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Herausforderungen und Potenziale des Link Managements

Link Management – worum geht es?
Die explosionsartig wachsende Menge an Informationen und Dokumenten verstellt zunehmend den Blick auf das wirklich Relevante. Studien, wonach der Mitarbeiter im Durchschnitt täglich mehr als eine Stunde mit dem Suchen von Dokumenten und Informationen verbringt, mögen zwar etwas hoch greifen. Der resultierende betriebswirtschaftliche Schaden ist jedoch auch schon bei einem Zeitverlust von einer halben Stunden pro Tag immens. Mit einem einfachen und sicheren elektronischen Zugang zu den wichtigen Informationen und Dokumenten lässt sich dieses Problem drastisch reduzieren und die Arbeitseffizienz in gleichem Masse steigern. Dies zu erreichen ist das Ziel des Link Managements.

Link-Management – Eine neue Management-Disziplin
Link Management beinhaltet ein enormes Effizienzsteigerungs-Potenzial, das in den meisten Organisationen noch weitgehend brach liegt. Wer dem Fachmitarbeiter oder dem Manager über die Schulter schaut oder sich selber dabei ertappt, wie er oder sie sich unzählige Male umständlich über zehnstufige Verzeichnisse vortastet, um am Ende vor der Frage zu stehen, welches denn nun die aktuelle Version eines bestimmten Dokumentes ist, kennt die Problematik.

Ziel des Link Managements ist es, die relevanten Informationen und Wissensobjekte so bereitzustellen, dass diese mit einem minimalen Aufwand aufrufbar sind. Weder statistisch ermittelte Favoritenlisten noch Suchmaschinen vermögen das Problem zu lösen. Link Management erfordert vor allem eines: Selektion und Ordnung durch den Menschen.

Beim Link Management, einer neuen Disziplin des operativen Managements, lassen sich die folgenden Ebenen unterscheiden:

• der Zugang zu relevantem Wissen und statischen Informationen der Organisation, bislang vor allem über das Intranet ermöglicht
• der – individuelle und gemeinsame – Zugang zu den wichtigsten Arbeitsdokumenten
• die Verbindung der Arbeitsobjekte mit dem relevanten Wissen und den Umfeldformationen, die die Bearbeitung des Objektes unterstützen oder überhaupt erst ermöglichen.

Grenzen der Automatisierung
Konventionelle Filestrukturen auf dem Server, kombiniert mit dem Intranet, reichen für ein überzeugendes Link Management nicht aus. Auch Dokumentenverwaltungssysteme werden den Ansprüchen an ein professionelles Link Management nicht gerecht, ja sie können diesem aufgrund der fehlenden Offenheit sogar im Wege stehen.

Auch die oft verwendeten Suchmaschinen stossen an Grenzen – sie bergen nicht nur im Internet, sondern auch auf Desktops und Fileservern erhebliche Gefahren. Den Zugang zu Daten und Dokumenten über automatisierte Algorithmen zu organisieren bedeutet, dem Chaos Tür und Tor zu öffnen und den Zugriff zu wichtigen Informationen nach und nach zu verlieren. Keine noch so leistungsfähige und ausgeklügelte Software wird je in der Lage sein, jene Bezüge herzustellen, die durch den Verstand und die Erfahrung des Menschen entstehen. Vernetztes Wissen verlangt gezielte Strukturierung, die über Suchbegriffe alleine nie zu erreichen ist.

Ein weiterer Ansatz, Dokumente und Wissensobjekte zu ordnen, besteht darin, diesen bestimmte Eigenschaften mitzugeben, um eine Selektion vorzunehmen. Dieses Prinzip ist an sich sinnvoll, doch setzt es eine konsequente Erfassung dieser Metadaten voraus und führt in der Regel über kurz oder lang erneut zu einer Überflutung mit Daten.

Letztlich führt kein Weg daran vorbei, die ordnende Hand des Menschen ins Zentrum des Link Managements zu stellen. Die Erfahrung zeigt dabei, dass der Anteil an Dokumenten, die häufiger benutzt und damit prominent verfügbar sein sollten, meist kaum ein Prozent der gesamten Menge an Files auf den Servern und dem Desktop ausmacht (siehe Abbildung).

Genau hier setzt manuelles Link Management an – beim Entscheid des Menschen, welche Objekte relevant genug sind, um auf die Metaebene gehoben zu werden. Einfache Favoritenlisten reichen dabei nicht aus, denn auch wenige Promille der verfügbaren Dokumente führen bald zu einigen Tausend Objekten.

Arbeiten und Lernen Hand in Hand – der MetaLink
In der Regel steht ein Arbeitsobjekt (Dokument) in Beziehung zu zahlreichen weiteren Themen und Objekten. Das können kontextbezogene weitere Arbeitsdokumente, unterstützende Informationen oder Wissen im eigentlichen Sinn sein. So möchte beispielsweise der Mitarbeiter, der am Aufbau einer neuen Website arbeitet, jederzeit und ohne Umwege auf den Projektauftrag, auf die Resultate des Start-Brainstormings oder auf wichtige Internetsites zugreifen können, die ihn bei der professionellen Gestaltung der Site unterstützen.

Gerade dort, wo mehrere Mitarbeiter an einem Arbeitsobjekt oder Thema arbeiten, ist es wichtig, dieses Beziehungsgeflecht zu den Kontextobjekten allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. Es macht keinen Sinn, wenn Recherchen unkoordiniert durch mehrere Personen erfolgen oder – da die Zeit dafür meist fehlt – dieses Beziehungswissen ungenutzt bleibt.

