Mai 9th, 2015 by Heinz Scheuring

resSolution – die Geschichte

resSolution gilt unter Experten als das führende System für das Management der Ressourcen in der Mehrprojektumgebung. Anfänglich als reines System für die Ressourcenplanung konzipiert, deckt resSolution heute indessen auch alle anderen Anforderungen an das Multiprojekt- oder Projektportfolio-Management ab.

Werfen wir kurz einen Blick auf die Geschichte von resSolution:

  • 1994/95: Version 1.0 auf Basis Excel.
  • Herbst 1995: erste, mit externen Programmierern von Grund auf entwickelte Version resSolution 2.0.
  • 1996/1997: Aufbau eines eigenen Entwicklungsteams mit bald 5 Entwicklern unter der Leitung von Remo Aschwanden.
  • 1997 Version 3.0 mit Zeiterfassungsfunktionalität.
  • 1998-2008 Weiterentwicklung bis zu Release 4.5
  • 2007 Start der Entwicklung von hyperManager. Freigabe Version 1.0 im 2008.
  • 2012 Freigabe resSolution 5R, des Reporting-Moduls auf Basis von hyperManager.
  • 2015 Freigabe resSolution 5.0 – das integrierte Management-System.

resSolution ist heute ein ausgereiftes Projektportfolio-Management-System mit Zeiterfassung, Aufwand- und Kosten-Controlling sowie einem äusserst flexiblen Reporting. Es unterstützt das Top Management ebenso wie Projektleiter und das Linienmanagement.

resSolution verkörpert das Konzept der drei Welten, das Scheuring seit 20 Jahren als Pionier des Ressourcenmanagements in unzähligen Unternehmen erfolgreich eingeführt hat. Dass andere Hersteller inzwischen einen ähnlichen Weg beschreiten – den Verzicht auf die starre Integration von Projektportfolio-Management und Feinplanung des Einzelprojektes – bestätigt unseren Ansatz.

Mit resSolution 5.0 schreiben wir nun also das nächste Kapitel in der resSolution Erfolgsgeschichte. Seien Sie Teil der Geschichte und nutzen Sie die unschlagbare Effizienz, Direktheit und das viel gerühmte, einfache Benutzerkonzept.

Buchen Sie hier eine Web-Demo oder eine persönliche Präsentation.

Wenn Sie sich in die Scheuring-Philosophie vertiefen möchten – hier werden Sie fündig:

 

resSolution 5.0 – die Neuerungen

resSolution 5.0 besticht durch die umfassenden Möglichkeiten, die das neue Gewand von hyperManager ermöglicht. Webfähigkeit, mächtige Reportingfunktionen gesellen sich zum bewährten resSolution-Konzept dazu.


Das integrale Management-System

 

Web-Technologie. resSolution 5.0 lässt sich ortsunabhängig einsetzen. Ohne Installation.

Reporting à gogo. resSolution ermöglicht eine unbegrenzte Zahl an Ansichten. Für diese lassen sich sämtliche Parameter (Zeitbereich, Zeitraster, aktiver Filter, Sortierung, gewähltes Projekt, gewählte Ressource etc.) voreinstellen.

Adressaten-orientierte Umgebung (1). Frei definierbare Registersysteme ermöglichen beliebig viele Umgebungen für verschiedene Bedürfnisse und Adressaten. Damit gelangt der Top Manager mit einem Klick ebenso direkt in seine Report-orientierte Umgebung wie der Teamleiter in seine Welt der Planung oder der Mitarbeiter in die übersichtliche Zeiterfassungsansicht.

 

Baumnavigation (2). Ressourcen und Projekte lassen sich bequem via auf- und zuklappbare Baumstruktur anwählen.

Hierarchischer Vorfilter (3). Dieses patentgeschützte System ermöglicht die äusserst flexible, effiziente und transparente Selektion von Projekten und/oder Ressourcen und damit den präzisen Fokus auf jenen Teil der Daten, der interessiert.

Kreuzreports. Dabei handelt es sich um verschachtelte Reports aus Projekten und Ressourcen. Zur Ressource werden die Projekte aufgeführt, an der diese beteiligt ist – oder umgekehrt.

Histogramme (4) auch mit Doppelsäulen. Das resSolution Belastungsdiagramm ermöglicht den direkten Vergleich von Plan und Ist in doppelsäuligen Histogrammen.

Projektportfolio-Management mit Ampel-Reporting. Durch die Kombination mit den hyperManager-Funktionen lässt sich das Projektportfolio-Management direkt mit resSolution verbinden oder ergänzend als hyperManager-Anwendung führen. Dies ist nicht zuletzt in Zusammenhang mit dem Ideen-Management interessant.

Weiche Integration mit Projekt-Detailplanung. resSolution bietet Projektportfolio-Management und Ressourcenplanung auf Management-Ebene in Verbindung mit der Detailplanung durch den Projektleiter. Dies ohne das Risiko, dass Projektleiter durch Fehlmanipulationen die Ressourcenplanung wie das berühmte Kartenhaus zum Einstürzen bringen. Scheurings Konzept der weichen Integration macht es möglich.

Link Management – Dokumenten-Management. resSolution bietet mit dem Link Management der hyperManager-Funktionalität den effizientesten Zugang zu Dokumenten und URL-Adressen.

Strukturiertes Datenmanagement. Mit der hyperManager-Funktionalität lässt sich eine unbegrenzte Zahl an Datenanwendungen anlegen für: Projektwissen, Adress- und Kontaktmanagement, Projektjournale, Projektänderungen, Prozesse und Checklisten und vieles mehr.

Content Management. resSolution ist in Verbindung mit hyperManager auch ein Content-Management-System und ermöglicht damit ein Projekt-Intranet, News-Funktionen oder ein effizientes Besprechungs-Management.

Integriertes FileSharing. Ein integriertes WebDAV-Laufwerk ermöglicht den bearbeitenden Zugriff auf Dokumente von jedem Standort aus.

Umfassendes Berechtigungssystem. Berechtigungen lassen sich nun nicht nur funktional, sondern auch für jedes einzelne Projekt und jede Ressource individuell definieren.

Darüber hinaus bietet resSolution selbstredend weiterhin das unschlagbare Würfel-Konzept mit den drei editierbaren Ansichten und der Unterstützung sowohl der automatischen als auch der manuellen Verteilung von Aufwänden.

In Verbindung mit hyperManager wird resSolution 5.0 zum umfassenden Management-System und zum zentralen Interface für sämtliche wichtigen Informationen und Daten.

 

Weiterführende Links
resSolution Flyer
www.ressolution.ch
Ressourcenmanagement endlich in den Griff bekommen
Software-Evaluation: mit Vollgas ins Verderben

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September 13th, 2014 by Heinz Scheuring

Projektmanagement auf dem Web-Tablett

Seit seinem Erscheinen vor 12 Jahren zählt Der www-Schlüssel zum Projektmanagement zu den beliebtesten Standardwerken für Lehre und Praxis. Die Scheuring-eigenen, stark praxisorientierten Methoden bieten einen wesentlichen Mehrwert gegenüber herkömmlichen Werken. Stichworte: Das Start-Brainstorming, die Maske 23, das 0. Gebot, die Weg-/Resultat-Matrix, das Konzept der flexiblen Projektorganisation u.v.m. Darüber hinaus werden auch Problemlösungstechniken, Projektportfolio-Management sowie die Informatik-Unterstützung im Projektmanagement fundiert behandelt. Direkt nutzbare Checklisten, die vom Web heruntergeladen werden können, runden das Angebot ab.

Das Fachbuch liegt inzwischen in der 6. Auflage vor. Die Verbindung zu hyperWeb-Projektmanagement schafft einen wesentlichen Zusatznutzen gegenüber konventionellen Projektmanagement-Büchern. Buchkäufer erhalten den Zugang zu dieser Web-Plattform während 6 Monaten kostenlos, danach zu vergünstigten Konditionen. Die Inhalte auf dem Web lassen sich aber auch ohne Buch abonnieren und nutzen.

Informationen zum Fachbuch
Flyer zum Fachbuch
Informationen zu hyperWeb-Projektmanagement
Informationen zum eBook

Ankündigung resSolution 5.0

Das beliebte Ressourcenplanungs- und Projektportfolio-Management-System resSolution wird demnächst in der 5. Generation erscheinen. Die voll webbasierte Ausgabe des Systems wird insb. in den Bereichen Reporting und Customizing einen entscheidenden Mehrwert bieten. Wir werden den 20. Quick’n’Clever – die „Jubiläumsausgabe“ – hauptsächlich diesem Generationenwechsel widmen.

