eine spezifische Software gebunden. Mit dem Einsatz eines Spreadsheets (z.B. Excel) oder einer Mindmap-Software lässt sich eine solche Metaebene mit gewissen Einschränkungen abbilden.

Link Management mit hyperManager
hyperManager ermöglicht ein sehr effektives Link Management, da das System unter anderem gezielt für diese Aufgabe konzipiert wurde. Das System erfordert dabei keine Umstellungen – die bisherigen Ordnerstrukturen bleiben erhalten.

Mit dem patentrechtlich geschützten MetaLink (siehe oben) lässt sich das Wissen direkt an das Arbeitsobjekt knüpfen. Learning on the job bekommt damit eine neue Dimension.

Hyperlinks lassen sich auch in jeder beliebigen Datenanwendung mitführen und damit Tasks, Besprechungspunkten, Wissenselementen oder Prozessschritten zuordnen. Differenzierte Filterfunktionen führen dabei innert Sekunden zum gesuchten Material.

Quick’n'Clever Nr. 2 – Projektmanagement

Projektmanagement ist als ein zentrales Führungskonzept und Instrument für moderne Organisationen inzwischen anerkannt. In Bezug auf die praktische Anwendung des Projektmanagements bestehen indessen noch erhebliche Verbesserungspotenziale.

Nutzen Sie die Online-Checklisten zu den verschiedensten Bereichen der Projektplanung und –führung. Anwender von hyperManager erhalten diese Checklisten zudem als vorbereitete Applikation für den unmittelbaren Gebrauch. Darin sind zahlreiche weitere vorbereitete Hilfen enthalten.

1. Projektstart/Projektvorbereitung: mit 1% Aufwand 50% des Projekterfolges steuern
„Sage mir, wie dein Projekt beginnt und ich sage dir, wie es endet.“ Dieses häufig angeführte Zitat bringt die Bedeutung des Projektstarts auf anschauliche Weise zum Ausdruck. Sie trifft indessen nur einen Teil der Problematik. Ebenso wichtig ist die Botschaft: „Sag’ mir, wie dein Projekt beginnt und ich sage dir, welche Potenziale du verschenkt hast.“ Bei Projekten geht es nicht nur darum, Probleme zu vermeiden. Genauso wichtig ist es, alle vorhandenen Potenziale in einem Projekt zu aktivieren. Projektziele zu erreichen, muss nicht bedeuten, die Interessen des Unternehmens bestmöglich zu vertreten. Diese Botschaft ist fundamental, wird jedoch in Theorie und Praxis bisher kaum erkannt und noch weniger gelebt.

Scheurings Methoden setzen hier an. Das Start-Brainstorming und mit diesem vor allem der Ansatz der Maske 23 – das Ausbrechen aus bekannten Geleisen und Dimensionen –vermögen hier eine ungeahnte Wirkung zu erzielen. Soll die bestehende Firmen-Caféteria renoviert werden, könnte vielleicht die Alternative „abteilungsinterne Pausenecken“ geprüft werden. Oder das Beispiel in eigener Sache: Plant ein Consulting-Unternehmen, sein bestehendes Schulungsmaterial zu überarbeiten, könnte dies der Anlass sein, einen passenden Verlag zu suchen, um mit diesem ein Fachbuch zu realisieren. Daraus könnte ergänzend eine Internet-Wissensplattform entstehen. Aber auch die konsequente Anwendung des 0. Gebots zählt zu den schlummernden Potenzialen in vielen Projekten. Es dürfte sich generell lohnen, das Thema Projektstart/Projektvorbereitung mit den spezifischen Scheuring-Konzepten zu erschliessen.

hyperManager: Wenngleich die Anwendung dieser Konzepte keinen Einsatz der Informatik erfordert, kann hyperManager auch hier wertvolle Dienste leisten. Beispiele dazu sind:

die Verwaltung der Resultate des Start-Brainstormings als Teil des Ideen-Managements
die effektive Unterstützung des Stakeholder-Managements
die Nutzung spezifischer von Checklisten rund um den Projektstart.

