Oktober 20th, 2013 by Heinz Scheuring

Die Problemstellung

Ressourcenmanagement ist zu einem zentralen Führungsinstrument jedes modernen Unternehmens geworden. Organisationen, die ihre Zukunft aktiv und gezielt gestalten, können dies nur über ein ganzes Set an Projekten erreichen. Und die parallele Realisierung mehrerer Projekte verlangt danach, die richtigen Prioritäten und realistische Ziele zu setzen. Ohne eine professionelle Ressourcenplanung ist dies nicht zu haben.

Die Planung von Ressourcen in der Mehrprojektumgebung ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Die beiden Dimensionen – Projekte und bestehende Linienorganisation – zu einem zielführenden Miteinander zu führen, stellt eine grosse organisatorische Herausforderung dar. Ein funktionierendes Ressourcenmanagement erfordert zunächst vor allem einen zweckmässigen Prozess mit klaren Rollenzuweisungen. Dieser muss bei der Erarbeitung der Unternehmensstrategie beginnen und sich bis zum periodischen Controlling des Projektportfolios erstrecken. Dabei ist das intensive Engagement aller Führungsebenen gefordert.

Doch darüber hinaus benötigt eine zielgerichtete Planung der personellen Ressourcen auch die dazu passenden Werkzeuge. Ohne geeignete IT-Unterstützung lässt sich die Komplexität der Aufgabe nicht bewältigen. Kommunikation, guter Wille und Intuition alleine reichen dazu nicht aus.

Welche Software-Systeme?

Der Einsatz konventioneller Projektplanungssysteme führt beim Ressourcenmanagement nicht zum Ziel. Das Management des einzelnen Projektes und das Projektportfolio-Management repräsentieren unterschiedliche Welten mit verschiedenen Interessen und Bedürfnissen. Diese beiden Ebenen sind sowohl bezüglich der Prozesse als auch der Instrumente auseinanderzuhalten. Und die Abstimmung derselben ist bei aller technischen Unterstützung vor allem eine Aufgabe der Kommunikation zwischen Projektleitern und Linienvorgesetzten. Eine ausführlichere Darstellung zu dieser Thematik bietet der Fachartikel Ressourcenmanagement von Heinz Scheuring.

Moderne Projektportfolio-Management-Systeme verfügen meist auch über umfangreiche Funktionen im Bereich der Ressourcenplanung. Die Erfahrung zeigt indessen, dass nicht der Funktionsumfang über Erfolg und Misserfolg entscheidet, sondern die Frage, wie die wirklich zentralen Planungsfunktionen implementiert sind und wie einfach und überzeugend sich diese durch den User erschliessen lassen. resSolution nimmt für sich hier in Anspruch, einen pragmatischen Weg zu gehen, der sich in der Praxis überaus gut bewährt.

Die wichtigsten Regeln für ein erfolgreiches Ressourcenmanagement

  1. Der Lead ist beim Linienmanagement. Eine teilweise Übertragung der Verantwortung auf ausgewählte Projektleiter ist denkbar, erfordert aber ein sehr umsichtiges Design und eine starke übergeordnete Führung.
  2. Die Planung bleibt grob, sie erfolgt in der Regel bis auf Stufe Projektphase. Auf eine Ressourcenplanung bis auf Vorgangsebene wird verzichtet. Die Detailplanung kann gegebenenfalls "weich" an die Ressourcenplanung angedockt werden**.
  3. Für die Ressourcenplanung kommt nicht das Projektplanungstool, sondern ein Projektportfolio-Management-System mit professioneller Ressourcenplanungsfunktion zum Einsatz.
  4. Um aus den Erfahrungen zu lernen, die effektiven Aufwände und Kosten von Projekten transparent zu machen und die Ressourcenplanung laufend zu verbessern, ist die Aufwanderfassung integraler Bestandteil eines Ressourcenmanagements ("Learning on the Portfolio").
  5. Die Prozesse und Rollen werden klar definiert und konsequent gelebt. Dabei verstehen Projektleiter und Linienmanager die Ressourcenvereinbarungen als verbindlichen Vertrag.

**Eine mögliche Spielart dazu ist die von den Scheuring-Systemen resSolution und hyperManager unterstützte "weiche Integration". Das Projektportfolio-Management und die Projekt-Detailplanung werden hier so miteinander gekoppelt, dass eine gefahrlose Kommunikation zwischen diesen unterstützt wird. Die Einzelheiten dazu enthält der erwähnte Fachartikel.

Fazit

Die hohe Komplexität der Ressourcenplanung darf keine Rechtfertigung dafür sein, um diese einen grossen Bogen zu machen. Diese Herausforderung muss angenommen und als Chance verstanden werden.

Falls Sie in einem unverbindlichen, kostenlosen Gespräch mehr dazu erfahren möchten, melden Sie sich hier zu einem Beratungsgespräch oder einer Webdemo an.

resSolution Website: www.ressolution.ch

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