Juli 3rd, 2008 by Heinz Scheuring

In den meisten Organisationen werden Tasks, Aufgaben oder ToDos mit verschiedenen, nicht aufeinander abgestimmten Hilfsmitteln geplant und verfolgt. Redundanzen, Fehler und verpasste Termine sind damit programmiert. Dabei ist ein professionelles Task Management für ein effizientes und koordiniertes Arbeiten von zentraler Bedeutung. Dies gilt sowohl in Linienorgansationen als auch in projektorientierten Organisationen.

1. Unter welchen Voraussetzungen lässt sich ein zentrales Task Management für unterschiedliche Task Kategorien und mehrere Mitarbeiter aufbauen?
Stellen Sie sich vor, Sie hätten jederzeit Zugriff auf sämtliche Tasks Ihrer Organisation. Die Aktivitäten jedes Projekts, die ToDos aus jeder Besprechung, aber auch Ihre persönlichen Jobs, wären in einem zentralen System gespeichert. Und trotz dieser Menge und Vielfalt an Tasks würden Sie, würde jeder Projektleiter, jeder Mitarbeiter und Manager jederzeit die Kontrolle und Übersicht über die aus seiner Perspektive relevanten Tasks behalten. Aufgaben aus anderen Themenbereichen würden Ihre ganz persönliche Sicht auf die Tasks nicht stören. Und Ihre Privatsphäre in Bezug auf persönliche oder vertrauliche Jobs würde erhalten bleiben. Erledigtes oder Zurückgestelltes wäre im Normalfall ausgeblendet, liesse sich jedoch mit einem Mausklick einsehen.

Dieses Bild muss keine Vision bleiben. Ein gemeinsames Task Management eines Teams oder auch einer grösseren Organisationseinheit ist realistisch, wenn die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen und zweckmässige Hilfsmittel eingesetzt werden. Dazu die folgenden Empfehlungen:

  • Bauen Sie Redundanzen so weit möglich ab – richten Sie ein gemeinsames Task Management ein.
  • Legen Sie fest, für welche Task-Kategorien Sie mit der gemeinsamen Lösung beginnen. Das können z.B. die gemeinsamen Tasks sein, die aus den Teambesprechungen resultieren. Oder die Tasks für ein bestimmtes Projekt für alle daran beteiligten Mitarbeiter.
  • Definieren Sie die für die Organisation relevanten Datenfelder und standardisieren Sie ausgewählte Felder in Bezug auf deren Werte (z.B. Prioritäten und Stati).
  • Richten Sie die wichtigsten Auswertungen und vor allem die Filterfunktionen von Beginn weg ein. Wichtige Selektionskriterien sind in der Regel: Organisationseinheiten, Personen, Kategorien von Tasks, Prioritäten, Zeitraum.
  • Definieren Sie eine Pilotphase, nach der Sie die Erfahrungen auswerten. Lassen Sie die Erkenntnisse in das System und die Regelungen einfliessen und legen Sie fest, wie die weitere Verbreitung bezüglich Task-Kategorien und beteiligter Organisationseinheiten erfolgen soll.

Ein professionelles Task Management ist erfahrungsgemäss für ein effizientes und koordiniertes Arbeiten von zentraler Bedeutung. Werden Tasks, Aufgaben oder ToDos mit einem gemeinsamen System geplant und verfolgt, lassen sich Redundanzen, Fehler und verpasste Termine vermeiden. Dies gilt sowohl in Linienorgansationen als auch in projektorientierten Organisationen.

hyperManager: durch den hierarchischen Vorfilter ermöglicht hyperManager das Management auch sehr heterogener Tasklisten einer grösseren Organisation. Erhalten Sie hier Einblick in ein Beispiel zum Task Management mit hyperManager.

2.Wie kann das Task Management mit dem Ideenmanagement kombiniert werden?
Die Frage, ob das Ideen-Management einer Organisation in derselben Datenanwendung wir das Task Management geführt wird, kann nicht pauschal beantwortet werden.
Für eine Integration der beiden Anwendungsbereiche spricht die einfache Überführung einer unverbindlichen Idee in den Status eines Tasks.