Schauen Sie sich hier Einblicke in diese Möglichkeiten an.

2. Risiken nicht nur erkennen, sondern konsequent managen
Risiko-Management in Projekten hat seit Jahren Hochkonjunktur, und dies mit gutem Grund. Wichtig ist dabei, sich nicht mit der Liste identifizierter und bewerteter Risiken zu begnügen. Erst die Planung und vor allem die konsequente Umsetzung und Verfolgung geeigneter Massnahmen erhöht die Erfolgschancen des Projekts.

Unsere Tipps zum Risiko-Management:

halten Sie die Liste der identifizierten Risiken auf dem aktuellen Stand und gewähren Sie allen Projektbeteiligten einfachen Zugang zu dieser
beurteilen Sie die Risiken periodisch neu
werden Sie konkret bei den Massnahmen zur Bewältigung insbesondere der kritischen Risiken; dokumentieren Sie diese konsequent mit Verantwortlichkeiten, Prioritäten und Terminen und verfolgen und steuern Sie diese genauso straff wie alle übrigen Tasks im Projekt.

hyperManager: Im Registertab PM-Anwendungen finden Sie ein Beispiel, wie mit hyperManager Risiken bewertet und vor allem verfolgt werden können. Auch in diesem Ansatz werden Projektrisiken wie üblich erfasst und bewertet. Doch darüber hinaus enthält die Substufe zu jedem Risiko mögliche Massnahmen für die Beobachtung und vor allem die Beherrschung des Risikos. So, wie wir es in den Tipps empfehlen.

3. Projekte steuern bedeutet mehr als nur die Steuerung ins Ziel. Projekt-Erfolgsmanagement nach Scheuring
Unter dem Titel Projekt-Erfolgsmanagement wird im Buch Der www-Schlüssel zum Projektmanagement ein Management-Konzept vorgestellt, das den bisherigen Rahmen der Projektsteuerung sprengt. Der Kerngedanke: Erfolgsmanagement im Projekt ist wesentlich mehr als Zielfindung und Steuerung des Projektes in Richtung Ziel. Es ist mehr als die Behebung von Abweichungen und isoliertes Risiko-Management. Projekt-Erfolgsmanagement bedeutet das permanente und weitsichtige Optimieren des Projektes im Dienste der Projektziele und der übergeordneten Strategie. Die Projektziele werden dabei nicht als statische Grösse betrachtet, sondern immer wieder hinterfragt.

Ein Beispiel eines entscheidenden Erfolgsfaktors für das Gelingen eines Projektes kann in einer bestimmten Projektphase die erfolgreiche Gestaltung eines Informationsanlasses sein. Dies zu erkennen, ist nicht selbstverständlich und leitet sich auch nicht einfach aus den Projektzielen ab. Erfolgsmanagement kann also – und sollte auch – sehr konkret sein.

Hier finden Sie zu diesem Thema Vertiefte Informationen und konkrete Handlungsanleitungen.

hyperManager: Beim Einsatz von hyperManager fliessen die Resultate des Projekt-Erfolgsmanagement entweder direkt in die Taskliste und in die Liste der Ideen ein. Oder diese werden gemeinsam mit dem Management der Risiken abgebildet und verfolgt. Ein Beispiel für die zweite Möglichkeit finden Sie erneut im Registertab PM-Anwendungen.

Hinweise zur Projektmanagement Wissensplattform:

Alle hier angeführten Themen und Auszüge auf der Plattform www.pm-schluessel.com sind Bestandteil des Buches “Der www-Schlüssel zum Projektmanagement“. Hier können Sie das Buch online bestellen.

Der freie Zugang zu dieser Plattform besteht noch während einiger Wochen.
Wer die Plattform weiterhin nutzen möchte, kann bei scheuring@scheuring.ch einen Zugangsschlüssel beantragen, der für einige Zeit kostenlos sein wird. Wir werden Sie auch gerne über die längerfristige Nutzung dieses wertvollen Dienstes informieren.

