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Die Herausforderung

Kurzfristige ToDo-Planung im Outlook. Excel-basierte Planung der Tasks in der eigenen Gruppe. Drei separate Tasklisten aus der Mitarbeit in Projekten. Planung des eigenen Projektes mit Microsoft Project. Tasks auf der gemeinsamen Abteilungs-Taskliste im Intranet. Private ToDos im manuell geführten Planer. So oder ähnlich gestaltet sich das Task Management des engagierten Gruppenleiters oder der kreativ tätigen Sachbearbeiterin. Hier die übersicht zu behalten, ist – gelinde gesagt – schwierig.

Tasks und ToDos fallen sowohl auf der individuellen Ebene wie auch im Team an. Und sie sind Gegenstand von Linienaufgaben ebenso wie der Projektarbeit. Sämtliche Tasks unter einen Hut zu bringen, jederzeit die übersicht über die persönlichen ToDos und die Tasks im Team zu behalten, ist und bleibt deshalb eine anspruchsvolle Aufgabe. Effizientes Task Management erfordert beides: klare, praxisgerechte organisatorische Regelungen sowie Tools, die diese bestmöglich unterstützen.

Organisatorisches zum Task Management

Zunächst das Wichtigste: Auch beim Task Management führen überzogene Erwartungen und Perfektionsdenken ins Abseits. Realismus und Pragmatismus anstelle der Maximallösung sollten hier die Devise sein. Dies bedeutet indessen nicht, sich mit dem eingangs geschilderten Zustand abzufinden.

In der Organisation – dem Team oder der Abteilung – setzt effizientes Task Management zunächst vor allem Eines voraus: ein gemeinsames, über die eigene Person hinaus führendes Task Management überhaupt zu wollen. Das auf die eigene Person bezogene Gärtchendenken sollte dem Wir weichen. Gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten und dies die Teammitglieder wissen zu lassen, Offenheit dieser Art als Chance zu sehen, sich im Team und vielleicht darüber hinaus auszutauschen, andere zu unterstützen, aber ebenso sich helfen zu lassen ist das, was Teamarbeit letztlich ausmacht.

Ist dieser Wille gegeben, gilt es festzulegen, welchen Ausschnitt der Organisation das Task Management in einem ersten Schritt umfassen und welche Aufgabenbereiche es einschliessen soll. Im Zweifelsfall sollte diese Abgrenzung besser enger als zu weit gefasst werden. Dies reduziert die Komplexität und erhöht damit die Chancen auf rasche erste Erfolge. Die Teamebene mit 5 bis 10 Personen könnte etwa den richtigen Rahmen bilden. In einem späteren Schritt kann das Task Management auf das Nachbarteam, die Abteilung oder den ganzen Bereich ausgedehnt werden.

Eine besondere Herausforderung stellt die Integration von Projektarbeit in das Task Management dar. Projekte werden in der Regel mit anderen Tools geplant als die Aufgaben in der Linie, was eine Zusammenführung erschwert. Doch genau hier lohnt sich die kritische Analyse. Nur in wenigen Fällen ist die Projektplanung wirklich auf die spezialisierten Funktionen von Projektplanungstools angewiesen. Tasklisten, ggf. unterstützt durch Balkendiagramme, reichen in der Mehrzahl der Fälle auch für die Planung und Steuerung von Projekten aus. Mehr noch: Sie können die Projektleiter und das Projektteam sogar entlasten von unnötiger Komplexität solcher dedizierter Werkzeuge. Und wird das Management der Projektarbeit mit den Tasks aus der Linie integriert, dann lässt sich in der Regel eine ganze Reihe separater Umgebungen oder Listen eliminieren. Finden Mitarbeiter sämtliche ihrer Tasks, ob aus der Linienarbeit oder der Mitarbeit in Projekten, an einem Ort, nach Projekten oder Terminen sortiert, wird damit nicht nur Zeit eingespart, sondern auch Sicherheit und Verlässlichkeit gewonnen. Denn wer würde schon von sich behaupten, immer sämtliche Task-Listen auch in Stresssituationen regelmässig und konsequent zu konsultieren.

Die Mikro-Ebene des Task Managements sodann, das Kurzfristige im Bereich von Stunden bis zu wenigen Tagen, darf auch weiterhin eine eigene Welt bilden. Der Aufwand, die kurzfristigen Dinge aus dem übergeordneten Task Management in die Outlook-ToDo-Liste oder die Wochenmatrix zu übertragen, wie sie der Autor seit bald zwei Jahrzehnten erfolgreich im Word führt, ist gering und lässt Individualität auf dieser Ebene zu.

Die Abbildung illustriert die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Ebenen des Task Managements.

Der Anspruch, sämtliche Redundanzen zu vermeiden und Tasks aller Kategorien und Ebenen zu integrieren, ist nicht realistisch und führt zu einer hohen Systemkomplexität. Ziel muss es jedoch sein, das Task Management auf zwei, maximal drei Gefässe zu beschränken.

Damit gemeinsames Task Management greift, sollten einige wenige, aber verbindliche Regeln eingeführt werden. Dazu zählen die zu verwendenden Datenfelder und deren Benennung, zwingend zu erfassende Felder oder die Hinterlegung von Wertelisten.

Die bis dahin beschriebenen organisatorischen Aspekte sind zweifellos wichtiger als die Frage nach dem passenden Tool. Doch ohne geeignete IT-Unterstützung wird auch eine Organisation, die für gemeinsames Task Management bereit ist, dieses nicht erfolgreich in die Realität umsetzen können.

