Die Mehrzahl jener, die in Projekten mitarbeiten, dürfte sie kennen: die Ernüchterung, wenn die neu eingeführte Projektmanagement-Software die Erwartungen nicht erfüllt. Wenn der vom Anbieter versprochene Nutzen ausbleibt, das Handling mühsam ist und die Auswertungen mit der Realität nicht übereinstimmen, wenn das System vor allem Mehraufwand für die Datenpflege ohne realen Gegenwert generiert, dann ist eine kritische Analyse angesagt. Dann gilt es, den Ursachen auf den Grund zu gehen und Alternativen zu entwickeln.

In seinem Whitepaper zum Thema zeigt Heinz Scheuring auf, woran es liegt, dass Projekte für die Einführung von Projekt- und Projektportfolio-Management-Software in der Praxis so häufig scheitern.

Die wichtigsten Ursachen in Kurzform:

• Pflichtenhefte entstehen auf der Grundlage von Fachberichten und Expertenmeinungen, die praxisfremd sind. Die Liste der Anforderungen ist überfrachtet und nicht auf die praxisrelevanten Funktionen fokussiert.
• Es wird versucht, die drei grundlegend verschiedenen Bedürfnisse von Projektleitern, Linienmanagern und Controllern durch ein vollintegriertes System abzudecken.
• Klassische Projektmanagement-Tools werden als Instrumente für das Management des Projektportfolios oder die Planung und Steuerung der Ressourcen eingesetzt.
• ERP-Systeme werden dazu missbraucht, das Projektmanagement und Projektportfolio-Management abzubilden. Dabei kollidiert die buchhalterische Sicht des Kostencontrollings mit der in Projekten geforderten Flexibilität.

Und die wichtigsten Grundsätze für das Design einer funktionierenden IT-Unterstützung im Projektmanagement:

• Weniger ist mehr. Auf fragwürdige und gefährliche Automatismen und Überintegration ist zu verzichten. Um die Kommunikation zwischen den Beteiligten zu fördern, sind Systembrüche gezielt ins System einzubauen.
• Die Projekt-Detailplanung durch den Projektleiter sollte – entsprechend dem Konzept der drei Welten – technisch autonom von der übergeordneten Planung des Projektportfolios erfolgen. Die Abstimmung zwischen Projektleitern und Management muss primär auf der persönlichen, kommunikativen Ebene stattfinden.
• Die Welt der Projektleiter – die Detailplanung ihrer Projekte – und jene des Linienmanagements – die Planung und Steuerung des Projektportfolios und Ressourcenmanagement – können dabei mittels einer weichen Integration miteinander verbunden werden.
• Die Benutzung eines Projektplanungstools durch den Projektleiter sollte auf freiwilliger Basis erfolgen. Kleinprojekte erfordern keine komplexen Tools.
• Die Rolle der Finanz- und Rechnungswesen-Applikationen (ERP-Systeme) ist entsprechend ihrer Hauptaufgabe auf das Projekt-Controlling zu beschränken.
• Die Usability muss höchste Priorität erhalten. Systeme, die für jede Anpassung einer Auswertung den IT-Administratoren erfordern, sollten im Projektmanagement der Vergangenheit angehören.
• Dem Design klarer und zweckmässiger Prozesse und Zuständigkeiten für das Projekt- und Projektportfolio-Management ist mindestens ebenso viel Aufmerksamkeit zu schenken wie der Tool-Evaluation.

IT-Systeme im Projektmanagement und Projektportfolio-Management können keine Wunder bewirken. Sie machen aus Projektflops keine Stars. Doch richtig konzipiert und eingesetzt, können sie einen wesentlichen Beitrag an die Erreichung von Projektzielen, an die Effizienz der Organisation, aber auch an die Zufriedenheit der Mitarbeitenden leisten.

Laden Sie sich das ausführliche Whitepaper zum Thema herunter. Zum Download

 

Ressourcenplanung ja, aber bitte nicht mit dem Projektplanungstool!

Die Sünde

Immer wieder versuchen Organisationen, die personellen Ressourcen in der Mehrprojektumgebung mit dem konventionellen Projektplanungstool zu planen und zu steuern. Und scheitern damit.
Das Management des einzelnen Projektes und das Projektportfolio-Management verkörpern verschiedene Welten mit unterschiedlichen Interessen und Bedürfnissen. Die Unterschiede sind derart fundamental, dass sich aus den Planungen dezentral agierender Projektleiter keine verlässlichen Management-Informationen für das gesamte Projektportfolio ableiten lassen.

Meine Empfehlungen

Die Projekt-Detailplanung durch den Projektleiter sollte technisch von der Multiprojekt-Ressourcenplanung getrennt werden. Die Abstimmung zwischen Projektleitern und Management erfolgt dabei auf der kommunikativen Ebene. Erfolgreiche Ressourcenplanung beachtet die folgenden Grundsätze:

1. Der Lead ist beim Linienmanagement. Eine teilweise Übertragung der Verantwortung auf ausgewählte Projektleiter ist denkbar, erfordert aber ein sehr umsichtiges Design und eine starke übergeordnete Führung.
2. Die Planung bleibt grob, sie erfolgt in der Regel bis auf Stufe Projektphase. Auf eine Ressourcenplanung bis auf Vorgangsebene wird verzichtet.
3. Für die Ressourcenplanung kommt nicht das Projektplanungstool, sondern ein Projektportfolio-Management-System mit professioneller Ressourcenplanungsfunktion zum Einsatz.
4. Um aus den Erfahrungen zu lernen, die effektiven Aufwände und Kosten von Projekten transparent zu machen und die Ressourcenplanung laufend zu verbessern, ist die Aufwanderfassung integraler Bestandteil eines Ressourcenmanagements.
5. Die Prozesse und Rollen werden klar definiert und konsequent gelebt. Dabei verstehen Projektleiter und Linienmanager die Ressourcenvereinbarungen als verbindlichen Vertrag.