Interessenten bieten wir gerne ab sofort mittels einer persönlichen Web-Demo einen Einblick in die neue Version.

Anmeldung zur kostenlosen persönlichen Web-Demo

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Juni 3rd, 2014 by Heinz Scheuring

Software ist zu einem der wichtigsten Produktionsfaktoren in Unternehmen und Organisationen geworden. Entsprechend hohe Bedeutung hat die Evaluation und Auswahl der am Markt angebotenen Lösungen. Betrachtet man die Zahl an (Miss-)Erfolgen von Software-Einführungen, könnte man allerdings zu einem anderen Schluss gelangen.
Was läuft schief bei der Spezifikation und Auswahl von Software? Was ist zu beachten, damit das Werkzeug seine Zielsetzung – einen substanziellen Beitrag an den Erfolg des Unternehmens zu leisten – zu erfüllen vermag? Der folgende Beitrag ist die Zusammenfassung eines umfassenderen Artikels zum Thema.

Frustration nach der Software-Einführung – warum?

Wie kommt es, dass Unternehmen und Anwender nach der Einführung neuer Software-Lösungen ihre Erwartungen immer und immer wieder enttäuscht sehen? Was läuft schief? Woran scheitern diese Projekte und wer macht dabei was falsch? Warum zählt das unten geschilderte Szenario nicht zu den seltenen Betriebsunfällen, sondern zur Tagesordnung?

Drama in acht Akten: Phasenmodell für Software-Evaluation

1 Die Motivation
Alle sind dafür. Das neue System soll einen wesentlichen Beitrag an die Arbeitseffizienz und Entscheidungsqualität leisten.

2 Der Stolz
Der Kriterienkatalog steht. Das Projektteam hat an alles gedacht. Der Projektausschuss verdankt die hervorragende konzeptionelle Arbeit.

3 Die Begeisterung
Der Entscheid ist gefällt. Das System wurde auserkoren. Der Lieferant scheint hoch professionell. Die Einführung kann starten.

4 Die Nach(t)arbeit
Der Aufwand für Customizing, Anpassungen und Rollout sind wesentlich grösser als geplant. Zusätzliches Personal wird freigestellt, das Budget erhöht. Manche überstunde wird geleistet. Der Wille zum Erfolg ist jedoch ungebrochen.

5 Die Ernüchterung
Der erhoffte und versprochene Nutzen bleibt aus. Das System ist kompliziert. Die Akzeptanz schwindet. Schuldige werden gesucht.

6 Die Schattenwirtschaft
Die alten Lösungen werden aus der Versenkung geholt, zunächst noch heimlich. Das Management beginnt nach den Ursachen für das Desaster zu fragen.

7 Der Ersatz
Das Management bittet zur Krisensitzung. Der Misserfolg wird nicht mehr schöngeredet. Die Rückkehr zu den alten, selbstgestrickten Insellösungen mit Handarbeit wird autorisiert.

8 Zurück auf Feld 1
Die Evaluation einer alternativen Lösung wird budgetiert. Der Leiter des Projektausschusses ernennt sich zum Projektleiter.

 

Gut gemeint…

Anwender und unterstützende IT-Fachkräfte meinen es gut, wenn sie Pflichtenhefte aufstellen. Vielfach leider nur zu gut. Nicht zuletzt Testberichte von Experten werden studiert, in denen verschiedene Lösungen verglichen und die neusten Funktionen angepriesen werden. Und schon stehen Features auf der Liste der Anforderungen an das neue System, die hier eigentlich nichts zu suchen hätten, da sie dem Zweck des neuen Systems – einen Beitrag an die Unternehmensziele zu leisten – überhaupt nicht dienen. Denn selten haben die Tester die Software über eine längere Zeit unter realitätsnahen Bedingungen selber eingesetzt. Die Folge: Tools, die auf das Wesentliche fokussieren und dadurch besonders erfolgversprechend sind, schaffen es häufig nicht einmal auf die Longlist. Da leider nur selten Praxis-Härtetests über den Kauf einer Lösung entscheiden, trimmen vorab potente Hersteller ihre Lösungen auf überzeugende Wirkung bei der Demo und hohe Punktzahl beim Vergleichstest. Die Praxistauglichkeit bleibt dabei auf der Strecke. Denn was bei der Demo leicht bedienbar, durchdacht und sexy wirkt, kann sich in der Realität als das pure Gegenteil herausstellen.

 

Am Beispiel Projektportfolio-Management-Systeme

Ein Software-Produkt im Bereich Projektmanagement und Projektportfolio-Management ist dazu da, die Erfolgschancen von Projekten zu erhöhen bzw. das Projektportfolio so zu gestalten und zu steuern, dass dieses den grösst möglichen Beitrag an den Unternehmenserfolg leistet. Jede Funktion der Software ist letztlich diesem Ziel unterzuordnen. Entscheidend sind dabei die folgenden Fragen:

  • Wie wahrscheinlich ist es, dass die Funktion genutzt wird?
  • Welchen konkreten Beitrag vermag die Nutzung der Funktion an den Erfolg des Projektes bzw. an das Unternehmen zu leisten?
  • Mit welchem Aufwand / wie effizient lässt sich diese durch den normalen User nutzen?
  • Welche Risiken könnte der Einsatz der Funktion bergen (z.B. den Verzicht auf persönliche Kommunikation), welche Nebenwirkungen könnte er auslösen?

Kriterienkataloge, wie sie in Vergleichstests und einschlägigen Studien für professionelle Projektmanagement-Systeme zum Einsatz kommen, werden im Folgenden unter diesen Aspekten einer kritischen Analyse unterzogen. Der Fokus liegt dabei auf dem Projektportfolio-Management (PPM).

  • Projektbewertung und -priorisierung. Die Bubble Charts des PPM-Tools mögen ansprechend aussehen. Wenn es jedoch darum geht, die Auswertungen an die spezifischen Bedürfnisse und Vorstellungen des Managements anzupassen, dürfte so viel Zeit in das Customizing fliessen, dass Excel die bessere Wahl gewesen wäre.
  • Ressourcenreservationen. Die Reservation von Ressourcen durch den Projektleiter mit automatischer Information des Linienvorgesetzten steht der Kommunikation zwischen den beiden Playern im Weg. Die Qualität der Planung wird in aller Regel besser, wenn die Planungsdaten nach der persönlichen Abstimmung mit dem Projektleiter durch die Linie erfasst werden, da die Ressourcenplanungshohheit bei den Linienmanagern liegt.
  • Automatischer Belastungsabgleich. Er ist ein Paradebeispiel für Fehlleitungen durch solche “Evaluationshilfen”. Diese Anforderung lässt sich aufgrund der Komplexität der Aufgabenstellung mittels einer Software praktisch nicht erfüllen¹. Sie suggeriert eine Entscheidungshilfe, die in Wirklichkeit eher eine Hilfe zur Fehlentscheidung ist.
  • Weiter zu erwähnen sind quantifizierte Risikoanalysen, .Stakeholder-Analysen, das Management von Change Requests oder auch CRM-Funktionen, die Kampagnen und E-Mailings unterstützen. Solche Aufgaben werden durch die Hausmittel der Officepalette oder dedizierte Lösungen meist wesentlich überzeugender und/oder mit weniger Aufwand unterstützt als mit der lustlos implementierten Nebenfunktion im PPM-Tool.
  • Integriertes System. Eine besonders zentrale Thematik ist die starre Kopplung von Einzelprojektplanung und Projektportfolio-Management im selben System, wie sie von einzelnen Theoretikern auch heute noch propagiert wird. Dabei wird die Verantwortung für die Ressourcenplanung dem Projektleiter zugeordnet, und diese erfolgt auf Vorgangsebene. Dass die Anwender dieses integrierten Ansatzes zuerst die Ernüchterung, dann den Absturz erleben müssen, bevor sie realistische Wege beschreiten, zählt zu den Klassikern unter den Evaluationsunfällen bei Projektmanagement-Systemen (vgl. dazu das Konzept der drei Welten im Whitepaper² des Autors).