Wird das Ideenmanagement jedoch als sehr offene Anwendung verstanden, die u.a. über Brainstormings mit sehr vielen Ideen gefüllt wird, von denen nur eine kleine Zahl je zur Realisierung kommen wird, ist der gemeinsame Nenner der beiden Anwendungen möglicherweise nicht ausreichend gross für ein integrales Ideen- und Taskmanagement.

hyperManager: Beim Einsatz von hyperManager lassen sich die beiden Anwendungen problemlos kombinieren. Der Hierarchische Vorfilter und die Möglichkeit, Tabellen(spalten) auf das jeweilige Bedürfnis auszurichten, lassen jederzeit die Fokussierung nur auf das Task oder das Ideen-Management zu. Aufgrund organisatorischer Überlegungen kann es dennoch zweckmässig sein, die beiden Anwendungen in einer ersten Phase getrennt zu führen und aufgrund der Erfahrungen zu entscheiden, ob eine Integration vollzogen werden soll. Mit der Copy&Paste-Funktion lässt sich eine spätere Integration leicht vollziehen. Erhalten Sie hier Einblick in ein Beispiel zum Task Management mit hyperManager.

3. Sollen Tasks als flache Liste angelegt oder hierarchisch strukturiert werden?
Bezüglich der Strukturierung von Tasks existieren die folgenden beiden Möglichkeiten:

  1. Tasks werden als flache Liste angelegt. Strukturen lassen sich durch eine so genannte Gruppierung erreichen. Darunter versteht man, dass die Tasks in Gruppen zusammengefasst werden, die aus Werten eines Datenfeldes (oder mehrerer Felder) gebildet werden. Ein Beispiel ist die Gruppierung nach Prioritäten, indem alle Tasks mit Priorität 1 dem Titel „Priorität = 1“ untergeordnet werden, Tasks mit Priorität 2 einer weiteren Gruppe etc. Dieses Prinzip ist aus verschiedenen Software-Anwendungen bekannt. Eine Änderung des Wertes im entsprechenden Datenfeld führt automatisch zu einer Zuordnung zu einer anderen Gruppe.
  2. Tasks werden mittels einer echten Hierarchie (Primärhierarchie, im Gegensatz zu Sekundärhierarchien im Sinne der Gruppierung) geplant. Ein Projekt wird z.B. in Phasen, diese wiederum in Arbeitspakte oder Tasks untergliedert. Die Zuordnung ist fest und kann nur durch eine manuelle Neuzuteilung verändert werden.

Entscheiden Sie, ob bzw. in welchen Aufgabenbereichen Sie Ihre Tasks hierarchisch strukturieren. Beantworten Sie als Anhaltspunkte dazu die folgenden Fragen:

  • Reicht die Möglichkeit, Tasks nach verschiedenen Kriterien zu gruppieren oder ist eine feste Zuordnung für die Transparenz und Verständlichkeit wichtig?
  • Wie wichtig ist es, nur obere Hierarchiestufen der Tasks anzeigen zu können?
  • Sollen Projekte mit Teilprojekten und/oder Phasen und/oder Tasks geplant werden? In diesem Fall ist eine echte Primärhierarchie dringend zu empfehlen.

Es ist zu beachten, dass flache Listen neben dem Vorteil der Flexibilität gravierende Nachteile haben. Die Strukturierung aufgrund der Werte eines Datenfeldes (z.B. die Zugehörigkeit eines Tasks zu einer Baugruppe) ist sehr flüchtig und unsicher. Wird ein falscher Wert eingetragen, erscheint der Task am falschen Ort, was zu Fehlern führen kann. Die Gruppierung ist zudem auch dann weiter möglich, wenn eine Primärhierarchie verwendet wird, die beiden Möglichkeiten schliessen sich nicht aus.

hyperManager:
Das Tool unterstützt sowohl die Gruppierung (zurzeit in flachen Listen) als auch die Bildung von Primärhierarchien (freigegeben spätestens in Release 2.1). Erhalten Sie hier Einblick in ein Beispiel zum Task Management mit hyperManager.