Eine mögliche Weiterentwicklung ist die von den Scheuring-Systemen resSolution und hyperManager unterstützte „weiche Integration“. Das Projektportfolio-Management und die Projekt-Detailplanung werden hier so miteinander gekoppelt, dass eine gefahrlose Kommunikation zwischen diesen unterstützt wird. Die Einzelheiten dazu enthält das Whitepaper.

Weiterführende Informationen
In den folgenden Fachpublikationen hat Heinz Scheuring das Thema Ressourcenmanagement vertieft dargestellt:
Fachbuch Der www-Schlüssel zum Projektmanagement von Heinz Scheuring, 2010 Orell Füssli Verlag AG / Industrielle Organisation, ISBN 978-3-85743-727-4.
Fachbuch Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3) der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und spm swiss project management association, Kapitel 1.12 Ressourcen, Heinz Scheuring, ISBN 9783-924841-40-9.

Kollaborations-Plattformen haben Hochkonjunktur. Auch dieses Feld ist von Microsoft prominent besetzt. Das inzwischen weit verbreitete SharePoint wird als Plattform im Unternehmen betrieben. Unter den Namen „Office 365“ bietet Microsoft das Produkt seit kurzem auch als sogenannte SaaS-Lösung (Software as a Service) an. Damit werden insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen anvisiert.

Microsofts Produkte verfügen in der Regel über einen grossen Funktionsumfang. Auch bei SharePoint ist dieser enorm. Für den Benutzer ist es dabei nicht einfach, die Möglichkeiten ohne vertiefte Kenntnisse der Software effizient zu nutzen. Kommt dazu, dass in grösseren Organisationen die Zahl an Websites, „Portlets“, Listen und anderen Elementen schnell eine Dimension erreicht, bei der die Übersicht verloren geht.

Genau hier setzt hyperManager an. Mit hyperManager wird eine „Meta-Ebene“ über SharePoint, FileStrukturen und Internet gelegt. Mit dieser wird exakt das abgebildet und in wenigen Klicks erreichbar gemacht, was für eine Organisationseinheit, ein Projektteam oder eine einzelne Person relevant ist.

Die konkreten Möglichkeiten:

• Ausgewählte Sites aus dem SharePoint-basierten Intranet werden in hyperManager eingebunden. Die Benutzer-orientierte Zusammenstellung der relevanten Inhalte wird mittels weniger Mausklicks erreicht. Dabei lassen sich unterschiedlichste Gruppen und Interessen, einschliesslich der individuellen Sicht, in einer Anwendung kombinieren.
• Tasks werden aus SharePoint in hyperManager importiert, hyperManager wird zum Lead-Instrument für das Task Management.
• hyperManager wird für ein effizientes Link Management eingesetzt, wie es sich mit SharePoint 7 oder Office 365 nicht abbilden lässt. Links aus den hyperManager-Desks werden dabei sowohl auf SharePoint-Dokumente als auch auf Dokumente und Web-Adressen ausserhalb gelegt.
• Adressen werden aus SharePoint in hyperManager importiert, gegebenenfalls aus verschiedenen Listen/Quellen. Der hierarchische Vorfilter von hyperManager wird für schnelle und gleichzeitig differenzierte Auswertungen/Abfragen eingesetzt.

hyperManager ist in der Personal Version kostenlos verwendbar. Hier geht’s zum Download.

Anwender von SharePoint oder Office 365 erhalten mit hyperManager den Baustein, der eine effiziente Nutzung der Plattform ermöglicht und auf die individuellen Bedürfnisse von Anwendergruppen und Anwendern eingeht.

Die Demo-Plattform vermittelt einen ersten Einblick. Wenn Sie Ihre Effizienz mit hyperManager substanziell steigern möchten, zögern Sie nicht, mit uns eine Web-Demo oder einen Präsentationstermin zu vereinbaren. Unabhängig davon, ob Sie SharePoint einsetzen oder nicht.

Klicken bis zum Umfallen

Die Sünde

Der überfüllte Desktop-Bildschirm, die überquellende Favoritenliste im Browser, vor allem aber 10 Klicks und mehr bis zum gesuchten Dokument sind der eindrückliche Beleg: Wie wir auf unsere Dokumente und Webadressen zugreifen, ist nicht nur sehr umständlich, sondern auch unwirtschaftlich. Ganz zu schweigen von all jenen Fällen, wo sich das Dokument später als eine veraltete Version entpuppt oder, schlimmer, wo dieses nicht mehr gefunden wird. Der vermeidbare Aufwand wird sinnvoller in produktive Arbeit – oder in die Freizeit – gesteckt.

Meine Empfehlungen

1. Machen Sie eine ABC-Analyse. Identifizieren Sie jene Dokumente, auf die Sie häufig zugreifen. Legen Sie eine Meta-Ebene an, in der Sie diese Dokumente mittels Hyperlinks zugänglich machen. Arbeiten Sie diese Links Schritt für Schritt ein – dann, wenn Sie diese das nächste Mal aufrufen. Damit fällt praktisch kein Mehraufwand an.
2. Nutzen Sie diese Art von „Link Management“ nicht nur für den Aufruf von Dokumenten, sondern auch für den Zugang zu häufig genutzten Internet-Websites oder Pages aus Ihrem Intranet-Gestrüpp.
3. Stellen Sie Zugänge, die Ihr Team oder alle Mitarbeiter der Organisation häufig benötigen, auch Ihren Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung.
4. Verwenden Sie für die persönliche Organisation dieser Meta-Ebene hyperManager. Das Tool kann kostenlos heruntergeladen und genutzt werden, sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Umfeld. Kommt hyperManager im Multi-User-Betrieb zum Einsatz, amortisieren sich die Lizenzkosten durch die eingesparte Zeit innerhalb weniger Wochen.
5. Wenn hyperManager in Ihrem Umfeld nicht infrage kommt: Bauen Sie Ihr Link Management in Excel oder einer vergleichbaren Software auf.