 

Die Verantwortung der Experten

Autoren von Vergleichsstudien argumentieren, es sei Sache des künftigen Anwenders, aus ihren Berichten die für sie relevanten Kriterien herauszufiltern und diese ihren Bedürfnissen entsprechend zu gewichten. Das ist nur teilweise korrekt. Denn dabei wird vorausgesetzt, dass die Organisation, die sich auf die Suche nach einem neuen System macht, weiss, welche Bedeutung jede einzelne der unzähligen beschriebenen Funktionen für sie hat. Das trifft jedoch in den wenigsten Fällen zu. Häufig wird Software für Funktionen evaluiert, die professionelles Spezialwissen erfordern, das vielfach sogar in grossen Unternehmen fehlt. Und auch der Berater tappt häufig in dieselbe Falle wie der Anwender, da er sich bei seinen Empfehlungen auf die einschlägigen Studien abstützt. Experten sollten es als ihre edelste Aufgabe sehen, den potenziellen Anwender von kaum relevanten oder gar kontraproduktiven Funktionen fernzuhalten. Es macht keinen Sinn, wenn neun von zehn Anwender die mühsame Erfahrung machen müssen, dass die Bewertung des Projektportfolios mit der integrierten Funktion des PPM-Tools mehr Aufwand erfordert und ein schlechteres Resultat produziert als die bisher genutzte Excel-Tabelle. Die unkommentierte Bewertung einer umfangreichen Kriterienliste ist deshalb nicht nur wenig hilfreich, sie ist gefährlich.
Meist fehlen in Studien und Testberichten zu Business Software in der Regel auch brauchbare Anhaltspunkte zur Nutzungseffizienz. Im praktischen Einsatz ist entscheidend, wie direkt und schnell Eingriffe im System möglich sind. Studien testen an solchen zentralen Fähigkeiten meist vorbei.

 

Was ist gute Software?

Die Qualität einer Software-Lösung misst sich an der Frage, mit welchem Aufwand durch den Einsatz des Systems welcher Nutzen für das Unternehmen oder die Organisation erzielt werden kann. Relevant ist hierbei nicht der Anfangsnutzen, sondern der Nutzen über die gesamte Dauer des Betriebs. Dieser drückt sich in besseren Entscheiden, geringerem Aufwand, besseren sachlichen Resultaten, aber auch zusätzlich generierten Erträgen, gewonnenen Kunden etc. aus. übersteigt der Nutzen nicht klar den Aufwand, muss die Systemeinführung als Misserfolg gewertet werden.
Auch wenn sich Qualität von Software nicht objektiv messen lässt – die Fragen in der Box können als Gradmesser für den Nutzen dienen, den eine bestimmte Softwarefunktion stiftet.

Software-Qualität – die Kernfragen

Voraussichtlich benutzte Funktionen

  • Wie häufig wird die Funktion benötigt?
  • Welchen Nutzen (bessere Entscheide, weniger Aufwand, bessere inhaltliche Resultate, zusätzliche Erträgen, neue Kunden…) generiert die Funktion? Welchen Nutzen (bessere Entscheide, weniger Aufwand, bessere inhaltliche Resultate, zusätzliche Erträgen, neue Kunden…) generiert die Funktion?
  • Wird die Funktion bzw. wie häufig wird sie wirklich genutzt (wie einfach lässt sich die Bedienung der Funktion erlernen, wie einfach ist diese auffindbar, wie schnell aus häufigen Positionen aufrufen/aktivieren)?
  • Welchen Zeitaufwand erfordert die Nutzung der Funktion?
  • Welchen Aufwand erfordert die Implementation (Kauf, Einrichtung, Schulung) und die Betreuung (Support) der Funktion?

Voraussichtlich nicht benutzte Funktionen

  • Wie gut unterstützt die Software die Entscheidung, eine Funktion zu nutzen oder gezielt zu ignorieren?
  • Wie weit bleibt die Funktion im normalen Betrieb im Hintergrund und belastet den Anwender nicht?
  • Lässt sich die Funktion ausblenden oder auf eine tiefere, entfernte Ebene schieben (durch den Anwender, durch den Administratoren)?

Die Softwarequalität ergibt sich nun als Summe der Bewertung aller Funktionen nach diesem Raster, wobei die Bewertungsresultate der zweiten Fragenkategorie in Abzug zu bringen sind.

 

Was ist zu tun?

Vergleichsstudien und Testberichte können wertvolle Anhaltspunkte bei der Evaluation einer Software-Lösung liefern. Mehr nicht. Um bei der Evaluation und Einführung von Software-Anwendungen Flops zu vermeiden, bieten sich ergänzend oder alternativ die folgenden Möglichkeiten an:

  • Besprechung mit Referenzanwendern. Hier ist allerdings grosse Vorsicht geboten. Die Hersteller verstehen sich darin, die “richtigen” Kunden auszuwählen, wenn es darum geht, ihr System im besten Licht erscheinen zu lassen.
  • Präsentation durch den Hersteller aufgrund präziser Aufgabenstellungen und Fragen. Dieses Vorgehen eignet sich sehr gut, die kritischen Aspekte bezüglich Funktionalität und vor allem deren Implementation aufzudecken. Vorausetzung ist, dass der künftige Anwender bei der Definition seiner Anforderungen die in diesem Beitrag beschriebenen Fehler vermeidet.
  • Laboranalysen. Hier werden repräsentative, praxisrelevante Aufgabenstellungen vorgegeben, die durch die späteren Anwender zu lösen sind. Dies erfordert einigen Aufwand, kann sich bei grösseren Anschaffungen indessen lohnen.
  • Pilotbetrieb. Nichts kommt bezüglich der Aussagefähigkeit an den Test einer oder weniger Lösungen durch den Kunden mit dem realen Tool unter realen Bedingungen heran. Dabei sind repräsentative Anwender einzuladen, was auch solche einschliesst, die zu dieser Rolle überredet werden müssen.
  • Eigener Kriterienkatalog. Die Anforderungen und der Kriterienkatalog sollten aufgrund der (geplanten oder schon bestehenden) Nutzung der Funktionen im realen Betrieb abgeleitet werden. Ein Pilotbetrieb kann diesen Prozess ideal unterstützen.
  • Berater sollten sehr sorgfältig ausgewählt werden. Kompetenzen und Haltung des Beraters sind an den in diesem Beitrag aufgezeigten Zusammenhängen kritisch zu prüfen.
  • Benutzerdokumentation. Der Kunde sollte die zentralen Punkte für eine erfolgreiche Anwendung der Software in einer knappen Dokumentation zusammenstellen. Diese soll nicht nur Zweck, Einsatzmöglichkeiten und die wichtigsten Handgriffe beinhalten, sondern vor allem auch praktische Hinweise und Hilfen zu einer sinnvollen Nutzung bieten. Dazu gehört auch, den User davor bewahren, fragwürdige Funktionen zu nutzen.

Werden diese Grundsätze beachtet, ist die Wahrscheinlichkeit für erfolgreiche Software-Einführungsprojekte massiv höher als bei der Beschränkung auf Vergleichstests, Demos und Expertenmeinungen.

 

Fazit

Der Schaden, den fehlgeleitete Software-Evaluationen in Unternehmen, Organisationen und ganzen Volkswirtschaften anrichten, ist immens. Einen erheblichen Anteil an dieser Situation haben fragwürdige Studien und Vergleichstests, die an den wahren Bedürfnissen der Anwender vorbeizielen und die Software-Hersteller dazu animieren, bei der Weiterentwicklung ihrer Lösungen die falschen Prioritäten zu setzen.
Die Software-Industrie darf sich davon nicht beirren lassen. Sie muss sich den Anwendernutzen als den zentralen Massstab für ihr Handeln auf die Fahne schreiben (vgl. Kasten). Auf eine kurze Formel gebracht, ist Software-Qualität die Summe des Nutzens, den alle implementierten Funktion erzielen minus die Belastungen, die Unnötiges und Fragwürdiges dem Anwender auferlegen.

Grundsätze guter Software-Entwicklung

Tipps für Software-Hersteller: Beachten Sie bei der Konzeption und Entwicklung Ihrer Software-Produkte die folgenden Grundsätze:

  • Weniger ist bei Software meist mehr. Prüfen Sie jede vorhandene oder geplante Funktion auf deren Relevanz für den normalen User.
  • Stufen Sie selten benutzte Funktionen oder solche, die nur Verkaufsfunktion haben, so weit herunter, dass der User damit im Normalfall nicht konfrontiert wird.
  • Minimieren Sie die Anzahl Befehle/Clicks bis zum Endresultat.
  • Tabellen ermöglichen häufig wesentlich effizientere Dateneingaben und ein übersichtlicheres Reporting als Formulare. Nutzen Sie die zwei Dimensionen des Bildschirms.
  • Implementieren Sie möglichst durchgängig editierbare Ansichten anstelle toter Reports: Integrieren Sie die Auswertungs- mit der Editierumgebung.
  • Visualisieren Sie, was sinnvoll ist. Das ist vieles, aber eben nicht alles, was möglich ist.
  • Geben Sie den Customizing-Möglichkeiten für den normalen User (nicht den Administratoren) künftig das doppelte Gewicht.