Tools für das Task Management

Wer Personen- und Projekt-übergreifendes Task Management mit flachen ToDo-Listen betreiben will, wie sie etwa in Outlook oder SharePoint anzutreffen sind, wird sehr schnell an Grenzen stossen. Ein umfassendes Task Management ohne hierarchische Strukturierung ist wie Wandern im Tiefschnee mit Hausschuhen. Die Möglichkeit, Tasks den Projektphasen und diesen wiederum Projekten unterzuordnen oder grössere Linienaufgaben in ToDos herunter zu brechen, ist ein Muss für ein professionelles Task Management.

Eine weitere zentrale Anforderung an Tools ist die einfache und zugleich umfassende Möglichkeit, aus der Gesamtmenge an ToDos, die in einem Team bald einmal einige Tausend erreichen kann, die relevanten Tasks herauszufiltern. Den Blick auf ein einzelnes Projekt, vor allem aber auf die einzelne Person einzugrenzen, ist ein Feature, das zwingend gefordert werden muss. Diese Filterung sollte dabei jederzeit und auf einfache Weise temporär aufgehoben oder angepasst werden können. Zudem muss das Werkzeug es ermöglichen, innerhalb der bereits vorgefilterten Taskmenge weiter zu reduzieren, also eine zweite Filterstufe anbieten.

Die freie Definition von Datenfeldern, das Hinterlegen von Wertelisten, das Sortieren nach mehreren Kriterien, Export- und Importmöglichkeiten zu den gängigen Tools sowie die Möglichkeit, auf einfache Weise Auswertungen zu definieren, zählt zu den weiteren Anforderungen. Der Multiuser-Betrieb schliesslich zählt ebenso zu den Selbstverständlichkeiten eines personenübergreifenden Task Managements wie – im Internet-Zeitalter – die Web-Fähigkeit.

Bevor ein System eingeführt wird, sollte dieses in einem realistischen Pilotbetrieb zwingend auf Herz und Nieren geprüft werden. Das Studium von Prospekten oder der Besuch von durch den Lieferanten ausgewählten Referenzinstallationen sind hier nicht gut genug.

Nach dem Einführungsentscheid ist das System so vorzubereiten (Datenfelder, Auswertungen einschliesslich der Filter nach Organisation, Person, Taskkategorien etc.), dass die User dieses mit einem Minimum an Aufwand erschliessen können.

Integrales Task Management mit hyperManager

hyperManager der Firma Scheuring AG wurde unter anderem mit dem Anspruch auf ein professionelles und gleichzeitig einfach anzuwendendes Task Management konzipiert. Neben der Möglichkeit der hierarchischen Strukturierung über mehrere Stufen unterstützt vor allem der zum Patent angemeldete Hierarchische Vorfilter das Task Management hervorragend.

Die Export/Import-Funktion mit Datenabgleich ermöglicht auch den Offline-Betrieb des Task Managements, beispielsweise auf Baustellen. Mit der Outlook-Anbindung lässt sich das gemeinsame Task Management mit dem persönlichen ToDo-Management verbinden. Und die zum Patent angemeldete MetaLink-Funktion verbindet jedes ToDo mit beliebig vielen Dokumenten oder Web-Adressen. Relevantes Wissen ist damit nur zwei Klicks von der zu erledigenden Aufgabe entfernt – Wissensmanagement für die Praxis.

Darüber hinaus unterstützt hyperManager das Link- und Dokumentenmanagement, Content Management und bietet zahlreiche weitere Funktionen für die Steigerung der Arbeitseffizienz. Weitere Informationen dazu finden sich im Flyer.

Die wichtigsten Regeln in der Zusammenfassung

1. Erwarten Sie bei der Einführung eines gemeinsamen Task Managements keine Wunder. Doch ebenso wenig sollten Sie den aktuellen Zustand akzeptieren.
2. Integrieren Sie die Tasks des Teams oder der Abteilung in einem System. Schliessen Sie bei Bedarf auch Ihre individuellen Tasks ein.
3. Führen Sie das Task Management aus den Projekten – zumindest in einer zweiten Phase – mit dem Management der Linientasks zusammen. Dies setzt im Tool zwingend die Möglichkeit voraus, Tasks über mehrere Ebenen hierarchisch zu gliedern.
4. Lassen Sie Raum für persönliche Lösungen auf der Ebene der Feinplanung. Jegliche Redundanz zu vermeiden, muss nicht das Ziel sein.
5. Definieren Sie einige wenige, aber verbindliche Regeln zur Nutzung des Systems.
6. Sehen Sie im Hinblick auf den Tool-Entscheid und die Anpassung des Systems an Ihre Bedürfnisse eine Pilotphase vor.
7. Bereiten Sie das System für die künftigen Anwender so vor, dass die Einführung mit einem Minimum an Aufwand erfolgen kann.
8. Setzen Sie die Grenzen der Anwendung bezüglich der Organisationseinheiten zu Beginn eng. Weiten Sie diese nach den ersten Erfolgen allmählich aus.

Vertiefungsmöglichkeiten

hyperManager Website: http://www.hypermanager.ch
hyperManager Website: http://demo.hypermanager.ch

Falls Sie in einem unverbindlichen, kostenlosen Gespräch mehr zum Thema oder zu den Möglichkeiten mit hyperManager erfahren möchten, melden Sie sich hier zu einem Beratungsgespräch oder einer Webdemo an.