Weiterführende Informationen

Unter dem Begriff Link Management propagiert Scheuring die Einführung einer Meta-Ebene sowie die engere Verknüpfung von Arbeiten und Lernen. Der zum Patent angemeldete MetaLink ermöglicht diese Integration.

Link Management auf Wikipedia:

Link Management auf dem Quick’n-Clever Blog

Nein, Scheuring hat nichts „ausgefressen“. Wir verstehen uns als innovatives, dabei aber ebenso seriöses Unternehmen. Mit der Analogie möchten wir aufrütteln.

Wir zeigen im Folgenden auf, welche Potenziale im Bereich des IT-gestützten Arbeitens brachliegen und wie diese aktiviert werden können.

Die Fähigkeit des Computers, Ordnung in unsere Daten zu bringen und diese mit anderen zu teilen, wird nicht überzeugend genutzt. Der Zugriff auf Dokumente und Informationen erfolgt nicht effizient und sicher. Tasks führen häufig ein Inseldasein: Dieselben Aufgaben werden durch mehrere Personen in separaten Systemen erfasst. Mehraufwand und Fehler sind die Folge. Das Wissensmanagement bleibt im Theoretischen stecken oder scheitert an der Komplexität der Tools. Die Workflow-Schemas des Prozessmanagements verstauben in den elektronischen Regalen. Ganz zu schweigen vom Datenchaos, das uns unsere E-Mailing-Systeme bescheren. Die Liste lässt sich beliebig erweitern.

Nicht für alle dieser Problemstellungen gibt es Patentrezepte. Aber es gibt Ansätze, Werkzeuge und organisatorische Regeln, mit denen sich die Arbeitseffizienz Schritt für Schritt erhöhen und die Qualität der Arbeit am Computer verbessern lässt.

In jedem künftigen Quick’n’Clever Newsletter werden wir eine bis zwei „Sünden“ aufgreifen und Lösungsansätze dazu aufzeigen.

hyperManager spielt dabei eine zentrale Rolle, wurde dieser doch mit dem Anspruch entwickelt, die Effizienz und Effektivität am Arbeitsplatz substanziell zu steigern. Und hyperManager ist als Personal-Version kostenlos.

Viele der Anregungen lassen sich indessen auch mit anderen Mitteln umsetzen. Lesen Sie diese unvoreingenommen. Spiegeln Sie Ihre eigene Arbeitswelt daran und ziehen Sie daraus die für Sie passenden Schlussfolgerungen.

Die Todsünde: Features vor Nutzen und Usability

Die Sünde

Als Todsünde bezeichnen wir ein Verhalten, das zum Aus eines ganzen Systems führen kann. Dieses Risiko ist dann gegeben, wenn Systeme zu komplex und zu wenig benutzerfreundlich sind. Wenn die Menge der Features höher gewichtet wird als die Frage, welche Funktionen für die Praxis wirklich zentral sind und wie diese ausgestaltet sein müssen, um maximalen Nutzen zu stiften.

So mag das CRM-System A sämtliche aufgelisteten Muss- und Wunschanforderungen aus der Spezifikationsliste erfüllen. In der täglichen Arbeit erst wird dann klar, dass die Anzahl Klicks unsinnig gross ist, bis der Datensatz des Kunden X aufgerufen und der Editiermodus aktiv ist. Der entsprechende Mehraufwand wird sich tausendfach multiplizieren.

Oder die Projektmanagement-Software B wird gewählt, weil sie die integrale Planung und Steuerung sämtlicher Projekte von der Vorgangsebene bis zur strategischen Planung des Projektportfolios verspricht. Warum dies nicht funktioniert und welche Ansätze zum Ziel führen vermittelt Scheuring unter dem Titel „Konzept der Zwei Welten“ seit bald zwei Jahrzehnten.

Zu hohe Komplexität und zu viele Features führen häufig nicht nur zu einem geringeren Nutzwert der Software. Deren Einführung kann zu einem veritablen betriebswirtschaftlichen Schaden führen.

Die Fachmedien sind an der Entwicklung und Vermarktung von Software mit immer ausgeklügelteren Funktionen, die den Anwender mehr belasten als unterstützen, nicht unbeteiligt. Mit den Vergleichstests werden die Hersteller praktisch dazu gezwungen, nachzurüsten und Features einzubauen, die in der Praxis kein Mensch nachfragt, die das Handling des Systems jedoch stark komplizieren.