Die Fachmedien müssen das Gewicht sehr viel mehr auf die Kernfunktionen legen sowie darauf, wie diese implementiert sind, statt sich mit News über neue fantastische Features zu übertrumpfen, die kaum ein Anwender je nutzen wird. Dies ist nicht nur für den Anwender wichtig. Ebenso geht es darum, der Software-Industrie, nicht die falschen Entwicklungsanreize zu liefern.

Wer für die Einführung einer neuen Software-Anwendung verantwortlich ist, möge die Anregungen nutzen, um bei der Vorauswahl und Evaluation von Software-Systemen die richtigen Entscheide zu fällen.

 

Quellen und Vertiefungsmöglichkeit

¹ Fachbuch Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3) der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und spm swiss project management association, Kapitel 1.12 Ressourcen, Heinz Scheuring, ISBN 9783-924841-40-9.

² Whitepaper Projektmanagement-Software: vom Albtraum zum Erfolg von Heinz Scheuring, 2013 (Informationsmaterial auf www.ressolution.ch)

Lesen Sie den ausführlichen Artikel zu diesem Thema. Hier können Sie diesen herunterladen:
Software Evaluation: Mit Vollgas Ins Verderben

 

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Februar 24th, 2014 by Heinz Scheuring

Die Herausforderung

Kurzfristige ToDo-Planung im Outlook. Excel-basierte Planung der Tasks in der eigenen Gruppe. Drei separate Tasklisten aus der Mitarbeit in Projekten. Planung des eigenen Projektes mit Microsoft Project. Tasks auf der gemeinsamen Abteilungs-Taskliste im Intranet. Private ToDos im manuell geführten Planer. So oder ähnlich gestaltet sich das Task Management des engagierten Gruppenleiters oder der kreativ tätigen Sachbearbeiterin. Hier die übersicht zu behalten, ist – gelinde gesagt – schwierig.

Tasks und ToDos fallen sowohl auf der individuellen Ebene wie auch im Team an. Und sie sind Gegenstand von Linienaufgaben ebenso wie der Projektarbeit. Sämtliche Tasks unter einen Hut zu bringen, jederzeit die übersicht über die persönlichen ToDos und die Tasks im Team zu behalten, ist und bleibt deshalb eine anspruchsvolle Aufgabe. Effizientes Task Management erfordert beides: klare, praxisgerechte organisatorische Regelungen sowie Tools, die diese bestmöglich unterstützen.

 

Organisatorisches zum Task Management

Zunächst das Wichtigste: Auch beim Task Management führen überzogene Erwartungen und Perfektionsdenken ins Abseits. Realismus und Pragmatismus anstelle der Maximallösung sollten hier die Devise sein. Dies bedeutet indessen nicht, sich mit dem eingangs geschilderten Zustand abzufinden.

In der Organisation – dem Team oder der Abteilung – setzt effizientes Task Management zunächst vor allem Eines voraus: ein gemeinsames, über die eigene Person hinaus führendes Task Management überhaupt zu wollen. Das auf die eigene Person bezogene Gärtchendenken sollte dem Wir weichen. Gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten und dies die Teammitglieder wissen zu lassen, Offenheit dieser Art als Chance zu sehen, sich im Team und vielleicht darüber hinaus auszutauschen, andere zu unterstützen, aber ebenso sich helfen zu lassen ist das, was Teamarbeit letztlich ausmacht.

Ist dieser Wille gegeben, gilt es festzulegen, welchen Ausschnitt der Organisation das Task Management in einem ersten Schritt umfassen und welche Aufgabenbereiche es einschliessen soll. Im Zweifelsfall sollte diese Abgrenzung besser enger als zu weit gefasst werden. Dies reduziert die Komplexität und erhöht damit die Chancen auf rasche erste Erfolge. Die Teamebene mit 5 bis 10 Personen könnte etwa den richtigen Rahmen bilden. In einem späteren Schritt kann das Task Management auf das Nachbarteam, die Abteilung oder den ganzen Bereich ausgedehnt werden.

Eine besondere Herausforderung stellt die Integration von Projektarbeit in das Task Management dar. Projekte werden in der Regel mit anderen Tools geplant als die Aufgaben in der Linie, was eine Zusammenführung erschwert. Doch genau hier lohnt sich die kritische Analyse. Nur in wenigen Fällen ist die Projektplanung wirklich auf die spezialisierten Funktionen von Projektplanungstools angewiesen. Tasklisten, ggf. unterstützt durch Balkendiagramme, reichen in der Mehrzahl der Fälle auch für die Planung und Steuerung von Projekten aus. Mehr noch: Sie können die Projektleiter und das Projektteam sogar entlasten von unnötiger Komplexität solcher dedizierter Werkzeuge. Und wird das Management der Projektarbeit mit den Tasks aus der Linie integriert, dann lässt sich in der Regel eine ganze Reihe separater Umgebungen oder Listen eliminieren. Finden Mitarbeiter sämtliche ihrer Tasks, ob aus der Linienarbeit oder der Mitarbeit in Projekten, an einem Ort, nach Projekten oder Terminen sortiert, wird damit nicht nur Zeit eingespart, sondern auch Sicherheit und Verlässlichkeit gewonnen. Denn wer würde schon von sich behaupten, immer sämtliche Task-Listen auch in Stresssituationen regelmässig und konsequent zu konsultieren.

Die Mikro-Ebene des Task Managements sodann, das Kurzfristige im Bereich von Stunden bis zu wenigen Tagen, darf auch weiterhin eine eigene Welt bilden. Der Aufwand, die kurzfristigen Dinge aus dem übergeordneten Task Management in die Outlook-ToDo-Liste oder die Wochenmatrix zu übertragen, wie sie der Autor seit bald zwei Jahrzehnten erfolgreich im Word führt, ist gering und lässt Individualität auf dieser Ebene zu.

Die Abbildung illustriert die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Ebenen des Task Managements.

Der Anspruch, sämtliche Redundanzen zu vermeiden und Tasks aller Kategorien und Ebenen zu integrieren, ist nicht realistisch und führt zu einer hohen Systemkomplexität. Ziel muss es jedoch sein, das Task Management auf zwei, maximal drei Gefässe zu beschränken.

Damit gemeinsames Task Management greift, sollten einige wenige, aber verbindliche Regeln eingeführt werden. Dazu zählen die zu verwendenden Datenfelder und deren Benennung, zwingend zu erfassende Felder oder die Hinterlegung von Wertelisten.

Die bis dahin beschriebenen organisatorischen Aspekte sind zweifellos wichtiger als die Frage nach dem passenden Tool. Doch ohne geeignete IT-Unterstützung wird auch eine Organisation, die für gemeinsames Task Management bereit ist, dieses nicht erfolgreich in die Realität umsetzen können.

 

Tools für das Task Management

Wer Personen- und Projekt-übergreifendes Task Management mit flachen ToDo-Listen betreiben will, wie sie etwa in Outlook oder SharePoint anzutreffen sind, wird sehr schnell an Grenzen stossen. Ein umfassendes Task Management ohne hierarchische Strukturierung ist wie Wandern im Tiefschnee mit Hausschuhen. Die Möglichkeit, Tasks den Projektphasen und diesen wiederum Projekten unterzuordnen oder grössere Linienaufgaben in ToDos herunter zu brechen, ist ein Muss für ein professionelles Task Management.

Eine weitere zentrale Anforderung an Tools ist die einfache und zugleich umfassende Möglichkeit, aus der Gesamtmenge an ToDos, die in einem Team bald einmal einige Tausend erreichen kann, die relevanten Tasks herauszufiltern. Den Blick auf ein einzelnes Projekt, vor allem aber auf die einzelne Person einzugrenzen, ist ein Feature, das zwingend gefordert werden muss. Diese Filterung sollte dabei jederzeit und auf einfache Weise temporär aufgehoben oder angepasst werden können. Zudem muss das Werkzeug es ermöglichen, innerhalb der bereits vorgefilterten Taskmenge weiter zu reduzieren, also eine zweite Filterstufe anbieten.

Die freie Definition von Datenfeldern, das Hinterlegen von Wertelisten, das Sortieren nach mehreren Kriterien, Export- und Importmöglichkeiten zu den gängigen Tools sowie die Möglichkeit, auf einfache Weise Auswertungen zu definieren, zählt zu den weiteren Anforderungen. Der Multiuser-Betrieb schliesslich zählt ebenso zu den Selbstverständlichkeiten eines personenübergreifenden Task Managements wie – im Internet-Zeitalter – die Web-Fähigkeit.

Bevor ein System eingeführt wird, sollte dieses in einem realistischen Pilotbetrieb zwingend auf Herz und Nieren geprüft werden. Das Studium von Prospekten oder der Besuch von durch den Lieferanten ausgewählten Referenzinstallationen sind hier nicht gut genug.