Quick’n'Clever Nr. 1 – Task Management

In den meisten Organisationen werden Tasks, Aufgaben oder ToDos mit verschiedenen, nicht aufeinander abgestimmten Hilfsmitteln geplant und verfolgt. Redundanzen, Fehler und verpasste Termine sind damit programmiert. Dabei ist ein professionelles Task Management für ein effizientes und koordiniertes Arbeiten von zentraler Bedeutung. Dies gilt sowohl in Linienorgansationen als auch in projektorientierten Organisationen.

1. Unter welchen Voraussetzungen lässt sich ein zentrales Task Management für unterschiedliche Task Kategorien und mehrere Mitarbeiter aufbauen?
Stellen Sie sich vor, Sie hätten jederzeit Zugriff auf sämtliche Tasks Ihrer Organisation. Die Aktivitäten jedes Projekts, die ToDos aus jeder Besprechung, aber auch Ihre persönlichen Jobs, wären in einem zentralen System gespeichert. Und trotz dieser Menge und Vielfalt an Tasks würden Sie, würde jeder Projektleiter, jeder Mitarbeiter und Manager jederzeit die Kontrolle und Übersicht über die aus seiner Perspektive relevanten Tasks behalten. Aufgaben aus anderen Themenbereichen würden Ihre ganz persönliche Sicht auf die Tasks nicht stören. Und Ihre Privatsphäre in Bezug auf persönliche oder vertrauliche Jobs würde erhalten bleiben. Erledigtes oder Zurückgestelltes wäre im Normalfall ausgeblendet, liesse sich jedoch mit einem Mausklick einsehen.

Dieses Bild muss keine Vision bleiben. Ein gemeinsames Task Management eines Teams oder auch einer grösseren Organisationseinheit ist realistisch, wenn die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen und zweckmässige Hilfsmittel eingesetzt werden. Dazu die folgenden Empfehlungen:

Bauen Sie Redundanzen so weit möglich ab – richten Sie ein gemeinsames Task Management ein.
Legen Sie fest, für welche Task-Kategorien Sie mit der gemeinsamen Lösung beginnen. Das können z.B. die gemeinsamen Tasks sein, die aus den Teambesprechungen resultieren. Oder die Tasks für ein bestimmtes Projekt für alle daran beteiligten Mitarbeiter.
Definieren Sie die für die Organisation relevanten Datenfelder und standardisieren Sie ausgewählte Felder in Bezug auf deren Werte (z.B. Prioritäten und Stati).
Richten Sie die wichtigsten Auswertungen und vor allem die Filterfunktionen von Beginn weg ein. Wichtige Selektionskriterien sind in der Regel: Organisationseinheiten, Personen, Kategorien von Tasks, Prioritäten, Zeitraum.
Definieren Sie eine Pilotphase, nach der Sie die Erfahrungen auswerten. Lassen Sie die Erkenntnisse in das System und die Regelungen einfliessen und legen Sie fest, wie die weitere Verbreitung bezüglich Task-Kategorien und beteiligter Organisationseinheiten erfolgen soll.

Ein professionelles Task Management ist erfahrungsgemäss für ein effizientes und koordiniertes Arbeiten von zentraler Bedeutung. Werden Tasks, Aufgaben oder ToDos mit einem gemeinsamen System geplant und verfolgt, lassen sich Redundanzen, Fehler und verpasste Termine vermeiden. Dies gilt sowohl in Linienorgansationen als auch in projektorientierten Organisationen.

hyperManager: durch den hierarchischen Vorfilter ermöglicht hyperManager das Management auch sehr heterogener Tasklisten einer grösseren Organisation. Erhalten Sie hier Einblick in ein Beispiel zum Task Management mit hyperManager.

2.Wie kann das Task Management mit dem Ideenmanagement kombiniert werden?
Die Frage, ob das Ideen-Management einer Organisation in derselben Datenanwendung wir das Task Management geführt wird, kann nicht pauschal beantwortet werden.
Für eine Integration der beiden Anwendungsbereiche spricht die einfache Überführung einer unverbindlichen Idee in den Status eines Tasks.