Meine Empfehlungen

1. Differenzieren Sie die Anforderungen an Ihr neues System nach Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen. Hinterfragen Sie dabei die Muss- und die Soll-Anforderungen nochmals kritisch. Weniger ist auch hier meist mehr.
2. Testen Sie die in Betracht kommenden Systeme im Live-Betrieb. Bilden Sie Ihre realen Daten in einem Pilotversuch ab.
3. Setzen Sie während des Pilotbetriebs vor allem die durchschnittlichen Anwender ans System. Doch auch die IT-Profis und die ungeübtesten PC-Nutzer dürfen Ihre Meinung zur Ergänzung beitragen.
4. Begegnen Sie den Testberichten und ganz besonders den Prospekten und Websites der Hersteller mit einer gehörigen Portion Skepsis. Gelangen Sie zu Ihrem eigenen Urteil.
5. Ziehen Sie auch die vorhandenen einfachen Systeme, wie Tabellenkalkulations-Software, als mögliche Werkzeuge in Betracht. In Verbindung mit den Programmiermöglichkeiten z.B. von Excel lassen sich unter Umständen mit relativ wenig Aufwand zweckmässige Lösungen einrichten.
6. Und zu guter Letzt noch eine Bitte an die Entwickler von Software: Haben Sie den Mut, Unwichtiges beiseite zu lassen. Machen Sie dafür den maximalen Nutzen der zentralen Funktionen zu Ihrem obersten Ziel. Und wenn Sie es doch nicht lassen können: Verstecken Sie die reinen Verkaufsfunktionen irgendwo dort, wo diese den normalen Anwender nicht stören oder verwirren.

Weiterführende Informationen

Beitrag zum Thema in pm-schluessel.com
Das Konzept der Zwei Welten bei den Projektmanagement-Systemen

Produktkataloge, Lieferantenverzeichnisse, ToDo-Listen aus Meetings, Fehlerlisten, spezifische Adressverzeichnisse, Projekte und Ideen oder auch Wissensdatenbanken. Unsere Arbeit am Computer ist geprägt von zahlreichen Listen, die strukturierte Daten in den unterschiedlichsten Anwendungsbereichen abbilden.

Sind die Anforderungen gering, werden solche Listen mithilfe von Excel-Dateien oder Word-Dokumenten abgebildet. Wo dies an Grenzen stösst, gelangen die anspruchsvolleren Datenbankprogramme zum Einsatz. Hier sind die Informatiker gefordert, was neben erhöhten Kosten zu entsprechender Abhängigkeit führt. Jede Anpassung zieht zeitaufwendige und kostspielige Programmierarbeit nach sich.

Sowohl bei den Excel-basierten Listen als auch bei Anwendungen mit Datenbank-Software entstehen heterogene Dateninseln, die bezüglich Funktionalität und Auswertungsmöglichkeiten begrenzt und starr sind. Der Zugriff durch verschiedene Personen auf dieselben Daten ist häufig limitiert.

Seit einiger Zeit bieten Kollaborations-Plattformen, wie Microsofts SharePoint oder die Tools von Google, die Funktionalität von Listen an. Zwar ist hier der gemeinsame Zugriff auf die Daten durch die Webfähigkeit dieser Plattformen gegeben. Doch auch hier reicht die Funktionalität für ein effizientes Datenmanagement meist nicht aus. Insbesondere die fehlende Möglichkeit, Datensätze hierarchisch zu strukturieren – beispielsweise Projekte in Phasen und Tasks herunter zu brechen – schränkt die Anwendungsmöglichkeiten massiv ein.

Gefragt ist ein Instrument, das ein professionelles Management solcher strukturierter Daten ermöglicht, ohne schon bei einfachen Anforderungen die Informatiker bemühen zu müssen. Diese Zielsetzung stand im Zentrum beim Design von hyperManager.

Datenmanagement mit hyperManager

hyperManager ist als System für umfassendes Informations-, Daten- und Wissensmanagement konzipiert. Zentral ist die Möglichkeit, eine beliebe Zahl verschiedenster Datenanwendungen auf gleiche Art und Weise abzubilden. Hierzu sind keine Informatikkenntnisse gefordert.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Definition einer unbegrenzten Zahl an Datenfeldern für alle relevanten Datenformate
• Hierarchische Strukturierung der Datensätze, z.B. für Tasks oder Prozesse
• Mächtige Filterfunktion: Mit dem patentgeschützten Hierarchischen Vorfilter lassen sich auch grosse und heterogenen Datenbestände mit einem Klick auf das Relevante reduzieren
• Sortierung nach allen Datenfeldern
• Beliebig viele, flexibel anpassbare Auswertungen
• Aufbau einer Datenanwendung mit den passenden Datenfeldern, Auswertungen und Filtern durch jeden durchschnittlich geübten PC-Anwender mit wenigen Mausklicks. Jederzeit anpassbar an geänderte Anforderungen
• Browser-basiert – ermöglicht den Zugang von jedem beliebigen Ort
• Ein einziges Prinzip – identische Benutzerführung für alle Datenanwendungen
• Mit vorbereiteten Anwendungen u.a. für das Task Management, Prozessmanagement, Wissensmanagement, Adress- und Kontaktmanagement

Das Datenmanagement wird darüber hinaus mit der gesamten übrigen Funktionalität von hyperManager angeboten, insbesondere dem Link Management und dem Content Management.

hyperManager eignet sich auch hervorragend als Frontend-Tool für den sehr flexiblen Umgang mit Ihren SAP-Daten, den Daten aus Ihrem ERP-System oder auch aus SharePoint. Der Datenimport erfolgt über Schnittstellen, die einfach und schnell realisiert sind.

Auch spezifische Anforderungen über die Standard-Funktionalität hinaus realisiert die Scheuring AG rasch und flexibel. Fragen Sie uns an: info@scheuring.ch.

Falls Sie sich mit der Realisierung neuer Datenanwendungen oder mit der Ablösung bestehender Systeme in diesem Bereich befassen, dann sind Sie bei hyperManager und bei uns an der richtigen Adresse: heinz.scheuring@scheuring.ch.

Welche Lösungsmöglichkeiten bieten sich an? Wir empfehlen eine doppelte Strategie: Mensch + Maschine.
Der Mensch: Die ordnende Hand des Menschen schafft Strukturen. Das Ziel: Alle häufig benötigten Dokumente und Informationen lassen sich mit zwei bis vier Klicks erreichen. Wichtiges wird mittels Hyperlinks auf dem elektronischen Schreibtisch direkt zugänglich gemacht, selten Benötigtes bleibt im elektronischen Schrank. Link Management wird zu einer wichtigen Disziplin.