Nach dem Einführungsentscheid ist das System so vorzubereiten (Datenfelder, Auswertungen einschliesslich der Filter nach Organisation, Person, Taskkategorien etc.), dass die User dieses mit einem Minimum an Aufwand erschliessen können.

 

Integrales Task Management mit hyperManager

hyperManager der Firma Scheuring AG wurde unter anderem mit dem Anspruch auf ein professionelles und gleichzeitig einfach anzuwendendes Task Management konzipiert. Neben der Möglichkeit der hierarchischen Strukturierung über mehrere Stufen unterstützt vor allem der zum Patent angemeldete Hierarchische Vorfilter das Task Management hervorragend.

 

Die Export/Import-Funktion mit Datenabgleich ermöglicht auch den Offline-Betrieb des Task Managements, beispielsweise auf Baustellen. Mit der Outlook-Anbindung lässt sich das gemeinsame Task Management mit dem persönlichen ToDo-Management verbinden. Und die zum Patent angemeldete MetaLink-Funktion verbindet jedes ToDo mit beliebig vielen Dokumenten oder Web-Adressen. Relevantes Wissen ist damit nur zwei Klicks von der zu erledigenden Aufgabe entfernt – Wissensmanagement für die Praxis.

Darüber hinaus unterstützt hyperManager das Link- und Dokumentenmanagement, Content Management und bietet zahlreiche weitere Funktionen für die Steigerung der Arbeitseffizienz. Weitere Informationen dazu finden sich im Flyer.

 

Die wichtigsten Regeln in der Zusammenfassung

  1. Erwarten Sie bei der Einführung eines gemeinsamen Task Managements keine Wunder. Doch ebenso wenig sollten Sie den aktuellen Zustand akzeptieren.
  2. Integrieren Sie die Tasks des Teams oder der Abteilung in einem System. Schliessen Sie bei Bedarf auch Ihre individuellen Tasks ein.
  3. Führen Sie das Task Management aus den Projekten – zumindest in einer zweiten Phase – mit dem Management der Linientasks zusammen. Dies setzt im Tool zwingend die Möglichkeit voraus, Tasks über mehrere Ebenen hierarchisch zu gliedern.
  4. Lassen Sie Raum für persönliche Lösungen auf der Ebene der Feinplanung. Jegliche Redundanz zu vermeiden, muss nicht das Ziel sein.
  5. Definieren Sie einige wenige, aber verbindliche Regeln zur Nutzung des Systems.
  6. Sehen Sie im Hinblick auf den Tool-Entscheid und die Anpassung des Systems an Ihre Bedürfnisse eine Pilotphase vor.
  7. Bereiten Sie das System für die künftigen Anwender so vor, dass die Einführung mit einem Minimum an Aufwand erfolgen kann.
  8. Setzen Sie die Grenzen der Anwendung bezüglich der Organisationseinheiten zu Beginn eng. Weiten Sie diese nach den ersten Erfolgen allmählich aus.

 

Vertiefungsmöglichkeiten

hyperManager Website: http://www.hypermanager.ch
hyperManager Website: http://demo.hypermanager.ch

Falls Sie in einem unverbindlichen, kostenlosen Gespräch mehr zum Thema oder zu den Möglichkeiten mit hyperManager erfahren möchten, melden Sie sich hier zu einem Beratungsgespräch oder einer Webdemo an.

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Oktober 20th, 2013 by Heinz Scheuring

Die Problemstellung

Ressourcenmanagement ist zu einem zentralen Führungsinstrument jedes modernen Unternehmens geworden. Organisationen, die ihre Zukunft aktiv und gezielt gestalten, können dies nur über ein ganzes Set an Projekten erreichen. Und die parallele Realisierung mehrerer Projekte verlangt danach, die richtigen Prioritäten und realistische Ziele zu setzen. Ohne eine professionelle Ressourcenplanung ist dies nicht zu haben.

Die Planung von Ressourcen in der Mehrprojektumgebung ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Die beiden Dimensionen – Projekte und bestehende Linienorganisation – zu einem zielführenden Miteinander zu führen, stellt eine grosse organisatorische Herausforderung dar. Ein funktionierendes Ressourcenmanagement erfordert zunächst vor allem einen zweckmässigen Prozess mit klaren Rollenzuweisungen. Dieser muss bei der Erarbeitung der Unternehmensstrategie beginnen und sich bis zum periodischen Controlling des Projektportfolios erstrecken. Dabei ist das intensive Engagement aller Führungsebenen gefordert.

Doch darüber hinaus benötigt eine zielgerichtete Planung der personellen Ressourcen auch die dazu passenden Werkzeuge. Ohne geeignete IT-Unterstützung lässt sich die Komplexität der Aufgabe nicht bewältigen. Kommunikation, guter Wille und Intuition alleine reichen dazu nicht aus.

Welche Software-Systeme?

Der Einsatz konventioneller Projektplanungssysteme führt beim Ressourcenmanagement nicht zum Ziel. Das Management des einzelnen Projektes und das Projektportfolio-Management repräsentieren unterschiedliche Welten mit verschiedenen Interessen und Bedürfnissen. Diese beiden Ebenen sind sowohl bezüglich der Prozesse als auch der Instrumente auseinanderzuhalten. Und die Abstimmung derselben ist bei aller technischen Unterstützung vor allem eine Aufgabe der Kommunikation zwischen Projektleitern und Linienvorgesetzten. Eine ausführlichere Darstellung zu dieser Thematik bietet der Fachartikel Ressourcenmanagement von Heinz Scheuring.

Moderne Projektportfolio-Management-Systeme verfügen meist auch über umfangreiche Funktionen im Bereich der Ressourcenplanung. Die Erfahrung zeigt indessen, dass nicht der Funktionsumfang über Erfolg und Misserfolg entscheidet, sondern die Frage, wie die wirklich zentralen Planungsfunktionen implementiert sind und wie einfach und überzeugend sich diese durch den User erschliessen lassen. resSolution nimmt für sich hier in Anspruch, einen pragmatischen Weg zu gehen, der sich in der Praxis überaus gut bewährt.

Die wichtigsten Regeln für ein erfolgreiches Ressourcenmanagement

  1. Der Lead ist beim Linienmanagement. Eine teilweise Übertragung der Verantwortung auf ausgewählte Projektleiter ist denkbar, erfordert aber ein sehr umsichtiges Design und eine starke übergeordnete Führung.
  2. Die Planung bleibt grob, sie erfolgt in der Regel bis auf Stufe Projektphase. Auf eine Ressourcenplanung bis auf Vorgangsebene wird verzichtet. Die Detailplanung kann gegebenenfalls "weich" an die Ressourcenplanung angedockt werden**.
  3. Für die Ressourcenplanung kommt nicht das Projektplanungstool, sondern ein Projektportfolio-Management-System mit professioneller Ressourcenplanungsfunktion zum Einsatz.
  4. Um aus den Erfahrungen zu lernen, die effektiven Aufwände und Kosten von Projekten transparent zu machen und die Ressourcenplanung laufend zu verbessern, ist die Aufwanderfassung integraler Bestandteil eines Ressourcenmanagements ("Learning on the Portfolio").
  5. Die Prozesse und Rollen werden klar definiert und konsequent gelebt. Dabei verstehen Projektleiter und Linienmanager die Ressourcenvereinbarungen als verbindlichen Vertrag.

**Eine mögliche Spielart dazu ist die von den Scheuring-Systemen resSolution und hyperManager unterstützte "weiche Integration". Das Projektportfolio-Management und die Projekt-Detailplanung werden hier so miteinander gekoppelt, dass eine gefahrlose Kommunikation zwischen diesen unterstützt wird. Die Einzelheiten dazu enthält der erwähnte Fachartikel.

Fazit

Die hohe Komplexität der Ressourcenplanung darf keine Rechtfertigung dafür sein, um diese einen grossen Bogen zu machen. Diese Herausforderung muss angenommen und als Chance verstanden werden.

Falls Sie in einem unverbindlichen, kostenlosen Gespräch mehr dazu erfahren möchten, melden Sie sich hier zu einem Beratungsgespräch oder einer Webdemo an.

resSolution Website: www.ressolution.ch

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Juni 28th, 2013 by Heinz Scheuring

Fussball oder doch lieber Tennis?

hyperWeb steht für einen effizienteren Zugang ins Internet. Bisher war hyperWeb ein hoch strukturiertes Favoritensystem für professionelles Wissen. In der soeben lancierten zweiten Generation wird daraus eine umfassende Plattform für Informationen und Wissen zu einem breiten Themenspektrum. Wer sich auf dem Web etwa über Fussball oder Tennis ins Bild setzen möchte, findet hier die grösste Fülle und Qualität an Informationen.

