Dezember 12th, 2011 by Heinz Scheuring

SharePoint in Verbindung mit hyperManager effizienter nutzen

Kollaborations-Plattformen haben Hochkonjunktur. Auch dieses Feld ist von Microsoft prominent besetzt. Das inzwischen weit verbreitete SharePoint wird als Plattform im Unternehmen betrieben. Unter den Namen „Office 365“ bietet Microsoft das Produkt seit kurzem auch als sogenannte SaaS-Lösung (Software as a Service) an. Damit werden insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen anvisiert.

Microsofts Produkte verfügen in der Regel über einen grossen Funktionsumfang. Auch bei SharePoint ist dieser enorm. Für den Benutzer ist es dabei nicht einfach, die Möglichkeiten ohne vertiefte Kenntnisse der Software effizient zu nutzen. Kommt dazu, dass in grösseren Organisationen die Zahl an Websites, „Portlets“, Listen und anderen Elementen schnell eine Dimension erreicht, bei der die Übersicht verloren geht.

Genau hier setzt hyperManager an. Mit hyperManager wird eine „Meta-Ebene“ über SharePoint, FileStrukturen und Internet gelegt. Mit dieser wird exakt das abgebildet und in wenigen Klicks erreichbar gemacht, was für eine Organisationseinheit, ein Projektteam oder eine einzelne Person relevant ist.

Die konkreten Möglichkeiten:

  • Ausgewählte Sites aus dem SharePoint-basierten Intranet werden in hyperManager eingebunden. Die Benutzer-orientierte Zusammenstellung der relevanten Inhalte wird mittels weniger Mausklicks erreicht. Dabei lassen sich unterschiedlichste Gruppen und Interessen, einschliesslich der individuellen Sicht, in einer Anwendung kombinieren.
  • Tasks werden aus SharePoint in hyperManager importiert, hyperManager wird zum Lead-Instrument für das Task Management.
  • hyperManager wird für ein effizientes Link Management eingesetzt, wie es sich mit SharePoint 7 oder Office 365 nicht abbilden lässt. Links aus den hyperManager-Desks werden dabei sowohl auf SharePoint-Dokumente als auch auf Dokumente und Web-Adressen ausserhalb gelegt.
  • Adressen werden aus SharePoint in hyperManager importiert, gegebenenfalls aus verschiedenen Listen/Quellen. Der hierarchische Vorfilter von hyperManager wird für schnelle und gleichzeitig differenzierte Auswertungen/Abfragen eingesetzt.

hyperManager ist in der Personal Version kostenlos verwendbar. Hier geht’s zum Download.

Anwender von SharePoint oder Office 365 erhalten mit hyperManager den Baustein, der eine effiziente Nutzung der Plattform ermöglicht und auf die individuellen Bedürfnisse von Anwendergruppen und Anwendern eingeht.

Die Demo-Plattform vermittelt einen ersten Einblick. Wenn Sie Ihre Effizienz mit hyperManager substanziell steigern möchten, zögern Sie nicht, mit uns eine Web-Demo oder einen Präsentationstermin zu vereinbaren. Unabhängig davon, ob Sie SharePoint einsetzen oder nicht.

Klicken bis zum Umfallen

Die Sünde

Der überfüllte Desktop-Bildschirm, die überquellende Favoritenliste im Browser, vor allem aber 10 Klicks und mehr bis zum gesuchten Dokument sind der eindrückliche Beleg: Wie wir auf unsere Dokumente und Webadressen zugreifen, ist nicht nur sehr umständlich, sondern auch unwirtschaftlich. Ganz zu schweigen von all jenen Fällen, wo sich das Dokument später als eine veraltete Version entpuppt oder, schlimmer, wo dieses nicht mehr gefunden wird. Der vermeidbare Aufwand wird sinnvoller in produktive Arbeit – oder in die Freizeit – gesteckt.

Meine Empfehlungen

  1. Machen Sie eine ABC-Analyse. Identifizieren Sie jene Dokumente, auf die Sie häufig zugreifen. Legen Sie eine Meta-Ebene an, in der Sie diese Dokumente mittels Hyperlinks zugänglich machen. Arbeiten Sie diese Links Schritt für Schritt ein – dann, wenn Sie diese das nächste Mal aufrufen. Damit fällt praktisch kein Mehraufwand an.
  2. Nutzen Sie diese Art von „Link Management“ nicht nur für den Aufruf von Dokumenten, sondern auch für den Zugang zu häufig genutzten Internet-Websites oder Pages aus Ihrem Intranet-Gestrüpp.
  3. Stellen Sie Zugänge, die Ihr Team oder alle Mitarbeiter der Organisation häufig benötigen, auch Ihren Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung.
  4. Verwenden Sie für die persönliche Organisation dieser Meta-Ebene hyperManager. Das Tool kann kostenlos heruntergeladen und genutzt werden, sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Umfeld. Kommt hyperManager im Multi-User-Betrieb zum Einsatz, amortisieren sich die Lizenzkosten durch die eingesparte Zeit innerhalb weniger Wochen.
  5. Wenn hyperManager in Ihrem Umfeld nicht infrage kommt: Bauen Sie Ihr Link Management in Excel oder einer vergleichbaren Software auf.

Weiterführende Informationen

Unter dem Begriff Link Management propagiert Scheuring die Einführung einer Meta-Ebene sowie die engere Verknüpfung von Arbeiten und Lernen. Der zum Patent angemeldete MetaLink ermöglicht diese Integration.

Link Management auf Wikipedia:

Link Management auf dem Quick’n-Clever Blog

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