Die Maschine: Nicht täglich benötigte Informationen und Dokumente werden – soweit deren Speicherort sich dem menschlichen Gedächtnis entzieht – durch die Suchmaschine aufgespürt. Dabei werden alle relevanten Datenquellen und Informationskategorien einbezogen.

Für die Umsetzung dieser Doppelstrategie stellen wir zwei Lösungen und Tools vor:
- hyperManager für die Schaffung einfacher Strukturen und direkter Zugänge
- EnterpriseMetasearch® für den Zugang zu beliebigen Daten und Files.

Der Mensch: Link Management mit hyperManager

Der rasche und sichere Zugang zu Dokumenten und Arbeitsobjekten ist für eine effiziente Arbeitsweise entscheidend. Vermeidbarer Zeitaufwand für die Suche nach Informationen und Dokumenten schlägt sich direkt in der Erfolgsrechnung eines Unternehmens nieder. Werden Informationen nicht mehr gefunden, kommen Wiederherstellungsaufwand und Qualitätsverluste hinzu.

Link Management erweist sich als der effektivste Lösungsansatz für den schnellen Zugang zu Informationen und Dokumenten. Link Management bedeutet: Über Server, Intranet und Internet wird eine Arbeitsebene gelegt, die das abbildet, was für Mitarbeiter, Projektteams oder Organisationseinheiten im jeweiligen Zeitpunkt wichtig ist. Diese Metaebene enthält lediglich die Hyperlinks, die zu den relevanten Dokumenten führen. Die Dokumente und Daten verbleiben an ihrem ursprünglichen Ort auf den Fileservern oder auf dem Intranet.

Mit diesem Ansatz sind alle relevante Informationen und Daten nach zwei bis maximal vier Klicks auf dem Bildschirm sichtbar. Das Herumklicken in 10-stufigen Verzeichnissen gehört der Vergangenheit an. Weder Suchalgorithmen noch Dokumentenmanagement-Systeme bieten eine Alternative zum Link Management dieser Art.

hyperManager bietet mit seinen elektronischen Desks die ideale Lösung für das Link Management. Mit der Innovation des MetaLinks lässt sich zusätzlich Wissen direkt an das Arbeitsobjekt knüpfen und damit eine neue Dimension praxisorientierten Wissensmanagements realisieren.

Im Quick’n’Clever Nr. 3 finden Sie vertiefende Informationen zum Link Management.

hyperManager ist ein umfassendes Arbeitsinstrument für das Daten-, Informations- und Wissensmanagement. Auf der hyperManager Website sind neben dem Link Management zahlreiche weitere Anwendungsmöglichkeiten beschrieben. Eine Auswahl:
• Aufgaben –und Task-Management
• Adress- und Kontaktmanagement /CRM
• Wissensmanagement

Die Maschine: EnterpriseMetaSearch® für integrale Suche

Suchmaschinen können den strukturierten, gezielten Zugang zu Daten und Files nicht ersetzen. Sie tragen jedoch wesentlich an ein effizientes Informationsmanagement bei. Voraussetzung ist, dass dabei sämtliche relevanten Datenquellen des Unternehmens erfasst werden. Im Fachjargon handelt es sich bei dieser Art von Suche um „Federated Search“. Suchmaschinen, die diesen Ansatz verwenden, werden Metasuchmaschinen genannt.

Eine Metasuchmaschine führt zahlreiche Ergebnisse isolierter Suchläufe und Suchmaschinen zu einem Ganzen zusammen. Unterschiedlichste Datenquellen werden damit gebündelt und mittels einer einzigen Trefferliste dargestellt. So werden beispielsweise die Ergebnisse der Suche nach Dokumenten auf Fileservern mit den Resultaten der Suche nach demselben Begriff im Intranet, in einer spezialisierten Datenbank in Webservices und verschiedener SAP-Anwendungen kombiniert.

EnterpriseMetasearch® der Firma Comcepta AG gilt als die führende Federated Search Suchlösung aus der Schweiz. Dieses mächtige Instrument wird in zahlreichen grossen Unternehmen eingesetzt und kommt auch bei der Internet-Metasuchmaschine eTools.ch zum Einsatz. eTools speist ihrerseits die Ergebnisse von www.search.hyperweb.org, dem Suchservice von www.hyperweb.org.

Aufgrund der guten Erfahrungen aus der Zusammenarbeit von Scheuring AG und hyperWeb AG mit der Firma Comcepta AG empfehlen wir die Suchlösung EnterpriseMetasearch®. Das mächtige Tool wird individuell an die jeweiligen Kundenbedürfnisse angepasst und kann auch für zukünftige Systeme erweitert werden. Und vor allem: EnterpriseMetasearch lässt sich mit hyperManager kombinieren. Die Resultate der Suche können dem Anwender entsprechend der Kundenvorgabe mittels hyperManager präsentiert werden. Die Suchergebnisse lassen sich damit harmonisch in die Strukturen und weiteren Anwendungen von hyperManager integrieren. Mit anderen Worten: Mensch und Maschine finden hier zusammen.

Wenden Sie sich bei Fragen zu EnterpriseMetasearch®, sei dies als eigenständiges Werkzeug oder in Verbindung mit hyperManager, an Stephan Schmid: sschmid@comcepta.com.

Bei Fragen zu hyperManager und der möglichen Integration von EnterpriseMetasearch® und hyperManager setzen Sie sich mit heinz.scheuring@scheuring.ch in Verbindung.