Neue Technologie und Funktionalität
Anstelle der php-basierten, statischen Umgebung kommt für das hyperWeb-Portal neu hyperManager zum Einsatz. hyperWeb bietet damit stark erweiterte Funktionen an:

  • direkt eingebundene Websites
  • Links zu Websites
  • professionelle Datenbank-Funktionen (z.B. Liste der 100 Top Tennisspieler mit differenzierten Filtermöglichkeiten)

Neue Inhalte – Fussball und Tennis vom Feinsten
Neben dem Fokus auf das Managementwissen bieten wir neu Themenbereiche für ein breites Publikum an. Den Anfang machen Sportthemen. Lassen Sie sich überraschen, wie einfach, elegant und umfassend Sie sich mit hyperWeb über Fussball und Tennis informieren. Beachten Sie auch die neue Fussball-Fanpage auf Facebook.

Hinweis: Wenn Sie sich bei hyperWeb kostenlos registrieren, steht Ihnen das gesamte Vertiefungswissen im Bereich Management zur Verfügung.

Neue Inhalte – Fussball und Tennis vom Feinsten
Eine unbegrenzte Zahl an unterschiedlichen Ansichten mit der Voreinstellung sämtlicher Parameter lässt ein umfassendes Reporting für sämtliche Bedürfnisse und Adressaten zu. Der User definiert diese Ansichten mit wenigen Mausklicks. Dabei können beliebig viele, frei definierbare sogenannte Registersysteme angelegt und auf die unterschiedlichsten Bedürfnisse und Adressaten ausgerichtet werden.

Das Projektmanagement-Abo
Projektmanagement ist das Spezialgebiet der Scheuring AG. Auf hyperWeb findet sich die elektronische Version des Buches Der www-Schlüssel zum Projektmanagement von Heinz Scheuring. Und hyperWeb Projektmanagement bietet umfassendes Experten-Wissen aus aller Welt. Für CHF 60.- pro Jahr können Sie den uneingeschränkten Zugang zu diesen Inhalten abonnieren.

Buchkäufer, deren kostenlose Registrierungsphase bereits abgelaufen ist, schalten wir den Zugang bis Ende September 2013 frei. Selbstverständlich wird das Jahres-Abo auch dann bis Ende August 2014 gültig sein, wenn Sie dieses bereits jetzt abschliessen.

Werbefläche mieten
Firmen und Privatpersonen können auf hyperWeb Werbeplatz mieten. Bezüglich der Konditionen und unseres Einstiegsangebots informieren wir Sie gerne. Richten Sie sich an info@hyperWeb.org.

Content Partner gesucht
Für den Ausbau des Contents suchen wir weitere Content Partner, die mit unserer Unterstützung neue Wissensgebiete in der hyperWeb-Struktur aufbauen möchten. Wenden Sie sich bei Interesse, aber auch bei Fragen oder mit Anregungen, an heinz.scheuring@scheuring.ch.

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Februar 17th, 2013 by Heinz Scheuring

resSolution der 5. Generation – erster Akt

Seit bald 20 Jahren gilt resSolution als das führende System für Multiprojekt-Ressourcenplanung. Nun steht der erste Teil der neuen resSolution-Generation bereit. resSolution 5 bietet in Bezug auf Flexibilität und Reporting eine gänzlich neue Nutzendimension.

resSolution 5 basiert vollumfänglich auf der Technologie und der Basisfunktionalität von hyperManager. Dies führt zu zwei ganz zentralen Vorteilen. Einerseits ist das System damit – wie hyperManager – voll webbasiert. Andererseits werden mit resSolution 5 sämtliche umfassenden Funktionen von hyperManager mitgeliefert und sind ohne Kostenfolge nutzbar.

Freigegeben sind die Module 5R – die umfassende Reporting-Funktionalität von resSolution 5 – sowie die webbasierte Zeiterfassung 5Z. Die folgende Abbildung zeigt die technische Konfiguration:

resSolution 5RZ greift direkt auf die SQL-Datenbank von resSolution 4.5 zu. Ein Skript in der MS SQL Server Datenbank sorgt dafür, dass auf die aktuellen Plan- und Ist-Datenzugegriffen wird. resSolution 5RZ bietet gegenüber resSolution 4.5 zahlreiche Vorteile und Zusatzfunktionen.

Web-Technologie. resSolution 5 ist aufgrund der Web-Technologie ortsunabhängig und erfordert keine Installation.

Eine unbegrenzte Zahl an unterschiedlichen Ansichten mit der Voreinstellung sämtlicher Parameter lässt ein umfassendes Reporting für sämtliche Bedürfnisse und Adressaten zu. Der User definiert diese Ansichten mit wenigen Mausklicks. Dabei können beliebig viele, frei definierbare sogenannte Registersysteme angelegt und auf die unterschiedlichsten Bedürfnisse und Adressaten ausgerichtet werden.

Der mächtige Hierarchische Vorfilter, wie er in hyperManager implementiert ist, lässt sich auch für eine äusserst flexible Filterung von Projekten und Ressourcen nutzen.

Mit der Möglichkeit, Projekte in hyperManager weiter herunter zu brechen als in der Ressourcenplanung, wird die so genannte weiche Integration von Ressourcenplanung und Projekt-Detailplanung möglich (vgl. dazu auch das Whitepaper von Heinz Scheuring).

Die Nutzung des Link Managements von hyperManager ermöglicht den einfachen und sehr schnellen Zugriff zu Dokumenten und Webadressen.

Mit hyperManager lässt sich ein umfassendes Datenmanagement für zahlreiche Aufgabenstellungen realisieren. Die Stichworte dazu: Task Management, Projekt-Logbuch, Projekt-News, Projektänderungen, CRM etc.

Web-basierte Zeiterfassung. Mit resSolution 5Z stehen auch die ersten Schreibfunktionen der neuen Generation bereit. Zeitrapportierung ist nun von jedem Ort der Welt möglich. Die Zeiterfassung bleibt dabei so einfach und effizient, wie Sie dies von resSolution 4.5 gewohnt sind.

***

Vertiefungsmöglichkeiten
→ Nehmen Sie auf der Demo-Plattform einen ersten Einblick in die neue resSolution-Generation.
→ Melden Sie sich gleich für eine kostenlose Web-Demo an, um mehr über die Möglichkeiten der effizienten Ressourcenplanung mit resSolution 5 zu erfahren.

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August 30th, 2012 by admin

Customer Relationship Management CRM leicht gemacht

Customer Relationship Management (CRM) ist für jede Organisation und für jede Person, die etwas verkaufen möchte, von grösster Bedeutung. Wie bereits die Begriffsbildung andeutet, spielt sich das Management von Kundenbeziehungen vor allem auf der persönlichen Ebene ab. Doch wie in den meisten Bereichen, ist die Informatik auch beim Customer Relationship Management nicht mehr wegzudenken.

Geeignete IT-Systeme können die Effizienz und vor allem die Effektivität des Kundenmanagements ganz erheblich steigern. CRM rein manuell zu betreiben, wäre dabei etwa so zeitgemäss, wie die Korrespondenz mit der ehrwürdigen Adler-Schreibmaschine zu erledigen. Doch worauf kommt es bei der Einführung eines neuen CRM-Systems an? Auch wenn jedes Unternehmen diese Frage individuell beantworten muss, sind einige zentrale Anforderungen unbestritten. Es folgt eine Auswahl.

Weniger ist mehr

Zunächst zur Hauptsünde bei der Evaluation und Konzipierung von CRM-Systemen: Ein belastend grosser Funktionsumfang steht einfachem Handling und geringem Schulungs- und Einführungsaufwand im Wege. Funktionen, die kaum je zur Anwendung kommen, machen das System komplex und unhandlich. Ein CRM-System muss einfach, sprich: für jeden Mitarbeiter auf Anhieb durchschaubar sein.

Effizienz

Das CRM-System muss den User direkt und mit einem Minimum an Aufwand zu den gewünschten Informationen führen. Und genauso kurz muss der Weg zur Bearbeitung der Kundendaten und Kontaktinformationen sein. Jeder Klick zuviel ist ärgerlich, und er kostet Geld. Hier lassen die meisten professionelle Systeme zu wünschen übrig.

