Quick'n'Clever Blog

Scheurings Sündenregister zum IT-Arbeitsplatz

Nein, Scheuring hat nichts „ausgefressen“. Wir verstehen uns als innovatives, dabei aber ebenso seriöses Unternehmen. Mit der Analogie möchten wir aufrütteln.

Wir zeigen im Folgenden auf, welche Potenziale im Bereich des IT-gestützten Arbeitens brachliegen und wie diese aktiviert werden können.

Die Fähigkeit des Computers, Ordnung in unsere Daten zu bringen und diese mit anderen zu teilen, wird nicht überzeugend genutzt. Der Zugriff auf Dokumente und Informationen erfolgt nicht effizient und sicher. Tasks führen häufig ein Inseldasein: Dieselben Aufgaben werden durch mehrere Personen in separaten Systemen erfasst. Mehraufwand und Fehler sind die Folge. Das Wissensmanagement bleibt im Theoretischen stecken oder scheitert an der Komplexität der Tools. Die Workflow-Schemas des Prozessmanagements verstauben in den elektronischen Regalen. Ganz zu schweigen vom Datenchaos, das uns unsere E-Mailing-Systeme bescheren. Die Liste lässt sich beliebig erweitern.

Nicht für alle dieser Problemstellungen gibt es Patentrezepte. Aber es gibt Ansätze, Werkzeuge und organisatorische Regeln, mit denen sich die Arbeitseffizienz Schritt für Schritt erhöhen und die Qualität der Arbeit am Computer verbessern lässt.

In jedem künftigen Quick’n’Clever Newsletter werden wir eine bis zwei „Sünden“ aufgreifen und Lösungsansätze dazu aufzeigen.

hyperManager spielt dabei eine zentrale Rolle, wurde dieser doch mit dem Anspruch entwickelt, die Effizienz und Effektivität am Arbeitsplatz substanziell zu steigern. Und hyperManager ist als Personal-Version kostenlos.

Viele der Anregungen lassen sich indessen auch mit anderen Mitteln umsetzen. Lesen Sie diese unvoreingenommen. Spiegeln Sie Ihre eigene Arbeitswelt daran und ziehen Sie daraus die für Sie passenden Schlussfolgerungen.

Die Todsünde: Features vor Nutzen und Usability

Die Sünde

Als Todsünde bezeichnen wir ein Verhalten, das zum Aus eines ganzen Systems führen kann. Dieses Risiko ist dann gegeben, wenn Systeme zu komplex und zu wenig benutzerfreundlich sind. Wenn die Menge der Features höher gewichtet wird als die Frage, welche Funktionen für die Praxis wirklich zentral sind und wie diese ausgestaltet sein müssen, um maximalen Nutzen zu stiften.

So mag das CRM-System A sämtliche aufgelisteten Muss- und Wunschanforderungen aus der Spezifikationsliste erfüllen. In der täglichen Arbeit erst wird dann klar, dass die Anzahl Klicks unsinnig gross ist, bis der Datensatz des Kunden X aufgerufen und der Editiermodus aktiv ist. Der entsprechende Mehraufwand wird sich tausendfach multiplizieren.

Oder die Projektmanagement-Software B wird gewählt, weil sie die integrale Planung und Steuerung sämtlicher Projekte von der Vorgangsebene bis zur strategischen Planung des Projektportfolios verspricht. Warum dies nicht funktioniert und welche Ansätze zum Ziel führen, vermittelt Scheuring unter dem Titel „Konzept der Zwei Welten“ seit bald zwei Jahrzehnten.

Zu hohe Komplexität und zu viele Features führen häufig nicht nur zu einem geringeren Nutzwert der Software. Deren Einführung kann zu einem veritablen betriebswirtschaftlichen Schaden führen.

Die Fachmedien sind an der Entwicklung und Vermarktung von Software mit immer ausgeklügelteren Funktionen, die den Anwender mehr belasten als unterstützen, nicht unbeteiligt. Mit den Vergleichstests werden die Hersteller praktisch dazu gezwungen, nachzurüsten und Features einzubauen, die in der Praxis kein Mensch nachfragt, die das Handling des Systems jedoch stark komplizieren.

Meine Empfehlungen

1. Differenzieren Sie die Anforderungen an Ihr neues System nach Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen. Hinterfragen Sie dabei die Muss- und die Soll-Anforderungen nochmals kritisch. Weniger ist auch hier meist mehr.
2. Testen Sie die in Betracht kommenden Systeme im Live-Betrieb. Bilden Sie Ihre realen Daten in einem Pilotversuch ab.
3. Setzen Sie während des Pilotbetriebs vor allem die durchschnittlichen Anwender ans System. Doch auch die IT-Profis und die ungeübtesten PC-Nutzer dürfen Ihre Meinung zur Ergänzung beitragen.
4. Begegnen Sie den Testberichten und ganz besonders den Prospekten und Websites der Hersteller mit einer gehörigen Portion Skepsis. Gelangen Sie zu Ihrem eigenen Urteil.
5. Ziehen Sie auch die vorhandenen einfachen Systeme, wie Tabellenkalkulations-Software, als mögliche Werkzeuge in Betracht. In Verbindung mit den Programmiermöglichkeiten z.B. von Excel lassen sich unter Umständen mit relativ wenig Aufwand zweckmässige Lösungen einrichten.
6. Und zu guter Letzt noch eine Bitte an die Entwickler von Software: Haben Sie den Mut, Unwichtiges beiseite zu lassen. Machen Sie dafür den maximalen Nutzen der zentralen Funktionen zu Ihrem obersten Ziel. Und wenn Sie es doch nicht lassen können: Verstecken Sie die reinen Verkaufsfunktionen irgendwo dort, wo diese den normalen Anwender nicht stören oder verwirren.

Weiterführende Informationen

Beitrag zum Thema in pm-schluessel.com
Das Konzept der Zwei Welten bei den Projektmanagement-Systemen