1. Investieren Sie zu Beginn des Projektes das grösste Mass an geistiger Energie. Das Ausbrechen aus dem Projektauftrag mit der Methode der Maske 23 ist dabei ein Muss. Darin liegen enorme Chancen. Umgesetzt von den vielleicht überraschenden Erkenntnissen wird nur das, was dem Projekt und dessen Umfeld nützt.

2. Begegnen Sie den „Agile-Entwicklung-Päpsten“ mit einer gesunden Portion Skepsis – auch wenn in diesen Ansätzen noch so viel Wertvolles enthalten ist. Verwechseln Sie Agilität nicht mit der Freiheit, auf Konzepte und Strukturen zu verzichten.

3. Setzen Sie sich als Leiter eines Softwareprojektes zwischendurch auch einmal über die Meinung der Anwender hinweg. Realisieren Sie eine neue Funktion, von deren Nutzen Sie überzeugt sind, nach der im Moment jedoch kein Anwender fragt. Oder stemmen Sie sich gegen ein Feature, das auf der Anforderungsliste nur deshalb erscheint, weil die Anwendervertreter vom Spezifikationsblatt eines ähnlichen Produktes abgeschrieben haben.
Auf dieser Philosophie des Hinterfragens beruht ein guter Teil der Produkterfolge von Scheuring. Diese Philosophie darf aber nicht zur Handlungsmaxime werden, sie muss gezielt und dosiert zum Einsatz kommen.

4. Erarbeiteten Sie bezüglich des Funktionsumfanges Alternativen. Gemeint ist vor allem die Möglichkeit, Wünschbares zurückzustellen und Problemen oder Verzögerungen mit einer schlankeren Version zu begegnen. Am Ende wird der User einen Teil dieser Auslassungen gar nicht vermissen …

5. Setzen Sie Termine eng, auch wenn Sie damit Terminüberschreitungen riskieren. Mit komfortablen Terminen verlieren Sie an Effizienz. Wenden Sie diese Regel jedoch nicht an, wenn Einführungstermine aufgrund äusserer Zwänge sakrosankt sind.

6. Machen Sie aus vielen Softwareprojekt-Inseln eine Projektlandschaft, die Synergien ermöglicht. Risikoüberlegungen, gewonnenes Projektwissen, Stakeholder-Management und mehr wiederholen sich zu einem guten Teil von Projekt zu Projekt. Jedes Projekt wird damit zur wertvollen Quelle für jedes andere Projekt. hyperManager erlaubt ein solches Multiprojektmanagement auch auf der operativen Ebene.

7. Und zum Schluss noch zu einer zentralen Frage bezüglich des Tool-Einsatzes: Lässt sich das Management von Spezifikationen mit dem Issue-Management kombinieren? Da es sich hier um zwei Ebenen mit unterschiedlicher Granularität handelt, ist dies problematisch. Diese beiden Anwendungen werden deshalb häufig getrennt geführt. Leider resultieren daraus ein erheblicher Verlust an Effizienz sowie ein höheres Fehlerrisiko. Mit hyperManager lässt sich dies vermeiden: Der patentgeschützte Hierarchische Vorfilter sorgt dafür, dass die beiden Ebenen sowohl getrennt als auch integriert betrachtet werden können. Das Resultat: weniger Redundanzen, weniger Fehler und ein geringerer Aufwand für die Verwaltung von Anforderungen und Issues.

Richten Sie Ihr Feedback und Ihre Fragen zum Thema an heinz.scheuring@scheuring.ch.

Für ein funktionierendes Wissensmanagement muss auf beiden Ebenen angesetzt werden: bei weichen, kulturellen Faktoren in der Organisation genauso wie bei den Methoden und Tools. Während die Arbeit an der Kultur sehr viel Zeit benötigt, lassen sich durch den geschickten Einsatz einfacher, praxisorientierter Methoden und Tools rasch erste Erfolge erzielen. Die weichen Faktoren dürfen dabei aber auf keinen Fall vernachlässigt werden.

Der Schwerpunkt der folgenden Tipps liegt im Bereich der Methoden und Instrumente – der Kernkompetenz von Scheuring.