Offenheit und Flexibilität

Soll Flexibilität mehr als nur ein Schlagwort sein, bedeutet dies: Anpassungen müssen jederzeit möglich sein. Und dies, ohne dass hierzu der externe Spezialist benötigt wird. Das System sollte es dem IT-Laien jederzeit erlauben, zusätzliche Datenfelder zu ergänzen, um die Anwendung an sich verändernde Bedürfnisse anzupassen.

Professionelles Kontaktmanagement

Professionelles und effizientes Kontaktmanagement bedeutet: Sämtliche Kontakte, die eine Aktion erfordern, werden auf einen Klick präsentiert – sortiert nach dem vorgesehenen Kontaktdatum. Passende Auswertungen – in Abhängigkeit von Adressatenkategorie und Ziel des Kontaktes – lassen sich in beliebiger Zahl definieren. Mehrere Kontakte derselben Firma/Organisation werden gemeinsam auf dem Bildschirm präsentiert. Ein mühsames Durchklicken von Kontakt zu Kontakt entfällt. Und auf die umständliche separate Verwaltung jedes einzelnen Kontaktes wird verzichtet – die Kontakt-History wird in demselben Datenfeld verwaltet und erlaubt eine integrale Sicht auf die Entwicklung.

Sinnvolle Integration

Die Anbindung an bestehende Systeme ist in jedem Anwendungsfall spezifisch zu konzipieren. Eine andere Art von Integration ist mindestens ebenso wichtig: das gemeinsame, integrale Management von Adress- und Kontaktdaten nicht nur von Kunden, sondern auch von Partnern, Lieferanten, Konkurrenten oder Mitarbeitern mit demselben System. Nur so lassen sich Ueberschneidungen, Widersprüche und Aufwand für die mehrfache Erfassung derselben Daten vermeiden. Und nur so lässt sich verhindern, dass wertvolle Kontextinformationen verloren gehen.

Auswertungsfunktionen

Auswertungen, Tabellen und Listen sollten durch den normalen User einfach und flexibel erstellt und in beliebiger Anzahl gespeichert werden können. Im Zentrum der Definition stehen die Wahl von Datenfeldern, Datenfiltern sowie die Sortierung der Daten. Die Auswertungen sind – entsprechende User-Berechtigungen vorausgesetzt – im Idealfall immer auch Editierumgebung. Stellt der Benutzer fest, dass Daten in einer Auswertung anzupassen sind, gibt es kaum etwas Mühsameres, als hierzu in eine andere Umgebung wechseln oder den Kontakt zuerst aktivieren, ein Formular öffnen zu müssen. Genau diese Operationen sind es, die der oben geforderten Effizienz im Wege stehen.

 

hyperManager als CRM-System

Die Leser des Quick’n’Clever mögen sich fragen, warum sich Scheuring mit dem Thema CRM befasst, obwohl wir dieses nicht als Kernkompetenz des Unternehmens ausweisen.

Effizientes Management von Kundenkontakten hat auch für die Scheuring AG herausragende Bedeutung. Wir unterstützen das CRM seit vielen Jahren mit professionellen Informatik-Systemen. Wir verstehen uns als typischer Anwender und fühlen uns gerade deshalb dazu berufen, Erfahrungen und Know-how weiterzugeben.

Scheuring hat bis vor rund 2 Jahren ein professionelles, auch in der Schweiz weit verbreitetes CRM-System in der Cloud eingesetzt (Software as a Service). Unsere Vorstellung von effizientem Datenmanagement war aber eine andere. Als das Datenmanagement von hyperManager unsere Anforderungen erfüllte, haben wir den Wechsel auf unser eigenes System vollzogen. Das Ergebnis: eine wesentliche Steigerung der Effizienz, höhere Flexibilität und die Ablösung der Insellösung in der Cloud durch ein System, das sich nahtlos in unsere übrigen Anwendungen integriert. Unser CRM ist nicht nur ein Kundendaten-Management-, sondern auch ein Partnermanagement-, Lieferanten- und Mitarbeiterdaten-System.

Die Vorteile von hyperManager für das CRM auf einen Blick:

  • Integrales Management von Partner- und Lieferantendaten und Konkurrenten, bei Bedarf auch von Mitarbeitern
  • direktes Editieren in jeder tabellarischen Ansicht und Auswertung, Verzicht auf umständliche Formulareingaben
  • beliebige Auszüge und Sichten auf einen Klick
  • hierarchische Zuordnung von Datensätzen, z.B. für die Relation Unternehmen – Adressen
  • Hierarchischer Vorfilter (zum Patent angemeldet) für die flexible Definition beliebiger Teilmengen der Adressen oder Kontakte
  • äusserst einfache Erstellung und Anpassung von Ansichten und Auswertungen
  • Datenimport aus Excel oder Outlook
  • minimaler Einrichtungsaufwand – Start bereits am ersten Tag.

Nehmen Sie hier einen Einblick in ein anonymisiertes Beispiel eines CRM mit hyperManager.

Melden Sie sich für eine kostenlose Web-Demo an, um mehr über das CRM mit hyperManager zu erfahren.

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Mai 7th, 2012 by admin

Projektmanagement-Software: vom Albtraum zum Erfolg

Die Mehrzahl jener, die in Projekten mitarbeiten, dürfte sie kennen: die Ernüchterung, wenn die neu eingeführte Projektmanagement-Software die Erwartungen nicht erfüllt. Wenn der vom Anbieter versprochene Nutzen ausbleibt, das Handling mühsam ist und die Auswertungen mit der Realität nicht übereinstimmen, wenn das System vor allem Mehraufwand für die Datenpflege ohne realen Gegenwert generiert, dann ist eine kritische Analyse angesagt. Dann gilt es, den Ursachen auf den Grund zu gehen und Alternativen zu entwickeln.

In seinem Whitepaper zum Thema zeigt Heinz Scheuring auf, woran es liegt, dass Projekte für die Einführung von Projekt- und Projektportfolio-Management-Software in der Praxis so häufig scheitern.

Die wichtigsten Ursachen in Kurzform:

  • Pflichtenhefte entstehen auf der Grundlage von Fachberichten und Expertenmeinungen, die praxisfremd sind. Die Liste der Anforderungen ist überfrachtet und nicht auf die praxisrelevanten Funktionen fokussiert.
  • Es wird versucht, die drei grundlegend verschiedenen Bedürfnisse von Projektleitern, Linienmanagern und Controllern durch ein vollintegriertes System abzudecken.
  • Klassische Projektmanagement-Tools werden als Instrumente für das Management des Projektportfolios oder die Planung und Steuerung der Ressourcen eingesetzt.
  • ERP-Systeme werden dazu missbraucht, das Projektmanagement und Projektportfolio-Management abzubilden. Dabei kollidiert die buchhalterische Sicht des Kostencontrollings mit der in Projekten geforderten Flexibilität.

Und die wichtigsten Grundsätze für das Design einer funktionierenden IT-Unterstützung im Projektmanagement:

  • Weniger ist mehr. Auf fragwürdige und gefährliche Automatismen und Überintegration ist zu verzichten. Um die Kommunikation zwischen den Beteiligten zu fördern, sind Systembrüche gezielt ins System einzubauen.
  • Die Projekt-Detailplanung durch den Projektleiter sollte – entsprechend dem Konzept der drei Welten – technisch autonom von der übergeordneten Planung des Projektportfolios erfolgen. Die Abstimmung zwischen Projektleitern und Management muss primär auf der persönlichen, kommunikativen Ebene stattfinden.
  • Die Welt der Projektleiter – die Detailplanung ihrer Projekte – und jene des Linienmanagements – die Planung und Steuerung des Projektportfolios und Ressourcenmanagement – können dabei mittels einer weichen Integration miteinander verbunden werden.
  • Die Benutzung eines Projektplanungstools durch den Projektleiter sollte auf freiwilliger Basis erfolgen. Kleinprojekte erfordern keine komplexen Tools.
  • Die Rolle der Finanz- und Rechnungswesen-Applikationen (ERP-Systeme) ist entsprechend ihrer Hauptaufgabe auf das Projekt-Controlling zu beschränken.
  • Die Usability muss höchste Priorität erhalten. Systeme, die für jede Anpassung einer Auswertung den IT-Administratoren erfordern, sollten im Projektmanagement der Vergangenheit angehören.
  • Dem Design klarer und zweckmässiger Prozesse und Zuständigkeiten für das Projekt- und Projektportfolio-Management ist mindestens ebenso viel Aufmerksamkeit zu schenken wie der Tool-Evaluation.

IT-Systeme im Projektmanagement und Projektportfolio-Management können keine Wunder bewirken. Sie machen aus Projektflops keine Stars. Doch richtig konzipiert und eingesetzt, können sie einen wesentlichen Beitrag an die Erreichung von Projektzielen, an die Effizienz der Organisation, aber auch an die Zufriedenheit der Mitarbeitenden leisten.