Die Verknüpfung von Arbeitsprozessen mit dem Wissen über das Intranet oder Workflow-Instrumente wird inzwischen vielerorts genutzt. Der Nutzen dieses Ansatzes ist indessen begrenzt, denn der Mitarbeiter hält sich während seiner operativen Tätigkeit in der Regel nicht im Prozessschema auf, sein Bezug ist das Arbeitsdokument. Die unmittelbare Verbindung eines Arbeitsobjektes mit Kontextinformationen und relevantem Wissen ist jedoch noch weitgehend unbekannt. Die unmittelbare Nutzung des Knowledge aus dem Arbeitskontext heraus ist in der Praxis aber letztlich entscheidend. Mitarbeiter benötigen die konkrete Unterstützung dann, wenn sie eine neue Aufgabe anpacken. In diesem Moment sind Arbeitsanweisungen, anschauliche Illustrationsbeispiele oder Telefonnummern von Experten gefragt. Und genau hier setzt der MetaLink, die Innovation von Scheuring, an (Abbildung 2).

Wo die rechte Maustaste auf dem Hyperlink sonst lediglich Verwaltungsfunktionen anbietet (z.B. das Kopieren), führt diese beim MetaLink zu einem Paket von Links, die der Benutzer zu relevanten Informationen setzen kann. Während die linke Maustaste den Link zum Arbeitsdokument, etwa zur Risikoanalyse eines Projektes herstellt, führt der rechte Mausklick zur Risiko-Checkliste, zur Anleitung, wie die Risikoanalyse durchzuführen ist oder zum eLearning-Modul „Risk Management“. Das Knowledge wird mit dem MetaLink exakt dort hin geliefert, wo dieses benötigt wird, der Kontextbezug ist kompromisslos und direkt.

Abbildung 2: der MetaLink

Das Motto – Lerne rechts und arbeite mit Links – veranschautlicht den Grundgedanken und die Bedeutung des MetaLinks.

Tipps für ein effektives Link Management
So kann Link Management am Arbeitsplatz bzw. in der ganzen Organisation evolutionär, aber konsequent umgesetzt werden.

1. Bauen Sie über Ihre Dokumente und Wissenselemente nach dem Prinzip der ABC-Analyse eine Metaebene auf. Akzeptieren Sie, dass für diese Ebene nicht Algorithmen verantwortlich sind, sondern der Mensch, der darüber entscheidet, wie wichtig die verschiedenen Informationselemente für ihn sind.
2. Minimieren Sie die Anzahl Klicks bis zum Ziel, indem Sie die besonders häufig benutzen Bezüge so direkt wie möglich anbieten. Beschränken Sie die Anzahl Stufen (und damit Klicks bis zum eigentlichen Dokument) auf maximal 3 bis 4.
3. Stellen Sie in einem ersten Schritt jene Objekte zentral zur Verfügung, die für möglichst viele Mitarbeitende wichtig oder hilfreich sind. Dies werden einerseits – falls vorhanden – Informations- und Wissenselemente in Ihrem Intranet sein, andererseits Dokumente aus früheren oder laufenden Projekten und Arbeiten, die besonders nützlich sind.
4. Lassen Sie den Mitarbeitern die Wahl, ob und wann sie den Schritt zu ihrem individuellen Link Management tun wollen. Empfehlen Sie den Mitarbeitern dabei, schrittweise vor zugehen, ihre A-Objekte also aus dem Arbeitskontext heraus in die Metaebene einzubinden, also genau dann, wenn sie diese nutzen. Auf diese Weise erfolgt der Aufbau praktisch nebenbei und ohne Aufwand.
5. Lassen Sie auf der Metaebene Redundanzen bewusst zu, ja, fördern Sie diese sogar. So wird der Projektleiter das Marketingkonzept für sein Projekt aus seiner Projektumgebung verlinken, während der Marketingleiter dasselbe Dokument in seine Marketingumgebung einbindet. Damit vermeiden Sie das gefährliche Kopieren von Dokumenten durch verschiedene Mitarbeiter.
6. Führen Sie das Wissen und relevante Kontextinformationen so nah wie möglich an das Arbeitsobjekt heran. Mitarbeiter sind meist zu träge, Wissensmanagement-Systeme aktiv zu nutzen oder zeitraubende Suchläufe durchzuführen. Setzen Sie diese höhere Stufe des Link Managements gegebenenfalls erst in einer zweiten Phase um.

Diese Anregungen sind grundsätzlich nicht an eine spezifische Software gebunden. Mit dem Einsatz eines Spreadsheets (z.B. Excel) oder einer Mindmap-Software lässt sich eine solche Metaebene mit gewissen Einschränkungen abbilden.

Link Management mit hyperManager
hyperManager ermöglicht ein sehr effektives Link Management, da das System unter anderem gezielt für diese Aufgabe konzipiert wurde. Das System erfordert dabei keine Umstellungen – die bisherigen Ordnerstrukturen bleiben erhalten.

Mit dem patentrechtlich geschützten MetaLink (siehe oben) lässt sich das Wissen direkt an das Arbeitsobjekt knüpfen. Learning on the job bekommt damit eine neue Dimension.

Hyperlinks lassen sich auch in jeder beliebigen Datenanwendung mitführen und damit Tasks, Besprechungspunkten, Wissenselementen oder Prozessschritten zuordnen. Differenzierte Filterfunktionen führen dabei innert Sekunden zum gesuchten Material.