1. Erkennen und leben Sie Link Management als ein zentrales Element eines effektiven Wissensmanagements. Ziel des Link Managements ist es, die relevanten Informationen und Wissensobjekte so bereitzustellen, dass diese mit einem minimalen Aufwand aufrufbar sind. Weder statistisch ermittelte Favoritenlisten noch Suchmaschinen vermögen das Problem zu lösen. Link Management erfordert deshalb vor allem eines: Selektion und Ordnung durch den Menschen. In unserem Quick’n’Clever Nr. 3 finden Sie weitere Informationen zum Link Management.
2. Führen Sie Arbeiten und Lernen so nahe zusammen wie nur möglich. Wissen mit den Unternehmensprozessen zu verbinden, ist sinnvoll. Doch in der Mehrzahl der Fälle arbeitet der Mitarbeiter nicht im Prozessschema, sondern an verschiedenen Dokumenten – an Konzepten, Planungsunterlagen, Berichten. Wissen wirkt da – im unmittelbaren Arbeitskontext – um ein Vielfaches stärker als jenes, das etwa in Seminaren erworben wird. Stellen Sie das Wissen, Beispiele, Links oder Adressen von Experten also da zur Verfügung, wo es nachgefragt wird. Diese an sich einfache, aber vernachlässigte Regel aktiviert ein ungeheures Potenzial an Effizienz und Effektivität. Eine sehr effektive Möglichkeit, das Wissen zur Arbeit hin zu führen, bietet der zum Patent angemeldete MetaLink von Scheuring. Er bindet das Wissen unmittelbar an das Arbeitsdokument. Das Resultat: die direkte Integration von Arbeiten und Lernen. Auch dazu liefert der Quick’n’Clever Nr. 3 weitere Informationen.
3. Wissen in einer grossen Fülle steht uns allen heute über das Internet zur Verfügung. Das Problem besteht darin, in diesem fast unendlichen Datenmeer das relevante Wissen zu finden. Suchmaschinen allein lösen das Problem nicht. Unternehmen sind gut beraten, systematisch jene Inhalte zu recherchieren, der für die Organisation oder die Organisationseinheit wichtig ist. Kontextbezogenes Wissen ist heute die vielleicht wichtigste Ressource im Unternehmen. Als Möglichkeit hierzu bietet sich hyperWeb an, die soeben lancierte Internet-Plattform für hochwertiges Businesswissen. Näheres zu dieser Plattform und zur kostenlosen Registrierung finden Sie auf www.hyperWeb.org.
4. Wissensmanagement in der Organisation geht alle an. Nichtsdestotrotz sollte einer Person die Lead- oder zumindest Koordinationsrolle übertragen werden. Diese definiert einfache Prozesse des Wissensmanagements, evaluiert einfache und zweckmässige Instrumente und führt diese ein, sorgt für die Information und ggf. Schulung der Mitarbeitenden und nimmt ganz allgemein eine Katalysatorfunktion wahr.
5. Es lohnt sich, Wissensmanagement als kleines Organisationsprojekt aufzusetzen. Dabei empfiehlt es sich, zunächst im kleineren Rahmen erste Erfahrungen zu sammeln und diese in die weiteren Ausbauschritte einfliessen zu lassen. Auch der Erfahrungsaustausch mit anderen Organisationen und mit (praxisnahen) Experten ist sehr hilfreich. Scheuring und die Partner stehen zur Unterstützung gerne zur Verfügung.

Richten Sie Ihr Feedback und Ihre Fragen zu einem praxisorientierten Wissensmanagement gerne an heinz.scheuring@scheuring.ch.

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Das klassische Intranet zeichnet sich mehrheitlich durch statische HTML-Seiten aus, die durch zentrale Administratoren oder Superuser bereitgestellt werden. Moderne Content Management-Systeme bieten vermehrt die Möglichkeit, Inhalte auch durch den Laien ohne Programmierkenntnisse in webbasierte Umgebungen zu stellen. Doch wirklich benutzerfreundlich sind die meisten dieser Systeme nicht.

Die Zeit für eine neue Generation von Intranets ist überfällig. Dabei geht es um mehr als nur die einfachere Erfassung und Bereitstellung von Content. Interaktion und die Verbindung mit den Arbeitsprozessen sind die Stichworte für Intranet 2.0.

Konkret muss das Intranet Teil der Arbeitsumgebung werden, und es sollte voll in die Arbeitsabläufe integriert sein. Die wichtigsten Elemente einer solch integrierten Lösung sind nachfolgend dargestellt.

1. Intranet 2.0 bedeutet zuallererst Link Management. Dabei geht es um den einfachen, sicheren und vor allem schnellen Zugang zu Informationen, Dokumenten, aber auch Websites. Das Link Management muss dabei auf allen Ebenen greifen – jenes der Organisation, der Gruppe, von Projektteam, aber auch des Individuums. Besonders wirkungsvoll ist das Link Management zweiten Grades. Dabei wird relevantes Wissen direkt an das Arbeitsobjekt geknüpft. Mit dem MetaLink von Scheuring lassen sich das Arbeiten und Lernen unmittelbar verbinden. Vertiefende Informationen zum Link Management und dem MetaLink liefert der Quick’n’Clever Nr. 3.

2. Intranet 2.0 ermöglicht es jedem Anwender, im Netz auf einfache Weise Informationsseiten zu erstellen. Die meist komplexen Content Management Tools werden diesem Anspruch nicht gerecht. Lässt sich eine Newsseite zu einem Projekt nicht durch den Projektleiter ebenso einfach erstellen wie eine Seite im Word, dann wird sie oft gar nicht aufgesetzt.

3. Intranet 2.0 bedeutet Kollaboration. Im Vordergrund stehen dabei nicht automatisierte Workflows, sondern die flexible Möglichkeit, Informationen, Tasks, Ideen oder Wissen zu teilen. Und zwar so, dass etwa die Tasks aller Mitarbeiter über alle Aufgaben und Projekte integral verwaltet werden können. Der Mitarbeiter sollte dabei jederzeit nur seine eigenen Tasks sehen (vgl. dazu auch Quick’n’Clever Nr. 1).

4. Intranet 2.0 ermöglicht unterschiedliche Sichten auf die vorhandenen Informationsobjekte. Es darf nicht sein, dass Sie sich im 5-stufigen Gestrüpp des Intranets verirren, während Sie sich lediglich für einige wenige Seiten, Tabellen oder die aktuellen News interessieren. Intranet 2.0 muss zum „Polynet“ werden, indem für verschiedene Nutzergruppen auf einfache Weise unterschiedliche Sichten auf das Informationsmeer bereit gestellt werden können. Die Geschäftsleitung benötigt nicht dieselben Inhalte wie der Sachbearbeiter oder die Marketingabteilung. Und ein neuer Mitarbeiter benötigt andere Informationen, als jemand, der bereits in mehrere Projekte involviert ist.

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hyperManager wurde sowohl für die Linienorganisation als auch für Projektumgebungen konzipiert. Im Bereich des Projektmanagements greift hyperManager auf drei Ebenen.