Wird das Ideenmanagement jedoch als sehr offene Anwendung verstanden, die u.a. über Brainstormings mit sehr vielen Ideen gefüllt wird, von denen nur eine kleine Zahl je zur Realisierung kommen wird, ist der gemeinsame Nenner der beiden Anwendungen möglicherweise nicht ausreichend gross für ein integrales Ideen- und Taskmanagement.

hyperManager: Beim Einsatz von hyperManager lassen sich die beiden Anwendungen problemlos kombinieren. Der Hierarchische Vorfilter und die Möglichkeit, Tabellen(spalten) auf das jeweilige Bedürfnis auszurichten, lassen jederzeit die Fokussierung nur auf das Task oder das Ideen-Management zu. Aufgrund organisatorischer Überlegungen kann es dennoch zweckmässig sein, die beiden Anwendungen in einer ersten Phase getrennt zu führen und aufgrund der Erfahrungen zu entscheiden, ob eine Integration vollzogen werden soll. Mit der Copy&Paste-Funktion lässt sich eine spätere Integration leicht vollziehen. Erhalten Sie hier Einblick in ein Beispiel zum Task Management mit hyperManager.

3. Sollen Tasks als flache Liste angelegt oder hierarchisch strukturiert werden?
Bezüglich der Strukturierung von Tasks existieren die folgenden beiden Möglichkeiten:

Tasks werden als flache Liste angelegt. Strukturen lassen sich durch eine so genannte Gruppierung erreichen. Darunter versteht man, dass die Tasks in Gruppen zusammengefasst werden, die aus Werten eines Datenfeldes (oder mehrerer Felder) gebildet werden. Ein Beispiel ist die Gruppierung nach Prioritäten, indem alle Tasks mit Priorität 1 dem Titel „Priorität = 1“ untergeordnet werden, Tasks mit Priorität 2 einer weiteren Gruppe etc. Dieses Prinzip ist aus verschiedenen Software-Anwendungen bekannt. Eine Änderung des Wertes im entsprechenden Datenfeld führt automatisch zu einer Zuordnung zu einer anderen Gruppe.
Tasks werden mittels einer echten Hierarchie (Primärhierarchie, im Gegensatz zu Sekundärhierarchien im Sinne der Gruppierung) geplant. Ein Projekt wird z.B. in Phasen, diese wiederum in Arbeitspakte oder Tasks untergliedert. Die Zuordnung ist fest und kann nur durch eine manuelle Neuzuteilung verändert werden.

Entscheiden Sie, ob bzw. in welchen Aufgabenbereichen Sie Ihre Tasks hierarchisch strukturieren. Beantworten Sie als Anhaltspunkte dazu die folgenden Fragen:

Reicht die Möglichkeit, Tasks nach verschiedenen Kriterien zu gruppieren oder ist eine feste Zuordnung für die Transparenz und Verständlichkeit wichtig?
Wie wichtig ist es, nur obere Hierarchiestufen der Tasks anzeigen zu können?
Sollen Projekte mit Teilprojekten und/oder Phasen und/oder Tasks geplant werden? In diesem Fall ist eine echte Primärhierarchie dringend zu empfehlen.

Es ist zu beachten, dass flache Listen neben dem Vorteil der Flexibilität gravierende Nachteile haben. Die Strukturierung aufgrund der Werte eines Datenfeldes (z.B. die Zugehörigkeit eines Tasks zu einer Baugruppe) ist sehr flüchtig und unsicher. Wird ein falscher Wert eingetragen, erscheint der Task am falschen Ort, was zu Fehlern führen kann. Die Gruppierung ist zudem auch dann weiter möglich, wenn eine Primärhierarchie verwendet wird, die beiden Möglichkeiten schliessen sich nicht aus.

hyperManager: Das Tool unterstützt sowohl die Gruppierung (zurzeit in flachen Listen) als auch die Bildung von Primärhierarchien (freigegeben spätestens in Release 2.1). Erhalten Sie hier Einblick in ein Beispiel zum Task Management mit hyperManager.