März 2nd, 2011 by Heinz Scheuring

Studien weisen täglich eine Stunde oder mehr pro Mitarbeiter für das Suchen von Daten und Informationen aus. Das sind mehr als 10% der Vollkosten eines Mitarbeiters. Kaum ein Unternehmen wird es sich leisten können, dieses immense betriebswirtschaftliche Potenzial zu ignorieren.

Welche Lösungsmöglichkeiten bieten sich an? Wir empfehlen eine doppelte Strategie: Mensch + Maschine.
Der Mensch: Die ordnende Hand des Menschen schafft Strukturen. Das Ziel: Alle häufig benötigten Dokumente und Informationen lassen sich mit zwei bis vier Klicks erreichen. Wichtiges wird mittels Hyperlinks auf dem elektronischen Schreibtisch direkt zugänglich gemacht, selten Benötigtes bleibt im elektronischen Schrank. Link Management wird zu einer wichtigen Disziplin.

Die Maschine: Nicht täglich benötigte Informationen und Dokumente werden – soweit deren Speicherort sich dem menschlichen Gedächtnis entzieht – durch die Suchmaschine aufgespürt. Dabei werden alle relevanten Datenquellen und Informationskategorien einbezogen.

Für die Umsetzung dieser Doppelstrategie stellen wir zwei Lösungen und Tools vor:
- hyperManager für die Schaffung einfacher Strukturen und direkter Zugänge
- EnterpriseMetasearch® für den Zugang zu beliebigen Daten und Files.


Der Mensch: Link Management mit hyperManager

Der rasche und sichere Zugang zu Dokumenten und Arbeitsobjekten ist für eine effiziente Arbeitsweise entscheidend. Vermeidbarer Zeitaufwand für die Suche nach Informationen und Dokumenten schlägt sich direkt in der Erfolgsrechnung eines Unternehmens nieder. Werden Informationen nicht mehr gefunden, kommen Wiederherstellungsaufwand und Qualitätsverluste hinzu.

Link Management erweist sich als der effektivste Lösungsansatz für den schnellen Zugang zu Informationen und Dokumenten. Link Management bedeutet: Über Server, Intranet und Internet wird eine Arbeitsebene gelegt, die das abbildet, was für Mitarbeiter, Projektteams oder Organisationseinheiten im jeweiligen Zeitpunkt wichtig ist. Diese Metaebene enthält lediglich die Hyperlinks, die zu den relevanten Dokumenten führen. Die Dokumente und Daten verbleiben an ihrem ursprünglichen Ort auf den Fileservern oder auf dem Intranet.

Mit diesem Ansatz sind alle relevante Informationen und Daten nach zwei bis maximal vier Klicks auf dem Bildschirm sichtbar. Das Herumklicken in 10-stufigen Verzeichnissen gehört der Vergangenheit an. Weder Suchalgorithmen noch Dokumentenmanagement-Systeme bieten eine Alternative zum Link Management dieser Art.

hyperManager bietet mit seinen elektronischen Desks die ideale Lösung für das Link Management. Mit der Innovation des MetaLinks lässt sich zusätzlich Wissen direkt an das Arbeitsobjekt knüpfen und damit eine neue Dimension praxisorientierten Wissensmanagements realisieren.

Im Quick’n’Clever Nr. 3 finden Sie vertiefende Informationen zum Link Management.

hyperManager ist ein umfassendes Arbeitsinstrument für das Daten-, Informations- und Wissensmanagement. Auf der hyperManager Website sind neben dem Link Management zahlreiche weitere Anwendungsmöglichkeiten beschrieben. Eine Auswahl:
Aufgaben –und Task-Management
Adress- und Kontaktmanagement /CRM
Wissensmanagement


Die Maschine: EnterpriseMetaSearch® für integrale Suche

Suchmaschinen können den strukturierten, gezielten Zugang zu Daten und Files nicht ersetzen. Sie tragen jedoch wesentlich an ein effizientes Informationsmanagement bei. Voraussetzung ist, dass dabei sämtliche relevanten Datenquellen des Unternehmens erfasst werden. Im Fachjargon handelt es sich bei dieser Art von Suche um „Federated Search“. Suchmaschinen, die diesen Ansatz verwenden, werden Metasuchmaschinen genannt.

Eine Metasuchmaschine führt zahlreiche Ergebnisse isolierter Suchläufe und Suchmaschinen zu einem Ganzen zusammen. Unterschiedlichste Datenquellen werden damit gebündelt und mittels einer einzigen Trefferliste dargestellt. So werden beispielsweise die Ergebnisse der Suche nach Dokumenten auf Fileservern mit den Resultaten der Suche nach demselben Begriff im Intranet, in einer spezialisierten Datenbank in Webservices und verschiedener SAP-Anwendungen kombiniert.

EnterpriseMetasearch® der Firma Comcepta AG gilt als die führende Federated Search Suchlösung aus der Schweiz. Dieses mächtige Instrument wird in zahlreichen grossen Unternehmen eingesetzt und kommt auch bei der Internet-Metasuchmaschine eTools.ch zum Einsatz. eTools speist ihrerseits die Ergebnisse von www.search.hyperweb.org, dem Suchservice von www.hyperweb.org.

Aufgrund der guten Erfahrungen aus der Zusammenarbeit von Scheuring AG und hyperWeb AG mit der Firma Comcepta AG empfehlen wir die Suchlösung EnterpriseMetasearch®. Das mächtige Tool wird individuell an die jeweiligen Kundenbedürfnisse angepasst und kann auch für zukünftige Systeme erweitert werden. Und vor allem: EnterpriseMetasearch lässt sich mit hyperManager kombinieren. Die Resultate der Suche können dem Anwender entsprechend der Kundenvorgabe mittels hyperManager präsentiert werden. Die Suchergebnisse lassen sich damit harmonisch in die Strukturen und weiteren Anwendungen von hyperManager integrieren. Mit anderen Worten: Mensch und Maschine finden hier zusammen.

Wenden Sie sich bei Fragen zu EnterpriseMetasearch®, sei dies als eigenständiges Werkzeug oder in Verbindung mit hyperManager, an Stephan Schmid: sschmid@comcepta.com.

Bei Fragen zu hyperManager und der möglichen Integration von EnterpriseMetasearch® und hyperManager setzen Sie sich mit heinz.scheuring@scheuring.ch in Verbindung.

One Response to “Quick’n'Clever 8 – Finden statt suchen”

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