• Im einzelnen Projekt wird hyperManager zur gemeinsamen Plattform sowohl für das Projektteam als auch für die Entscheidungsträger.
• hyperManager schafft Transparenz über das gesamte Projektportfolio und bietet gleichzeitig direkten Zugriff auf die Einzelheiten der jeweiligen Projekte.
• Und die Organisation als Ganzes unterstützt hyperManager dabei nachhaltig, Projektmanagement-Grundsätze zu leben, relevante Informationen auszutauschen und Wissen zu teilen. Das System kann dabei zu einem wichtigen Eckpfeiler bei der Weiterentwicklung des Projektmanagements werden.

Effizientere Arbeit im Projekt mit hyperManager

Auf der Ebene des einzelnen Projektes unterstützt hyperManager mit einer Vielzahl an Funktionen und Möglichkeiten. Eine Auswahl:

• Projektmitarbeiter haben das Projektleitbild jederzeit vor Augen. Er wird direkt in hyperManager als interne HTML-Page bereit gestellt.
• Die Project Roadmap führt sicher durch alle wichtigen Etappen des Projektprozesses.
• Wertvolle Checklisten für zahlreiche Prozesse rund um den Projektstart, die Projektplanung und –steuerung stehen da zur Verfügung, wo diese gebraucht werden: beim entsprechenden Projektschritt oder beim Arbeitsdokument.
• Das Task Management für das Projekt steht nicht isoliert da. Es ist mit den Tasks aller anderen Projekte verbunden, ohne den Schutz der Projektumgebung zu verlieren. Bei Bedarf können die Projekttasks im Zusammenhang des Task Managements der gesamten Organisation betrachtet werden.
• Risiken im Projekt sind auf einen Klick im Blickfeld – beim nächsten Blick im Quervergleich mit den Risiken aus anderen laufenden oder früheren Projekten.
• Die Kreativität wird durch Brainwritings gesteigert, die von jedem Ort der Welt per Internet gespiesen werden können.
• Alle Projektdokumente sind jederzeit in 2-3 Klicks erreichbar. Nützliches Wissen zum Dokument ist via Rechtsklick aufrufbar.
• Projektrelevante Adressen und wichtige Daten von Projektbeteiligten, Kunden, Lieferanten, Partnern und Stakeholdern sind zentral verfügbar.
• News und Informationen zum Projekt lassen sich auf einfachste Weise einsehen.
• Das Projektgeschehen und Projektänderungen sind zentral dokumentiert – auch als Basis für ein wirksames Claim Management.
• Projektwissen ist für alle am Projekt Beteiligten auf einfachste Weise zugänglich.

Die Inhalte auf der Demo-Plattform – Prozesse, Checklisten und Vorlagen – stellt Scheuring dem Kunden beim Kauf von hyperManager vollumfänglich zur Verfügung.

Das Projektportfolio im Griff mit hyperManager

Das Projektportfolio-Management lässt sich sowohl mit hyperManager separat als auch in Verbindung mit resSolution effektiv unterstützen. Einige Möglichkeiten:

• Das aktuelle Projektportfolio ist auf einen Klick einsehbar, differenziert nach Projektkategorien, Bereichen, Verantwortungen, Stati und beliebigen weiteren Kriterien.
• Das Projektportfolio wird gemeinsam mit dem Ideen-Management geführt. Die isolierte Betrachtung Projekte oder der Ideen bleibt jederzeit möglich.
• Die Bewertung der laufenden und potenziellen Projekte ist Bestandteil der Projektportfolio-Anwendung und damit jederzeit transparent und steuerbar.
• Ein Klick führt vom Projekt im Projektportfolio in die Welt des jeweiligen Projekts: Tasks, Projektdokumente, Meetings, Entscheide.
• Der Zugang aus einem Projekt zu abhängigen Projekten oder Massnahmen erfordert zwei Mausklicks.
• Unser Ressourcenmanagement-System resSolution deckt professionelle Planung und Steuerung der Projektressourcen sowie die Aufwanderfassung ab und spielt eng mit hyperManager zusammen.

Projektmanagement im Unternehmen weiter entwickeln

hyperManager unterstützt auch die Organisation als Ganzes dabei, Projektmanagement-Grundsätze zu leben, relevante Informationen auszutauschen und Wissen zu teilen. Das System kann zu einem wichtigen Eckpfeiler bei der Weiterentwicklung des Projektmanagements werden. Die Ansatzpunkte:

• Die Project Roadmap dient als Rahmen für den standardisierten Projektprozess und ein griffiges Projektmanagement. Aus dieser lassen sich alle weiteren Instrumente und Hilfen erschliessen.
• Die wichtigsten Regelungen zum Projektmanagement (Prozesse, Rollen, Instrumente, Checklisten) sind aus hyperManager heraus mit einem Minimum an Klicks zugänglich.
• Projektbezogenes Wissen wird als Teil des Knowledge Managements in hyperManager festgehalten und lässt sich nach Parametern und via Volltextsuche abfragen.
• Hilfreiches Projektmanagement-Wissen aus dem Internet ist in das unternehmensinterne Projektmanagement-Wissen eingebunden. hyperWeb kann dazu als Quelle dienen.

Das Scheuring-Projektmanagement-Fachbuch Der www-Schlüssel zum Projektmanagement ist in der elektronischen Form nur einen Mausklick von der Projektarbeit entfernt.
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Wir weisen auch auf die beiden Beiträge von Heinz Scheuring im neuen umfassenden Projektmanagement-Fachbuch der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und spm swiss project management association, Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3) hin. Auf insgesamt über 100 Seiten werden die Themen Projektstart (1.19) und Ressourcen (1.12), zwei Kernkompetenzen von Scheuring, fundiert behandelt.

Auf unserer Demo-Plattform finden Sie weitere Informationen dazu, wie Projektmanagement mit hyperManager im Unternehmen eingeführt werden kann.