Laden Sie sich das ausführliche Whitepaper zum Thema herunter. Zum Download

 

Ressourcenplanung ja, aber bitte nicht mit dem Projektplanungstool!

Die Sünde

Immer wieder versuchen Organisationen, die personellen Ressourcen in der Mehrprojektumgebung mit dem konventionellen Projektplanungstool zu planen und zu steuern. Und scheitern damit.
Das Management des einzelnen Projektes und das Projektportfolio-Management verkörpern verschiedene Welten mit unterschiedlichen Interessen und Bedürfnissen. Die Unterschiede sind derart fundamental, dass sich aus den Planungen dezentral agierender Projektleiter keine verlässlichen Management-Informationen für das gesamte Projektportfolio ableiten lassen.

Meine Empfehlungen

Die Projekt-Detailplanung durch den Projektleiter sollte technisch von der Multiprojekt-Ressourcenplanung getrennt werden. Die Abstimmung zwischen Projektleitern und Management erfolgt dabei auf der kommunikativen Ebene. Erfolgreiche Ressourcenplanung beachtet die folgenden Grundsätze:

  1. Der Lead ist beim Linienmanagement. Eine teilweise Übertragung der Verantwortung auf ausgewählte Projektleiter ist denkbar, erfordert aber ein sehr umsichtiges Design und eine starke übergeordnete Führung.
  2. Die Planung bleibt grob, sie erfolgt in der Regel bis auf Stufe Projektphase. Auf eine Ressourcenplanung bis auf Vorgangsebene wird verzichtet.
  3. Für die Ressourcenplanung kommt nicht das Projektplanungstool, sondern ein Projektportfolio-Management-System mit professioneller Ressourcenplanungsfunktion zum Einsatz.
  4. Um aus den Erfahrungen zu lernen, die effektiven Aufwände und Kosten von Projekten transparent zu machen und die Ressourcenplanung laufend zu verbessern, ist die Aufwanderfassung integraler Bestandteil eines Ressourcenmanagements.
  5. Die Prozesse und Rollen werden klar definiert und konsequent gelebt. Dabei verstehen Projektleiter und Linienmanager die Ressourcenvereinbarungen als verbindlichen Vertrag.

Eine mögliche Weiterentwicklung ist die von den Scheuring-Systemen resSolution und hyperManager unterstützte „weiche Integration“. Das Projektportfolio-Management und die Projekt-Detailplanung werden hier so miteinander gekoppelt, dass eine gefahrlose Kommunikation zwischen diesen unterstützt wird. Die Einzelheiten dazu enthält das Whitepaper.

Weiterführende Informationen
In den folgenden Fachpublikationen hat Heinz Scheuring das Thema Ressourcenmanagement vertieft dargestellt:
Fachbuch Der www-Schlüssel zum Projektmanagement von Heinz Scheuring, 2010 Orell Füssli Verlag AG / Industrielle Organisation, ISBN 978-3-85743-727-4.
Fachbuch Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3) der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und spm swiss project management association, Kapitel 1.12 Ressourcen, Heinz Scheuring, ISBN 9783-924841-40-9.

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Dezember 12th, 2011 by Heinz Scheuring

SharePoint in Verbindung mit hyperManager effizienter nutzen

Kollaborations-Plattformen haben Hochkonjunktur. Auch dieses Feld ist von Microsoft prominent besetzt. Das inzwischen weit verbreitete SharePoint wird als Plattform im Unternehmen betrieben. Unter den Namen „Office 365“ bietet Microsoft das Produkt seit kurzem auch als sogenannte SaaS-Lösung (Software as a Service) an. Damit werden insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen anvisiert.

Microsofts Produkte verfügen in der Regel über einen grossen Funktionsumfang. Auch bei SharePoint ist dieser enorm. Für den Benutzer ist es dabei nicht einfach, die Möglichkeiten ohne vertiefte Kenntnisse der Software effizient zu nutzen. Kommt dazu, dass in grösseren Organisationen die Zahl an Websites, „Portlets“, Listen und anderen Elementen schnell eine Dimension erreicht, bei der die Übersicht verloren geht.

Genau hier setzt hyperManager an. Mit hyperManager wird eine „Meta-Ebene“ über SharePoint, FileStrukturen und Internet gelegt. Mit dieser wird exakt das abgebildet und in wenigen Klicks erreichbar gemacht, was für eine Organisationseinheit, ein Projektteam oder eine einzelne Person relevant ist.

Die konkreten Möglichkeiten:

  • Ausgewählte Sites aus dem SharePoint-basierten Intranet werden in hyperManager eingebunden. Die Benutzer-orientierte Zusammenstellung der relevanten Inhalte wird mittels weniger Mausklicks erreicht. Dabei lassen sich unterschiedlichste Gruppen und Interessen, einschliesslich der individuellen Sicht, in einer Anwendung kombinieren.
  • Tasks werden aus SharePoint in hyperManager importiert, hyperManager wird zum Lead-Instrument für das Task Management.
  • hyperManager wird für ein effizientes Link Management eingesetzt, wie es sich mit SharePoint 7 oder Office 365 nicht abbilden lässt. Links aus den hyperManager-Desks werden dabei sowohl auf SharePoint-Dokumente als auch auf Dokumente und Web-Adressen ausserhalb gelegt.
  • Adressen werden aus SharePoint in hyperManager importiert, gegebenenfalls aus verschiedenen Listen/Quellen. Der hierarchische Vorfilter von hyperManager wird für schnelle und gleichzeitig differenzierte Auswertungen/Abfragen eingesetzt.

hyperManager ist in der Personal Version kostenlos verwendbar. Hier geht’s zum Download.

Anwender von SharePoint oder Office 365 erhalten mit hyperManager den Baustein, der eine effiziente Nutzung der Plattform ermöglicht und auf die individuellen Bedürfnisse von Anwendergruppen und Anwendern eingeht.

Die Demo-Plattform vermittelt einen ersten Einblick. Wenn Sie Ihre Effizienz mit hyperManager substanziell steigern möchten, zögern Sie nicht, mit uns eine Web-Demo oder einen Präsentationstermin zu vereinbaren. Unabhängig davon, ob Sie SharePoint einsetzen oder nicht.

Klicken bis zum Umfallen

Die Sünde

Der überfüllte Desktop-Bildschirm, die überquellende Favoritenliste im Browser, vor allem aber 10 Klicks und mehr bis zum gesuchten Dokument sind der eindrückliche Beleg: Wie wir auf unsere Dokumente und Webadressen zugreifen, ist nicht nur sehr umständlich, sondern auch unwirtschaftlich. Ganz zu schweigen von all jenen Fällen, wo sich das Dokument später als eine veraltete Version entpuppt oder, schlimmer, wo dieses nicht mehr gefunden wird. Der vermeidbare Aufwand wird sinnvoller in produktive Arbeit – oder in die Freizeit – gesteckt.

Meine Empfehlungen

  1. Machen Sie eine ABC-Analyse. Identifizieren Sie jene Dokumente, auf die Sie häufig zugreifen. Legen Sie eine Meta-Ebene an, in der Sie diese Dokumente mittels Hyperlinks zugänglich machen. Arbeiten Sie diese Links Schritt für Schritt ein – dann, wenn Sie diese das nächste Mal aufrufen. Damit fällt praktisch kein Mehraufwand an.
  2. Nutzen Sie diese Art von „Link Management“ nicht nur für den Aufruf von Dokumenten, sondern auch für den Zugang zu häufig genutzten Internet-Websites oder Pages aus Ihrem Intranet-Gestrüpp.
  3. Stellen Sie Zugänge, die Ihr Team oder alle Mitarbeiter der Organisation häufig benötigen, auch Ihren Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung.
  4. Verwenden Sie für die persönliche Organisation dieser Meta-Ebene hyperManager. Das Tool kann kostenlos heruntergeladen und genutzt werden, sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Umfeld. Kommt hyperManager im Multi-User-Betrieb zum Einsatz, amortisieren sich die Lizenzkosten durch die eingesparte Zeit innerhalb weniger Wochen.
  5. Wenn hyperManager in Ihrem Umfeld nicht infrage kommt: Bauen Sie Ihr Link Management in Excel oder einer vergleichbaren Software auf.

Weiterführende Informationen

Unter dem Begriff Link Management propagiert Scheuring die Einführung einer Meta-Ebene sowie die engere Verknüpfung von Arbeiten und Lernen. Der zum Patent angemeldete MetaLink ermöglicht diese Integration.

Link Management auf Wikipedia:

Link Management auf dem Quick’n-Clever Blog

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